fbpx Digitalizací k bezpapírové personalistice
Digitalizací k bezpapírové personalistice. Obrázek k článku EXON.

Digitalizací k bezpapírové personalistice

Asi všichni známe, nebo si dokážeme představit, důležitost a náročnost personální dokumentace. Osobní složky každého zaměstnance jsou plné dokumentů. Jak nám může digitalizace personalistiky ulehčit tuto agendu? Rozebereme si tuto problematiku na vzorovém příkladu HR archivu jedné společnosti. Poté si shrneme základní výhody, které elektronizace personalistiky přináší.



Personalistika nemusí být pouze o administrativě.
Veďte HR oddělení moderně. Digitálně!

 

Digitální archiv, který si nyní představíme, je vytvořen v rámci DMS/ECM systému na technologii ELO. Obsahuje následující položky, respektive složky a podsložky, kde jsou ukládány příslušné dokumenty a informace o jednotlivých pracovnících:

  • Certifikáty

  • Zde jsou ukládány potvrzení o absolvování kurzů, osvědčení a vysvědčení. Některá mají omezenou platnost, což systém umožňuje ohlídat např. úkolem, který personalistu včas upozorní o tomto časovém milníku. Jsou důležitá např. pokud se firma uchází o projekty, na kterých se mohou účastnit pouze ti, kteří mají určitou kvalifikaci či dosáhli specializovaných IT školení.

  • Evidence

  • Zde jsou evidovány ze zákona povinné informace o pracovních cestách či pracovní době. V tomto případě se generuje automaticky v pravidelných intervalech z interního docházkového systému.

  • Hlášení osobních změn

  • Veškeré osobní změny zaměstnanců jsou evidovány, např. změny bydliště, čísla bankovního účtu nebo dosažená vzdělání. Změny jsou formou úkolů předány na personální oddělení, zároveň jsou k dispozici mzdovému účetnímu.

  • Hodnocení a plány rozvoje

  • Podklady pro hodnocení zaměstnance, včetně výsledků hodnocení jednotlivých období a úkolů na přidělených období následující. V tomto případě jsou hodnocení prováděna každé 4 měsíce. Všem manažerům přichází upozornění na blížící se termín hodnocení svých podřízených za uplynulé období a zároveň notifikace, že je třeba nastolit plán na další období.

  • Osobní dotazníky

  • Osobní údaje každého zaměstnance, které jsou použity jako podklad pro vytvoření pracovní smlouvy.

  • Pracovní smlouvy

  • Pracovní smlouvy a mzdové výměry, ke kterým má přístup jak zaměstnanec, tak i jeho nadřízený. Může být rozdělena na aktuální a neaktuální. Pracovní smlouvy na dobu určitou rovněž obsahují upozornění, že se blíží konec platnosti smlouvy a je třeba na ni náležitě reagovat.

  • Prohlášení poplatníka daně

  • Naskenovaná prohlášení, aby mzdový účetní (v tomto případě externí) měl přehled o aktuálně platných údajích.

  • Předávací protokoly

  • Všechen majetek, který má zaměstnance aktuálně od zaměstnavatele svěřený. Jedná se např. o mobilní telefon, notebook, monitor či služební auto.

  • Výplatní pásky

  • Výplatní pásky zaměstnance za jednotlivá období.

  • Vyúčtování pracovních cest

  • Pracovní cesty za jednotlivá období.

  • Zdravotní dokumentace

  • Např. zdravotní posudek, který má ovšem omezenou platnost. V systému je zadán úkol, že zdravotní posudek bude končit a je třeba jej obnovit. Obsahuje např. i potvrzení o neschopence či ošetřování člena rodiny.

  • Dovolená

  • Obsahuje jednotlivé žádosti o dovolenou v průběhu roku.

  • Životopisy

  • Aktuální životopis zaměstnance, kde aktualizuje projekty, na kterých se zúčastnil.

  • Mzdové listy

  • Ostatní

  • Ostatní dokumenty, které nemají přidělené své umístění. Zde nalezneme např. prohlášení o mlčenlivosti, pracovní náplně, kompetence, pracovní zařazení, oprávnění (přístupy do software, hesla), docházky na kurzy, školení a semináře aj.


    Zobrazení uživatelského rozhraní DMS/ECM systému pro elektronickou správu personalistiky


    Přiblížili jsme si archiv jedné firmy, která digitalizaci v personalistice naplno využívá. Tato společnost je cca o 35 zaměstnancích pro které má definováno 13 základních složek. Tyto složky obsahují navíc podsložky, které konkretizují jednotlivé informace, včetně rozdělení do jednotlivých let a měsíců. Představte si, jak by digitalizace pomohla evidenci zaměstnanců a jejich dokumentů společnosti o stovkách až tisících zaměstnancích?
    Zaměstnavatel zároveň musí uchovávat dokumentaci za své zaměstnance a to relativně velmi dlouhou dobu. Např. nejdéle z hlediska důchodového pojištění musí zaměstnavatel uchovávat mzdové listy po dobu 30 kalendářních let. Podobně tak lékařské posudky, účetní podklady či záznamy na sociálním pojištění je nutné po určitou dobu archivovat, ale o tom více v jednotlivých zákonech.


    Z praxe: Výrobní firma o 1 500 zaměstnancích

    Podnik zaměstnává 1500 kmenových zaměstnanců + agenturní zaměstnance. Každý rok nastoupí 450 nových zaměstnanců, podobné množství zaměstnanců odejde. Nábor pracovníků probíhá 3x týdně. V HR oddělení je 12 personalistů. Před nástupem každého zaměstnance se musí vyřešit: lékařská prohlídka, nástupní dokumenty (růžové prohlášení, bankovní účty, pojištění, dotazníky, GDPR,…), přihlášky na zdravotní a sociální pojištění, vytvoření fyzické složky, zadání do personálního systému atp.

  • Typy dokumentů, které HR eviduje

  • HR musí evidovat minimálně tyto typy dokumentů: smlouvy, mzdové výměry, evidence pracovní doby, evidence dovolené, certifikáty, školení, roční hodnocení, adaptační pohovor, pokud je nějaké napomenutí apod., potřebné osobní údaje v souladu s GDPR, výpovědi, ukončovací listy ...

  • Tisk desetitisíců papírů ročně

  • Enormní množství dokumentů se musí nejen vytisknout, ale i fyzicky a co nejpřehledněji uložit v šanonech. U této společnosti není ani tak velký problém v nedohledání dokumentu (občas se nějaký zatoulá, ale většinou se najde), ale zabere hodně času. Bezpapírová personalistika přináší v konečném důsledku také obrovskou úsporu tiskového materiálu a značně uleví ekologii.

  • Úspora času / zaměstnanců

  • Administrativní část zabere značnou část pracovní doby. Digitalizované HR eliminuje značnou část nekvalifikované činnosti kvalifikovaných lidí. Zároveň umožní uvolnit, resp. ušetřit pracovní místa v oddělení. V tomto konkrétním případě uspoří především přesčasy personalistů, které v průběhu roku bývají značné.


    Uživatelské rozhraní software pro evidenci personalistiky.

    Jak lze personalistiku řešit digitálně a systematicky? Více o řešení bezpapírové personalistiky.


 

Více článků od společnosti EXON