Jak probíhá digitalizace? 7 kroků digitalizačních projektů.

Jak probíhá celý proces digitalizace od prvního kontaktu po odevzdání originálů? Celý proces digitalizace jsme rozčlenili do 7 kroků. Jednotlivé kroky, kterými si během digitalizace zákazník zpravidla projde, jsou specifikovány níže.

Jednotlivé kroky digitalizace:

Krok 1 - Rozhodnutí digitalizovat
Krok 2 – První kontakt
Krok 3 – Odeslání vzorku
Krok 4 – Digitalizace
Krok 5– Odeslání digitalizovaných dokumentů
Krok 6 – Předání originálních dokumentů
Krok 7 – Další možná spolupráce

Krok 1 – Výběr partnera

Při rozhodnutí digitalizovat je důležitý výběr správného partnera, který má s digitalizací rozsáhlé zkušenosti a využívá kvalitní technologii.

Krok 2 – První kontakt

Již při prvním kontaktu je vhodné co nejvíce specifikovat požadavky a popsat podrobně materiál, který se bude digitalizovat. Ušetří se čas na obou stranách. Dodavatel bude mít jasnou představu o množství dat a náročnosti skenování. Specifikujte např. i to, zda jsou dokumenty sešité, kolik dokumentů je v šanonu, zda je možné skenovat na automatickém podavači či je nutné skenovat každou stránku zvlášť (typické např. pro smlouvy, které není vhodné rozešívat). Velmi pomůže poslat pár fotografií materiálu. Obrázek leckdy napoví více než 1000 slov.

Krok 3 – Odeslání vzorku

Na řadu přichází předběžná kalkulace. Pokud se jedná o větší zakázku, je vhodné zaslat fyzický vzorek. A to takový, který odpovídá stavu a rozměrům dokumentů k digitalizaci. Důležité je rovněž specifikovat všechny požadavky. Jedná se např. o pojmenovávání dokumentů, ořez, barvu a rozlišení skenování.

Krok 4 – Digitalizace

Samotná digitalizace představuje proces od předpřípravy (třídění dokumentů, odsponkování ..) po skenování a pojmenovávání jednotlivých dokumentů. V závislosti na typu digitalizace a požadavcích zákazníka. Je možné pouze vytvářet pouze skeny. Zpravidla se nad digitalizovanými skeny vytváří OCR vrstva pro možnost vyhledávání nad dokumenty, např. v rámci digitálního archivu (aby bylo možné se skeny dále pracovat).

Krok 5 – Odeslání digitalizovaných dokumentů

Digitalizované dokumenty prochází pečlivou kontrolou operátorů. Poté jsou data předána ke schválení zákazníkovi.

Krok 6 – Předání originálních dokumentů

Následně jsou originální dokumenty odeslány zpět k zákazníkovi. Předání fyzických dokumentů je možné různými způsoby. Konkrétní předání je již na domluvě.

Krok 7 – Další možná spolupráce

Po ukončení projektu jsme rádi, když zůstaneme nadále v kontaktu. Např. formou měsíčních newsletterů či setkání na našich webinářích, kde pravidelně informujeme o novinkách, které ve světě digitalizace probíhají.

Autor článku: Petr Polanský