Aktuality, rady, tipy a články od kolegů a specialistů společnosti EXON, ze světa:

systémů dms a ecm, workflow, elektronické archivace, integrace na jiné systémy, legislativní požadavky, trendy v oblasti digitalizace podnikání


Jaké jsou výhody digitální archivace?

  • 7 minut čtení

Archivace je zásadní pro informační management a poskytuje společnosti lepší kontrolu nad jejich informacemi. Digitální archivace by v současné době měla být klíčovou součástí každého podnikání. Díky archivaci je snadnější dokumenty najít, chránit a udržovat po celou dobu jejich životního cyklu...


Digitalizace VS digitální transformace

  • 5 minut čtení

Pojem digitalizace a digitální transformace si často lidé pletou. Ačkoliv mají tyto dva pojmy společný základ stejné rozhodně nejsou. Digitalizaci ještě můžeme rozdělit na dvě základní úrovně, digitalizaci dokumentů a digitalizaci obchodních procesů....


5 důvodů, proč zavést ECM

  • 5 minut čtení

Společnost ELO Digital Office Africa zveřejnila článek, ve kterém popisuje 5 hlavních důvodů, proč zavést ECM systém ve firmě či instituci. Ačkoliv původ článku je z jihoafrického Johannesburgu, splňujeme tyto výhody samozřejmě i v našem prostředí ....


Co je OCR?

  • 2 minuty čtení

OCR neboli Optical Character Recognition je systém, který se využívá na vytěžování dat. Vytěžování dat je klíčovou částí digitalizace. OCR je systém, který umožňuje z obrázku dokumentu získat text, se kterým lze dále pracovat ....


Co je ICR?

  • 2 minuty čtení

ICR (intelligent character recognition) je systém, který je využíván při vytěžování dat, což je klíčová část digitalizace. Systém nám umožňuje z obrázku dokumentu získat text a dále s ním libovolně pracovat, například kopírovat či vyhledávat .....


Co jsou PSP balíčky?

  • 2 minuty čtení

PSP neboli producer submission package. PSP balíčky jsou balíčky dat a metadat, které obsahují kompletní digitalizovaný dokument. Balíček obsahuje kompletní informace o digitalizovaném svazku. PSP balíček obsahuje soubor s informacemi o vzniku balíčku .....


Co je Visk 7?

  • 6 minut čtení

VISK 7 neboli národní program digitálního zpřístupňování dokumentů, které jsou ohroženy degradací kyselého papíru. Jedná se o dotační program, který cílí na uchování národního a kulturního bohatství pro budoucnost. Cílem je záchrana a zpřístupnění dokumentů ....


Jak se stanovuje cena pro digitalizaci?

  • 10 minut čtení

Samotná digitalizace dokumentů zahrnuje více provázaných činností. Digitalizace není jen o skenování. Důležitým faktorem je kvalita a parametry digitalizovaných materiálů. Cena digitalizace se stanovuje zpravidla na základě zaslaných vzorků ...


Co jsou metadata?

  • 4 minuty čtení

Metadata jsou strukturovaná data, která poskytují informace o primárních datech, v tomto případě o datech v digitalizovaných dokumentech. Ve zkratce můžeme tedy říct, že to jsou data o datech. Metadata jsou informace o různých souborech, nejen o obrázcích, ale také ...


Jak úspěšně zavést systém ECM ve společnosti?

  • 6 minut čtení

Jak úspěšně implementovat ECM systém ve firmě? O tom pojednává následující článek. Zavedení nových technologií nemusí být procházka růžovým sadem. Nicméně sepsali jsme pár záchytných bodů, které Vám se zavedením ECM systémů mohou pomoci...


Jaký je rozdíl mezi OCR a ICR?

  • 7 minut čtení

OCR (optical character recognition) a ICR (intelligent character recognition) systémy se využívají na vytěžování dat, což je klíčová část digitalizace. Tyto systémy nám umožňují z obrázku dokumentu získat text a dále s ním pracovat, například kopírovat či vyhledávat. Oba systémy jsou si podobné. Hlavním rozdílem je účel těchto systémů...


7 důvodů, proč digitalizovat / skenovat firemní dokumenty

  • 7 minut čtení

Samotná digitalizace jako pojem přináší nespočet výhod. Ovšem pokud se jedná o digitalizaci formou služby, tedy dodavatel skenuje dokumenty zákazníkovi, přináší další benefity. Ptáte se, jaké to mohou být? Vybrali jsme pro Vás 7 výhod, proč spolupracovat v digitalizaci formou outsourcingu, např. s EXONem.


Digitalizace minulosti s nástroji budoucnosti

  • 10 minut čtení

Digitalizace kulturního dědictví v posledních dvou dekádách zažívá nebývalý rozvoj. Vzniká velké množství iniciativ a programů, které mají za cíl digitalizovat historické dokumenty vedoucí ke zrodu velkého objemu digitálního obsahu. To je bezpochyby dobrá zpráva pro badatele a širokou veřejnost, kterým se zjednodušuje přístup k archiváliím, který je...


Co jsou systémy DMS/ECM a jaký je mezi nimi rozdíl?

  • 5 minut čtení

Vytváříme bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře. Případně můžeme říci "paperless office" nebo "digital office". Využíváme k tomu technologii ELO zastupující rodinu tzv. DMS a ECM systémů. Vysvětlíme si, co znamenají tyto zkratky, jaký je mezi nimi rozdíl a proč využíváme obě dvě...


Výhody využití digitalizace a worklflow u smluv.

  • 5 minut čtení

Smlouvy jsou základním stavebním kamenem každé společnosti. Někde více, někde méně. Nicméně je důležité s nimi účelně a bezpečně pracovat. Především, pokud Vaší firmou či institucí projdou desítky smluv měsíčně. Přinášíme řešení, které řídí celý proces tvorby smlouvy. Od vložení až po konečné schválení oběma stranami....


Výhody využití digitalizace a worklflow u faktur.

  • 5 minut čtení

Přijaté faktury patří mezi nejvyužívanější typ dokumentu v rámci elektronické správy dokumentů. U faktur digitalizace zpravidla začíná. Workflow faktur je jednou z neproduktivnějších fází DMS/ECM systémů. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit. Pojďme se podívat na příkladu, jak faktury zpracovávají naši zákazníci...


Workflow objednávek. Výhody elektronického schvalování žádanek.

  • 5 minut čtení

U většiny firem jsou procesy schvalování, nejen objednávek, stále v papírové formě. Pojďme se v krátkosti podívat na typický příklad, jakým způsobem lze schvalovat žádosti o objednávky digitálně, na příkladu našich zákazníků...


Jak dlouho musíme uchovávat doklady? Mzdové listy i 30 let!

  • 6 minut čtení

Ze zákona je nutné archivovat účetní doklady a dokumenty po určitou dobu. Jak dlouho uchovávat faktury, to je otázka, na kterou se nás často ptáte. Dali jsme dohromady jednoduchý přehled s délkou archivace vybraných dokladů. Zaměřujeme se na digitální svět. V dlouhodobé archivaci nám může pomoci důvěryhodného úložiště....


HR nemusí být pouze o administrativě. Digitalizací k bezpapírové personalistice!

  • 9 minut čtení

Personalistika (HR) je obecně velice náročná na dokumenty. Ať má firma zaměstnanců 5 nebo více než 2 tisíce. Osobní složky zaměstnanců jsou plné informací, které musíme uchovávat, třídit, aktualizovat a často nezapomenout na důležitá data, jako konce smlouvy apod. V tomto nám může pomoci digitalizace personalistiky. Jak? V článku si rozebereme na příkladu HR archivu jedné společnosti ...


Jak úspěšně vkročit do digitálního světa? "Prosím, zničte nás pane zákazníku."

  • 8 minut čtení

Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Naše zkušenosti, se kterými jsme se v minulosti setkali; rady, tipy a naše know-how, které může pomoci v digitalizaci Vaší společnosti. Krátké shrnutí článku pro časopis IT Systems ve třech bodech, včetně odkazu do oficiálního ...


Digitalizace faktur? 5 důvodů proč vytěžovat.

  • 3 minuty čtení

Faktury patří k nejčastěji vytěžovaným typům dokumentů. Digitalizace faktur přináší transparentní proces zpracování spolu s výrazným zkrácením doby celého procesu. 5 největších benefitů, proč o vytěžování faktur uvažovat.


Vybíráte vytěžovací nástroj? Nejdříve si odpovězte na otázku, co chceme vytěžovat.
3 typy dokumentů dle struktury.

  • 4 minuty čtení

Vytěžování dokumentů, převážně faktur, je stále aktuální téma. i v roce 2020. A pravděpodobně tu s námi vytěžování ještě nějaký čas bude. Digitalizace sice postupně ve společnosti nabírá na síle, nicméně praxe naznačuje ještě hodně let, než všichni budeme komunikovat pouze elektronicky. Pojďme se mezitím ohlédnout na typy dokumentů, které...


Vybrali jsme pro Vás ty největší benefity DMS/ECM systémů, TOP 10 výhod digitální kanceláře.

  • 12 minut čtení + video

DMS (document management system), nebo se používá zkratka - ECM – Enterprise Content Management, nebo také pojmy digitální kanceláři, bezpapírová firma či paperless office. Připravovali jsme webinář na benefity digitální kanceláře DMS/ECM. Pojďme se podívat na ty největší výhody, které jsme pro vás vybrali z pohledu naší společnosti EXON.


Co je workflow? Díky tomu dostává DMS/ECM skutečný smysl.

  • 8 minut čtení

Systémy pro správu dokumentů, nebo také DMS/ECM, není pouze úložiště dokumentů, ale také prostorem pro spolupráci při současném sdílení informací. To zajišťují jak standardní funkcionality DMS, tak i další funkce v podobě chatu (někdy označovaného jako „feed“), vkládání hashtagů, grafických anotací apod. DMS se tak může stát celofiremní platformou...


Jak si vedou systémy DMS/ECM na poli podnikových systémů?

  • 6 minut čtení

V dnešní době je centrální sdílení elektronických informací mezi skupinami nebo jednotlivci již běžná záležitost. Sdílet, řídit, archivovat a mít přehled co se děje s daným dokumentem/informací. V první vlně vytváření podnikových informačních systémů byl důraz na data a dokumenty často opomíjen. Dnes s rozvojem IT a tlakem na efektivitu hledají podniky skrytý potenciál ke zvýšení produktivity své práce, který je ukryt velkou mírou právě ve způsobu správy firemních dokumentů a mnohem více si to uvědomují a začínají ... ....


Kouzlo DMS/ECM a elektronického archivu ve vyhledávání

  • 3 minuty čtení

Často se setkáváme se situací, že firmy ukládají svá data různě po složkách osobních počítačů, poštovních klientech a sdílených discích. Následkem jsou zdlouhavá hledání dokumentů a nepřehlednost nebo dokonce ztráty. Stává se, že nikdo neví, která verze dokumentu je ta aktuální, jaké změny se naposledy provedly, kdy a kým. Při vytváření smlouvy se může vytvořit mnoho různých verzí....


Nejdůležitější část projektu? Analýza a součinnost.

  • 4 minuty čtení

Kvalitně provedená analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celé implementace. Cílem je zmapovat současný stav firemních procesů, ať už firma nějaký systém pro elektronickou správu dokumentů využívá či nikoliv. Proces implementace řešení DMS je často záležitost i několika měsíců, v závislosti na obtížnosti řešení. Aby byl projekt dokončen včas, kvalitně a na konci zákazníkem akceptovaný, je důležité....


Jak správně vybrat a implementovat systém DMS/ECM?

  • 8 minut čtení

Systémy pro správu dokumentů, neboli DMS, patří v dnešní době mezi již běžné systémy středních a větších společností. Mezi typické požadavky firem, které uvažují o pořízení DMS, patří omezení práce s papírovými dokumenty, zrychlení běžné administrativy a optimalizace a zrychlení firemních procesů. Správné nasazení DMS systému je ale ....