Nechte si svoji firemní dokumentaci zpracovat u nás, na naší digitalizační lince. Nabízíme digitalizaci Vašich dokumentů, včetně zpracování a vytěžení dat.
Digitalizace finančních a účetních dokladů a dokumentů. Nejčastěji to jsou právě faktury.
Digitalizace celých archivů i přes různorodost dokumentů v něm a zpětné zachování pořadí.
Digitalizace šanonů, složek a pořadačů a zpětné začlenění jednotlivých dokumentů.
Váš partner pro digitalizaci dokumentů
Máme zkušený tým expertů a konzultantů, kteří upravují řešení klientům na míru. Nabízíme konzultační služby, pomůžeme vytvořit optimální návrh zpracování Vašich dokumentů. Zpracováváme faktury, smlouvy, objednávky, formuláře, dodací listy, došlou poštu aj. Naskenujeme váš archiv. Šanony roztřídíme, naskenujeme, popíšeme metadaty a vrátíme vše bezpečně zpět. Došlou poštu zpracováváme např. pro společnost ZAPA beton a.s., kdy denně digitalizujeme faktury. Následně zasíláme zpracovaná data do mateřské společnosti.
Dokumentové skenery
Dokumentové skenery jsou využívané převážně pro hromadné skenování velkého množství dokumentů. Díky velkokapacitnímu podavači jsou tyto skenery schopny skenovat desítky tisíc dokumentů denně. Na těchto skenerech je možné skenovat i dokumenty ve formátu A3. Jsou využívány převážně pro tzv. komerční digitalizaci, jelikož umožňují rychlejší skenování a dokáží pojmout více dokumentů najednou. Jedná se o faktury, formuláře aj. Digitalizované dokumenty je možné uložit do digitálního archivu, ke kterému budete mít přístup kdykoliv. Případně je možné použít externí paměťová zařízení.
Jak probíhá digitalizace v praxi?
Digitalizace není jen o samotném skenování, ale je to rozsáhlý proces. Digitalizaci lze pojmout jako komplexní službu od převzetí dokumentů,
roztřídění, skenování, zpětné kompletace po naskenování, indexace, vytěžení dat, tvorbu datových struktur až po vrácení originálů a digitální formy.
Případně je také možná následná skartace.
Dokumenty je možné přivést a skenovat najednou. Např. faktury se zpracovávají každý den. Naskenují se, vytěží a odešlou do digitálního archivu.
Nejčastěji digitalizované dokumenty
- Smlouvy, objednávky, dodací listy, došlá pošta
- Formuláře, dotazníky, ankety
- Faktury
- Personální dokumenty (pracovní smlouvy, cestovní příkazy, posudky...)
- Ceníky, výpisy
- Fotografie, diapozitivy
Digitalizujeme pro významné instituce
Digitalizujeme pro knihovny, muzea, archivy, soukromé společnosti, státní instituce či výrobní společnosti. Více referenčních projektů naleznete v sekci reference.
- Dlouholetá tradice
- Tým odborníků
- Specializované kamery i2S
- Skenery pro šetrnou digitalizaci
- Vlastní vývoj software
- Projekty VISK7
- Bohaté reference
- Zkušenosti a know-how
Digitalizace je první krok. Druhý je řízená správa dokumentů v DMS/ECM.
Digitalizací převedeme papírové dokumenty do elektronické podoby a zajistíme jejich OCR vrstvu, indexaci a případně i vytěžení dat (např. z faktur). Aby ale dokumenty nebyly jen „soubory ve složkách“, doporučujeme navázat digitalizaci na DMS/ECM systém, kde získáte dlouhodobý pořádek, verzování, schvalování a přehledné vyhledávání.
Rychlé vyhledávání
Fulltext díky OCR + metadatům. V DMS najdete vše během sekund.
Schvalování a procesy
Oběh dokumentů, úkoly, schvalovací workflow a auditní stopa.
Bezpečí a přístupy
Role, oprávnění, historie změn, bezpečné uložení dokumentace.
Kam digitalizované dokumenty ukládat?
Digitalizované dokumenty (PDF, PDF/A, TIFF, JPEG) umíme předat do vašeho úložiště, nebo je rovnou zařadíme do DMS/ECM, kde s nimi lze ihned pracovat: vyhledávat, sdílet, schvalovat, hlídat verze a řídit přístupy.
Pro digitální kancelář používáme řešení ELO ECM Suite, a více o celém konceptu najdete na stránce Digitální kancelář DMS/ECM.
Kontaktní formulář
Zajímáte se o digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.