Jak úspěšně zavést systém ECM ve společnosti?
Jak úspěšně implementovat ECM systém ve firmě? O tom pojednává následující článek. Zavedení nových technologií nemusí být procházka růžovým sadem. Nicméně sepsali jsme pár záchytných bodů, které Vám se zavedením ECM systémů mohou pomoci. ECM neboli Enterprise Content Management je systém pro správu firemního obsahu, nejedná se pouze o správu dokumentů.
Optimálně integrovaný systém ECM do vašeho stávajícího prostředí IT zajišťuje automatizované procesy nebo také správu digitálních informací i bezpečnost a ochranu dat. Setkáváme se rovněž s pojmem DMS (Document Management System), což je součást ECM systémů. Jaký je rozdíl mezi DMS a ECM?
Základní kroky při implementaci ECM
-
Jak ale úspěšně zavedete systém ECM ve vaší společnosti? Proces implementace může být leckdy zdlouhavý. Těchto osm základních kroků vám pomůže se na implementaci připravit.
-
Zapojte všechny účastníky
Při zavádění ECM zapojte všechny zúčastněné od samého začátku, jak rozhodovací orgány, tak budoucí uživatele. Nejlepším způsobem, jak čelit jakýmkoli výhradám nebo dokonce obavám zúčastněných oddělení, je spolupráce na projektu digitalizace již od začátku. -
Určete své základní požadavky
Každý začátek je obtížný. Proto je vhodné jako základ definovat klíčové oblasti a požadavky v rámci specifikace, které mají být primárně implementovány systémem ECM. Mnoho společností zde začíná v oblasti účetnictví. Projekty ECM často začínají zavedením digitálního zpracování příchozích faktur. Ostatní útvary, jako jsou lidské zdroje nebo právní oddělení, je poté postupně následují. -
Proveďte analýzu současné situace
Po identifikaci základních požadavků a definování pilotního projektu provedete analýzu stávajících procesů. Je důležité co nejpřesněji zdokumentovat jednotlivé kroky procesu a shromáždit související informace. Například existuje v účetnictví rozsáhlý papírový archiv, který lze v průběhu digitalizace nahradit? A které systémy třetích stran (např. ERP nebo účetní systémy) by měly být propojeny se systémem ECM? V této fázi projektu objasňujete tyto a mnoho dalších otázek. Kromě toho stojí za to podívat se na možné budoucí výzvy v tomto kroku: Co může účetní oddělení očekávat? Existují nějaké právní změny? Lze digitální procesy v budoucnu flexibilně přizpůsobit a rozšířit? -
Určete si své cíle
V dalším kroku definujete cíle, kterých byste chtěli dosáhnout zavedením řešení ECM.
Ve kterých bodech procesu může být systém ECM obzvláště užitečný? Kde může řešení digitalizace ušetřit nejvíce času a jak lze odpovídajícím způsobem šetřit zdroje? V této fázi je rovněž důležité určit, která opatření jsou nutná pro technickou implementaci. Je vaše IT infrastruktura připravena na digitální procesy? Měly by být dokumenty uloženy v archivu podle určitých pravidel? Ke kterým dokumentům má kdo mít povolený přístup? -
Najděte si silného partnera
Není vždy snadné najít odpovědi na výše uvedené otázky. Z tohoto důvodu je při zavádění řešení ECM vhodné mít po ruce silného partnera, se zkušenostmi a technickými znalostmi. Dodavatelé systémů a IT konzultanti Vám pomohou s implementací DMS/ECM krok po kroku. -
Pečlivě naplánujte svůj projekt ECM
Pečlivé plánování je základním stavebním kamenem úspěšných projektů ECM. Rovněž za podpory dodavatele. Přesný průběh projektu, včetně časové osy a příslušných výdajů, je třeba vzít v úvahu již ve fázi plánování, díky čemuž je možné včas identifikovat případné překážky a včas se jim vyhnout. -
Začněte malými kroky
O skutečnou implementaci se po malých krocích stará dodavatel. Tímto způsobem nedojde k narušení probíhajících operací a řešení digitalizace může postupně přejít do produktivního provozu. Doporučujeme nejprve nastavit systém ECM na vývojový a testovací systém a do produktivního provozu přejít až jako poslední krok. Tento způsob umožňuje plynulý přechod a snadné přenesení probíhajících procesů do systému ECM. -
Myslete do budoucna
Při zavádění systému ECM myslete na budoucnost: Jak budou vypadat vaše obchodní procesy například za pět let? Ve kterých bodech se mohou procesy zásadně změnit? Které další oblasti a obchodní procesy by mohly mít z řešení ECM také prospěch? -
Krátce o ELO ECM
Sada ELO ECM je flexibilním řešením. Nabízí celostní softwarový systém pro digitalizaci procesů vaší společnosti, který je přizpůsoben na míru vašim potřebám. Tento systém lze kdykoli rozšířit, pokud se změní okolnosti nebo se zvýší vaše požadavky. Více o technologii ELO.
Ještě důležitější než analýza je často tzv. preanalýza. Tzv. správně se naladit na změnu.
Spoléhejte tedy na řešení, které je pro váš projekt ECM co nejpružnější a rozšiřitelnější, jelikož Vám v budoucnu udrží dobrou pozici.
Inspirovali jsme z článku na téma: Jak mohu úspěšně implementovat systém ECM do mé firmy? od společnosti ELO Digital Office Česká republika.
Mohlo by se vás také zajímat
Jak úspěšně zvládnout zavedení workflow
Jak se připravit na přechod do schvalovacího světa a co nepodcenit?
7 důvodů, proč si nechat digitalizovat dokumenty
Digitalizace formou služby přináší nespočet výhod. Jaké to jsou?
Více článků od společnosti EXON