Digitalizací k bezpapírové personalistice

Personální oddělení je na dokumenty zpravidla velice náročné. Osobní složky zaměstnanců jsou plné dokumentů. Digitalizace personalistiky výrazně ulehčuje tuto agendu. Na příkladu HR archivu jedné společnosti si ukážeme, jaké výhody elektronizace přináší.

HR bez papírů

Digitalizace personálních dokumentů umožňuje centrální uchovávání, rychlý přístup a efektivní správu dokumentů. V systému DMS/ECM ELO jsou například definovány složky a podsložky podle zaměstnanců, let a měsíců. Digitalizace výrazně zjednodušuje evidenci dokumentů i při stovkách či tisících zaměstnanců. Zároveň je možné dodržet zákonné povinnosti, např. uchování mzdových listů po dobu 30 let nebo archivaci lékařských posudků či účetních dokladů.

Typy dokumentů v HR

• Certifikáty: Potvrzení o absolvování kurzů, osvědčení a vysvědčení. Systém umožňuje sledovat platnost a upozorní personalistu na blížící se termíny.
• Evidence: Povinné informace o pracovní době a pracovních cestách, generované z docházkového systému.
• Hlášení osobních změn: Změny bydliště, bankovního účtu či vzdělání jsou automaticky předány na HR oddělení a mzdový účetní je mají k dispozici.
• Hodnocení a plány rozvoje: Podklady pro hodnocení zaměstnanců s notifikacemi o blížících se termínech a plánování dalšího období.
• Osobní dotazníky: Podklad pro tvorbu pracovních smluv.
• Pracovní smlouvy: Přístupné zaměstnanci i nadřízenému, s upozorněním na blížící se konec platnosti smlouvy.
• Prohlášení poplatníka daně: Naskenované dokumenty pro přehled mzdového účetního.
• Předávací protokoly: Evidence svěřeného majetku (např. mobil, notebook, služební auto).
• Výplatní pásky: Uchovávání výplatních pásek za jednotlivá období.
• Vyúčtování pracovních cest: Dokumentace pracovních cest zaměstnanců.
• Zdravotní dokumentace: Zdravotní posudky a potvrzení o neschopence s upozorněním na blížící se konec platnosti.
• Dovolená: Žádosti o dovolenou během roku.
• Životopisy: Aktualizace projektů, na kterých se zaměstnanec podílel.
• Mzdové listy: Uchovávání po dobu 30 let.

• Ostatní dokumenty: Prohlášení o mlčenlivosti, pracovní náplně, kompetence, přístupy, školení, semináře apod.

  ---

Příklad z praxe: výrobní firma o 1 500 zaměstnancích

Firma zaměstnává 1500 kmenových zaměstnanců plus agenturní pracovníky. Každý rok nastoupí 450 nových zaměstnanců a podobný počet odejde. HR oddělení tvoří 12 personalistů. Před nástupem nového zaměstnance je nutné vyřešit lékařskou prohlídku, nástupní dokumenty, přihlášky na zdravotní a sociální pojištění, vytvoření složky, zadání do personálního systému apod.

Typy dokumentů, které HR eviduje, zahrnují smlouvy, mzdové výměry, evidence pracovní doby, dovolené, certifikáty, školení, roční hodnocení, adaptační pohovory, GDPR dokumenty, výpovědi a ukončovací listy. Ročně se tiskne a fyzicky ukládá obrovské množství dokumentů, což je časově náročné a finančně i ekologicky nákladné.

Výhody digitalizace personalistiky

• Úspora času: Eliminace značné části rutinní administrativy a snížení přesčasů personalistů.
• Bezpapírová evidence: Minimalizace tisku a fyzického ukládání dokumentů.
• Efektivní správa: Centralizované ukládání dokumentů s rychlým přístupem a možností notifikací na termíny či změny.
• Možnost outsourcingu: Digitalizaci lze řešit i formou služby, což dále šetří náklady a kapacity HR oddělení.

Digitalizace personalistiky tedy přináší výraznou úsporu času, materiálu a zajišťuje přehlednou a bezpečnou správu dokumentů pro stovky až tisíce zaměstnanců.