Jak úspěšně zavést systém DMS/ECM ve společnosti?

Jak úspěšně implementovat DMS/ECM systém ve firmě? Zavedení nových technologií nemusí být procházka růžovým sadem. Nicméně sepsali jsme pár záchytných bodů, které Vám se zavedením DMS/ECM systémů mohou pomoci. DMS/ECM neboli Enterprise Content Management je systém pro správu firemního obsahu, nejedná se pouze o správu dokumentů. Optimálně integrovaný systém DMS/ECM do vašeho stávajícího prostředí IT zajišťuje automatizované procesy, správu digitálních informací i bezpečnost a ochranu dat. Setkáváme se rovněž s pojmem DMS (Document Management System), což je součást DMS/ECM systémů.

Základní kroky při implementaci DMS/ECM

Proces implementace může být zdlouhavý. Těchto osm základních kroků vám pomůže se na implementaci připravit:

• Zapojte všechny účastníky
• Určete si základní požadavky
• Nechte si analyzovat svoji firmu
• Definujte si cíle
• Vyberte silného partnera
• Pečlivě plánujte
• Začněte malými kroky

• Myslete na budoucnost

  ---

Zapojte všechny účastníky
Při zavádění DMS/ECM zapojte všechny zúčastněné od samého začátku, jak rozhodovací orgány, tak budoucí uživatele. Nejlepším způsobem, jak čelit jakýmkoli výhradám nebo obavám zúčastněných oddělení, je spolupráce na projektu digitalizace již od začátku.

Určete si základní požadavky
Definujte klíčové oblasti a požadavky, které mají být primárně implementovány systémem DMS/ECM. Mnoho společností začíná v oblasti účetnictví zavedením digitálního zpracování příchozích faktur, ostatní útvary, jako jsou HR nebo právní oddělení, následují postupně.

Nechte si analyzovat svoji firmu
Po identifikaci požadavků a definování pilotního projektu proveďte analýzu stávajících procesů. Dokumentujte jednotlivé kroky, zjistěte, které systémy (např. ERP) by měly být propojeny, a zvažte budoucí flexibilitu digitálních procesů.

Definujte si cíle
Určete cíle implementace – kde systém ušetří čas, zvýší efektivitu a jak budou dokumenty uloženy a zabezpečeny. Zvažte technické požadavky a přístupová práva.

Vyberte silného partnera
Složitost implementace vyžaduje zkušeného dodavatele nebo konzultanta, který Vás provede krok po kroku a pomůže zajistit hladký průběh projektu.

Pečlivě plánujte
Přesný plán projektu, časová osa a rozpočet jsou klíčové pro identifikaci překážek včas. Spolupráce s dodavatelem je v této fázi velmi užitečná.

Začněte malými kroky
Implementaci začněte v testovacím systému a do produktivního provozu přejděte až po ověření. To umožňuje plynulý přechod bez narušení probíhajících operací.

Myslete na budoucnost
Zvažte, jak se vaše procesy mohou změnit za několik let a jak bude možné systém rozšířit. Flexibilní řešení DMS/ECM zajistí dlouhodobou relevanci a podporu dalších obchodních procesů.

Krátce o ELO ECM
ELO ECM Suite je flexibilní celostní softwarové řešení pro digitalizaci procesů vaší společnosti, přizpůsobené na míru vašim potřebám a snadno rozšiřitelné podle budoucích požadavků.