ELO Digital Office
DMS/ECM ELO pro správu dokumentů, elektronickou archivaci a digitalizaci firemních procesů
ELO je platforma pro správu dokumentů, elektronickou archivaci, workflow management a digitalizaci podnikových procesů. Pomáhá firmám i institucím centralizovat dokumenty, zrychlit schvalování a získat plnou kontrolu nad firemními informacemi.
Řešení je vhodné pro organizace, které chtějí bezpečně ukládat dokumenty, automatizovat oběh informací a propojit DMS/ECM s dalšími podnikovými systémy.
Proč ELO
Jedna platforma pro dokumenty, archiv i procesy
DMS/ECM ELO doporučujeme firmám, které hledají stabilní a dlouhodobě rozvíjené řešení pro správu dokumentů, bezpečné ukládání dat a automatizaci klíčových agend.
ELO propojuje dokumenty, procesy, uživatele i data z dalších systémů do jednoho prostředí. Výsledkem je vyšší přehlednost, rychlejší schvalování a lepší kontrola nad firemními informacemi.
B2B přínos pro organizaci
- centrální digitální archiv a jednotná správa dokumentů
- workflow pro schvalování faktur, smluv a objednávek
- rychlé dohledání dokumentů podle metadat i fulltextu
- bezpečnost dat, řízení oprávnění a auditní stopa
- otevřenost integracím s podnikovými systémy
„DMS/ECM ELO propojuje správu dokumentů, elektronickou archivaci a workflow do jedné přehledné digitální platformy.“
Přínosy řešení
Co ELO přináší firmám a institucím
- inteligentní správu dokumentů a firemních informací na jednom místě
- elektronickou archivaci a centrální digitální úložiště
- automatizované schvalovací procesy pomocí workflow
- zajištění bezpečnosti dat a řízených přístupů
- napojení na systémy třetích stran a firemní aplikace
- podporu digitalizace dokumentů i celých podnikových procesů
Typický cíl nasazení
Organizace získá jednotné prostředí, ve kterém lze bezpečně ukládat dokumenty, řídit jejich životní cyklus, schvalovat agendy a zároveň vytvářet digitální procesy napříč odděleními.
ELO může fungovat jako základ moderní digitální kanceláře i jako rozšiřující vrstva nad stávajícím ERP nebo CRM.
Nejčastější využití
Nejčastější agendy v systému ELO ECM Suite
ELO ECM Suite se často využívá pro správu faktur, smluv, objednávek, firemní korespondence a datových schránek. Významnou roli hraje také při plnění legislativních požadavků a bezpečné dlouhodobé archivaci dokumentů.
Správa faktur
Schvalování a archivace faktur, workflow přijatých dokladů a rychlé dohledání účetních dokumentů.
Správa smluv
Workflow smluv, verzování dokumentů, elektronické podpisy a kontrola životního cyklu smluv.
Správa objednávek
Tvorba objednávek, schvalování, archivace a návaznost na interní procesy.
Řízená dokumentace
Dokument má jasně definovaný životní cyklus, odpovědnosti, schvalování, revize i archivaci.
Obrázky
Ukázky řešení
Hlavní výhody
Výhody DMS/ECM ELO
Centrální archivace
Bezpečné digitální úložiště dokumentů s přehlednou strukturou a možností automatického zakládání složek.
Zabezpečení dat
Řízení přístupových práv, ochrana citlivých dokumentů a kontrola nad tím, kdo může dokument číst nebo upravovat.
Efektivní práce
Náhled dokumentů, verzování, historie změn, komentáře a návaznost na každodenní agendy uživatelů.
Vyhledávání
Rychlé dohledání dokumentů podle klíčových slov, fulltextu, autora, období nebo metadat.
Workflow management
Automatizovaný oběh faktur, smluv, objednávek i dalších interních schvalovacích procesů.
Integrace
Napojení na ERP, CRM, účetní systémy, Office nástroje i další podnikové aplikace.
Podrobněji
Jak ELO zlepšuje práci s dokumenty
ELO umožňuje převést papírový archiv do digitální podoby a vytvořit centrální úložiště dokumentů, které je přehledné, bezpečné a snadno použitelné.
Uživatelé mohou pracovat s verzemi dokumentů, komentáři, zvýrazněním i historií změn. Díky fulltextu a metadatům lze dokumenty rychle dohledat i ve velkém objemu dat.
Typické funkce
- náhled digitálního dokumentu a pohodlná práce s obsahem
- poznámky, zvýraznění a interní komentáře
- správa verzí dokumentů a historie změn
- uzamčení dokumentu při úpravách
- přehled naposledy otevřených dokumentů
- integrace s Microsoft Office a Outlookem
Automatizace procesů
Workflow v systému ELO slouží k řízenému oběhu dokumentů a automatizaci schvalovacích procesů. Dokumenty se automaticky dostávají ke správným uživatelům bez zbytečných prodlev.
Organizace má přehled o tom, v jaké fázi se dokument nebo úkol právě nachází.
Reporty a analýzy
ELO Analytics pomáhá vizualizovat důležité obchodní ukazatele a provozní data na jednom místě. Přehledné dashboardy podporují rozhodování a kontrolu klíčových agend.
Lze sledovat například výkon procesů, stav faktur, expiraci smluv nebo další provozně důležité ukazatele.
Oborové využití
Odvětví využití ELO ECM Suite
Document Management System ELO není vázán na jediný segment. Přizpůsobuje se různým oborům a agendám podle konkrétních procesů, požadavků na bezpečnost i potřeb integrace.
Chcete být také součástí bezpapírové společnosti?
Pomůžeme vám navrhnout vhodné řešení pro správu dokumentů, elektronickou archivaci, workflow a digitalizaci firemních procesů v systému DMS/ECM ELO.
ELO od EXONu je vhodné pro firmy i instituce, které chtějí bezpečně spravovat dokumenty, zrychlit schvalování a vytvořit moderní digitální kancelář.
Shrnutí
DMS/ECM ELO jako základ digitální kanceláře
Pokud hledáte spolehlivý Document Management System pro správu dokumentů, elektronickou archivaci, workflow management a digitalizaci podnikových procesů, ELO představuje silnou a dlouhodobě rozvíjenou platformu.
Výsledkem je lepší přehled o dokumentech, vyšší bezpečnost dat, efektivnější práce uživatelů a moderní prostředí pro řízení firemních informací napříč celou organizací.
