► Document Management System ECM ELO

Pro elektronickou archivaci, správu a oběh dokumentů a firemních informací používáme systém DMS/ECM ELO, který jsme implementovali pro desítky společností. Doporučujeme jej pro jeho sílu, bezpečnost, flexibilitu, rychlost, stabilitu a neomezené možnosti integrace na ERP systémy třetích stran. Díky svým vlastnostem, např. workflow, se ELO stává srdcem celé společnosti. Může komunikovat se všemi systémy a stát se celofiremní platformou.

Nejčastější agendy

Mezi nejčastější typy agend v rámci ELO ECM Suite patří: faktury, smlouvy, objednávky a firemní korespondence při zajištění legislativních požadavků. ELO podporuje práci s elektronickými podpisy, časovými razítky a pečetěmi. Může se stát zcela důvěryhodným archivem pro vaše dokumenty. ELO podporuje datové schránky či přímou konverzi dokumentů do PDF/A. Základem celého řešení je ELO ECM Suite.

Chcete být také součástí bezpapírových společností? Napište nám.

Využití ELO ECM Suite

Document Management System ELO je možné využít v jakémkoli oboru podnikání. Není specializovaný na konkrétní sektor, přizpůsobí se všem oborům. Více naleznete v referencích.

• Digitalizace ve zdravotnictví
• Automobilový průmysl
• Potravinářský průmysl
• Výrobní průmysl
• Bankovnictví a pojišťovnictví
• Doprava a logistika
• Služby, reality a development
• Průmysl a energetika
• Digitalizace stavebních úřadů

10 základních vlastností a funkcionalit ELO ECM Suite

Document Management System ELO (ELO ECM Suite) přináší mnoho užitečných funkcí:

• 1) Centrální archivace dat a dokumentů
• 2) Zabezpečení dat
• 3) Efektivní práce s dokumenty
• 4) Komfortní vyhledávání
• 5) Automatizované procesy - workflow management
• 6) Nástroje spolupráce
• 7) Nástroje produktivity
• 8) Reporty a analýzy
• 9) Mobilní řešení
• 10) Integrace na systémy 3. stran

---

• 1) Centrální archivace

ELO pomáhá šetřit prostor pro skladování fyzických dokumentů a v konečném důsledku také náklady. ELO představuje digitální ukládání dokumentů a neomezený přístup k informacím, které jsou uloženy na jednom centrálním místě. Jak bude archiv navržen je pouze na vás, jak jej budou používat. Jste zvyklí na přehledné ukládání dokumentů šanonech? Stejně tak můžete archivovat i digitálně. Převeďte pouze fyzický archiv do digitálního a zachovejte si strukturu složek tak, jak jste zvyklí.
• Mějte přehled o jednotlivých agendách. Strukturu složek si nastavte tak, jak vám bude vyhovovat.
• Automatizace tvorby složek. S vytvořením nové složky, např. nový obchodní případ, se může automaticky vytvořit struktura podsložek. Abyste měli absolutní přehled a jistotu, že všechny dokumenty a informace budou vždy uloženy tam, kde mají být.

---



---

• 2) Zabezpečení dat

Prioritou ELO je bezpečné archivování firemních dat. Součástí je řízení přístupů a individuálních oprávnění, kryptovací klíče či šifrovací algoritmus AES (Advanced Encryption Standard). Při odesílání citlivých dokumentů skrze email již nemusíte mít obavy. Odešlete odkaz do ELO, který si bude moci otevřít pouze oprávněná osoba.

---

• 3) Efektivní práce s dokumenty

ELO přináší pohodlnou a přehlednou práci s dokumenty (jak již název "Document Management System" naznačuje). Základní vlastnosti, které ELO z pohledu práce s dokumenty přináší:
• Náhled digitálního dokumentu. Uživatelé mohou přikládat poznámky, zvýrazňovače či vlastní digitální razítka.
• Verze dokumentu. Jednotlivé verze dokumentu jsou ukládány jako samostatný dokument. Kdykoliv je možné se ke kterékoliv verzi vrátí (smlouva může mít i více jak 30 verzí). Jednotlivé verze je vhodné popsat krátkým komentářem, jaké hlavní úpravy byly provedeny.
• Úpravy dokumentu. Dokument, který upravuji, je tzv. vyčleněn ("uzamčen") pro úpravy a nikdo jiný jej po tuto dobou nemůže upravovat. Pouze vidí poslední verzi dokumentu.
• Poslední dokumenty. Seznam 30 naposledy otevřených dokumentů. Pokračujte hned přesně tam, kde jste naposledy skončili.
• V souladu s Microsoft Office. Přímá integrace s Microsoft Office. Word a Excel jsou samozřejmostí při práci s dokumenty. Stejně tak Outlook či PowerPoint. Tak jako dříve i nyní můžete používat MS Office nástroje. ELO s nimi pracuje tak, že se jednotlivé dokumenty otevřou v daném nástroji, např. Word, a po ukončení se následně uloží jako nová verze.
• Šetří místo na disku. Nemusíte ukládat soubory do svého počítače. Vše je bezpečně uloženo v digitálním archivu ELO.

---



---

• 4) Komfortní vyhledávání

Jednou ze základních vlastností DMS/ECM systémů je vyhledávání. ELO nabízí luxusní a sofistikované možnosti, jak data do 3 vteřin nalézt. Např. takto:
• Dle klíčových slov.
• Dle období, kdy byly soubory vytvořeny. Nastavte si konkrétní datum či interval, ve kterém byl dokument vytvořen.
• Dle autora. Víte kdo dokument vytvářel, komu patří? Najděte pouze ty, které autor vytvářel.
• Fulltextově. Bývá nejčastější využívána. Fulltext. Tedy prohledávání celého obsahu dokumentu v archivu. Všechny dokumenty (i PDF) jsou prohledatelné. Je možné vyhledávat klíčová slova v obsahu dokumentu. Zároveň si můžete nastavit ostatní kritéria, např. jedná se o smlouvu, kterou vytvářel tento autor pravděpodobně v tomto období.
• Dle typů souborů. Např. vyhledávejte pouze Excely, Wordy či PDF.
• Uložte si nejoblíbenější vyhledávání.
• Upravte si úvodní dlaždice dle svého uvážení. Úvodní stránka je pro každého uživatele originální. Uzpůsobte si úvodní dlaždice podle svého gusta.

---



---

• 5) Automatizované procesy - workflow management

Automatizace pracovních postupů je nedílnou součást zvyšování produktivity celé organizace. ELO nabízí funkce tzv. workflow. Nejedná se o nic jiného než o elektronický proces schvalování dokumentů, řízený oběh dokumentů v organizaci. Např. proces schválení přijaté faktury.
• Zajištění toku dokumentů. Z bodu A do bodu B bez časových prodlev. Dokument se ihned dostane k tomu správnému uživateli.
• Schválení během několika vteřin. ELO zajišťuje transparentní pracovní procesy.
• Není pouze o dokumentech. Schvalovací procesy nemusí souviset pouze s dokumenty. Lze tak řídit procesy např. schválení pracovních cest.

---

• 6) Nástroje spolupráce

Při tvorbě jakéhokoliv dokumentu ve více lidech je důležitá spolupráce. Umožňují rychlou a snadnou výměnu informací. ELO nabízí několik možností.
• Komentáře / Chat. U každého souboru je možné zanechat poznámku ve formě komentáře v chatu (můžeme označit jako tzv. "feed"). Rovněž poznámky také u každé verze dokumentu.
• Využití Hashtagů #. Označení dokumentů a upozornění uživatelů, kterých se dané téma týká.
• Ankety. Využití anket např. ke zjištění zájmu.
• Home Office. Přechod na práci z domova uživatelé prakticky ani nepocítí.

---

• 7) Nástroje produktivity

ELO není pouze o archivu dat, neomezeném přístupu a okamžitém vyhledávání. Nabízí také nespočet nástrojů produktivity, kam patří již zmiňované automatizované procesy (workflow) či např. vytěžovací nástroje.
• Vytěžování dat. Automatické vyčtení informací z dokumentů. Primárně se jedná o vytěžování dat z faktur.

---



---

• 8) Reporty a analýzy

Tzv. ELO Analytics umožňuje vizualizovat obchodní metriky na jednom místě.
• Hlídání klíčových ukazatelů společnosti. Automatické vyčtení informací z dokumentů. Primárně se jedná o vytěžování dat z faktur.
• Dokonalý přehled o výkonu společnosti. Vizualizace dat, které potřebujeme během pár vteřin.
• Analýzy velkých objemů dat. Zobrazení ve formě různých podob: sloupcové, liniové či koláčové grafy.
• Vlastní zobrazení. Neomezené možnosti vizualizace: identifikace faktur po splatnosti, vypršení platnosti smluv, či které typy smluv představovaly největší podíl?

---



---

• 9) Mobilní řešení

Pro přístup mimo kancelář je samozřejmostí možnost mobilního přístupu. To zajišťuje neomezenou dostupnost informací, ať už jsme kdekoliv.
• Mobilní aplikace. Android nebo iOS.
• Součástí workflow. Schvalujte faktury z mobilu.
• Neustálý přístup do archivu. Máte jednání a nejste si jistí, zda jsou informace opravdu obsaženy ve smlouvě? Najdtěte na pár kliknutí v telefonu.

---

• 10) Integrace na systémy třetích stran

Samozřejmostí je integrace na systémy třetích stran. Můžete tak v SAPu či jiných ERP systémech využívat benefity široké škály funkcí ECM.

---



---