Aktuality, rady, tipy a články od kolegů a specialistů společnosti EXON, ze světa:

systémů dms a ecm, workflow, elektronické archivace, integrace na jiné systémy, legislativní požadavky, trendy v oblasti digitalizace podnikání


Co jsou to systémy DMS/ECM a jaký je mezi nimi rozdíl?

  • 5 minut čtení

Vytváříme bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře. Případně můžeme říci "paperless office" nebo "digital office". Využíváme k tomu technologii ELO zastupující rodinu tzv. DMS a ECM systémů. Vysvětlíme si, co znamenají tyto zkratky, jaký je mezi nimi rozdíl a proč využíváme obě dvě...


Výhody využití digitalizace a worklflow u smluv.

  • 5 minut čtení

Smlouvy jsou základním stavebním kamenem každé společnosti. Někde více, někde méně. Nicméně je důležité s nimi účelně a bezpečně pracovat. Především, pokud Vaší firmou či institucí projdou desítky smluv měsíčně. Přinášíme řešení, které řídí celý proces tvorby smlouvy. Od vložení až po konečné schválení oběma stranami....


Výhody využití digitalizace a worklflow u faktur.

  • 5 minut čtení

Přijaté faktury patří mezi nejvyužívanější typ dokumentu v rámci elektronické správy dokumentů. U faktur digitalizace zpravidla začíná. Workflow faktur je jednou z neproduktivnějších fází DMS/ECM systémů. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit. Pojďme se podívat na příkladu, jak faktury zpracovávají naši zákazníci...


Workflow objednávek. Výhody elektronického schvalování žádanek.

  • 5 minut čtení

U většiny firem jsou procesy schvalování, nejen objednávek, stále v papírové formě. Pojďme se v krátkosti podívat na typický příklad, jakým způsobem lze schvalovat žádosti o objednávky digitálně, na příkladu našich zákazníků...


Jak dlouho musíme uchovávat doklady? Mzdové listy i 30 let!

  • 6 minut čtení

Ze zákona je nutné archivovat účetní doklady a dokumenty po určitou dobu. Jak dlouho uchovávat faktury, to je otázka, na kterou se nás často ptáte. Dali jsme dohromady jednoduchý přehled s délkou archivace vybraných dokladů. Zaměřujeme se na digitální svět. V dlouhodobé archivaci nám může pomoci důvěryhodného úložiště....


HR nemusí být pouze o administrativě. Digitalizací k bezpapírové personalistice!

  • 9 minut čtení

Personalistika (HR) je obecně velice náročná na dokumenty. Ať má firma zaměstnanců 5 nebo více než 2 tisíce. Osobní složky zaměstnanců jsou plné informací, které musíme uchovávat, třídit, aktualizovat a často nezapomenout na důležitá data, jako konce smlouvy apod. V tomto nám může pomoci digitalizace personalistiky. Jak? V článku si rozebereme na příkladu HR archivu jedné společnosti ...


Jak úspěšně vkročit do digitálního světa? "Prosím, zničte nás pane zákazníku."

  • 8 minut čtení

Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Naše zkušenosti, se kterými jsme se v minulosti setkali; rady, tipy a naše know-how, které může pomoci v digitalizaci Vaší společnosti. Krátké shrnutí článku pro časopis IT Systems ve třech bodech, včetně odkazu do oficiálního ...


Digitalizace faktur? 5 důvodů proč vytěžovat.

  • 3 minuty čtení

Faktury patří k nejčastěji vytěžovaným typům dokumentů. Digitalizace faktur přináší transparentní proces zpracování spolu s výrazným zkrácením doby celého procesu. 5 největších benefitů, proč o vytěžování faktur uvažovat.


Vybíráte vytěžovací nástroj? Nejdříve si odpovězte na otázku, co chceme vytěžovat.
3 typy dokumentů dle struktury.

  • 4 minuty čtení

Vytěžování dokumentů, převážně faktur, je stále aktuální téma. i v roce 2020. A pravděpodobně tu s námi vytěžování ještě nějaký čas bude. Digitalizace sice postupně ve společnosti nabírá na síle, nicméně praxe naznačuje ještě hodně let, než všichni budeme komunikovat pouze elektronicky. Pojďme se mezitím ohlédnout na typy dokumentů, které...


Vybrali jsme pro Vás ty největší benefity DMS/ECM systémů, TOP 10 výhod digitální kanceláře.

  • 12 minut čtení + video

DMS (document management system), nebo se používá zkratka - ECM – Enterprise Content Management, nebo také pojmy digitální kanceláři, bezpapírová firma či paperless office. Připravovali jsme webinář na benefity digitální kanceláře DMS/ECM. Pojďme se podívat na ty největší výhody, které jsme pro vás vybrali z pohledu naší společnosti EXON.


Co je to workflow? Díky tomu dostává DMS/ECM skutečný smysl.

  • 8 minut čtení

Systémy pro správu dokumentů, nebo také DMS/ECM, není pouze úložiště dokumentů, ale také prostorem pro spolupráci při současném sdílení informací. To zajišťují jak standardní funkcionality DMS, tak i další funkce v podobě chatu (někdy označovaného jako „feed“), vkládání hashtagů, grafických anotací apod. DMS se tak může stát celofiremní platformou...


Jak si vedou systémy DMS/ECM na poli podnikových systémů?

  • 6 minut čtení

V dnešní době je centrální sdílení elektronických informací mezi skupinami nebo jednotlivci již běžná záležitost. Sdílet, řídit, archivovat a mít přehled co se děje s daným dokumentem/informací. V první vlně vytváření podnikových informačních systémů byl důraz na data a dokumenty často opomíjen. Dnes s rozvojem IT a tlakem na efektivitu hledají podniky skrytý potenciál ke zvýšení produktivity své práce, který je ukryt velkou mírou právě ve způsobu správy firemních dokumentů a mnohem více si to uvědomují a začínají ... ....


Kouzlo DMS/ECM a elektronického archivu ve vyhledávání

  • 3 minuty čtení

Často se setkáváme se situací, že firmy ukládají svá data různě po složkách osobních počítačů, poštovních klientech a sdílených discích. Následkem jsou zdlouhavá hledání dokumentů a nepřehlednost nebo dokonce ztráty. Stává se, že nikdo neví, která verze dokumentu je ta aktuální, jaké změny se naposledy provedly, kdy a kým. Při vytváření smlouvy se může vytvořit mnoho různých verzí....


Nejdůležitější část projektu? Analýza a součinnost.

  • 4 minuty čtení

Kvalitně provedená analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celé implementace. Cílem je zmapovat současný stav firemních procesů, ať už firma nějaký systém pro elektronickou správu dokumentů využívá či nikoliv. Proces implementace řešení DMS je často záležitost i několika měsíců, v závislosti na obtížnosti řešení. Aby byl projekt dokončen včas, kvalitně a na konci zákazníkem akceptovaný, je důležité....


Jak správně vybrat a implementovat systém DMS/ECM?

  • 8 minut čtení

Systémy pro správu dokumentů, neboli DMS, patří v dnešní době mezi již běžné systémy středních a větších společností. Mezi typické požadavky firem, které uvažují o pořízení DMS, patří omezení práce s papírovými dokumenty, zrychlení běžné administrativy a optimalizace a zrychlení firemních procesů. Správné nasazení DMS systému je ale ....