Jak úspěšně zvládnout zavedení digitalizace a workflow?

V rámci redakční spolupráce jsme pro časopis IT Systems sepsali článek na téma „Jak úspěšně zvládnout zavedení digitalizace a workflow“. Zahrnuje informace o tom, jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit. Zároveň obsahuje naše zkušenosti (dobré i špatné), se kterými jsme se v minulosti setkali; rady, tipy a naše know-how, které může pomoci v digitalizaci firmy či instituce. Krátké shrnutí článku ve třech bodech níže.

Kdy o workflow začít uvažovat?

DMS/ECM systémy nejsou pouze o funkci elektronického archivu dat a dokumentů, neomezeném přístupu k informacím, spolupráci nad dokumenty (např. verzování, poznámky) a dalších funkcích, které jsou základnou pro DMS/ECM systémy. V případě naší společnosti jsou tyto a mnoho dalších funkcí součástí ELO. Tou přidanou hodnotou jsou tzv. workflow, o kterých je vhodné uvažovat optimálně ve chvíli, než firma začne růst. Včas se připravit na schvalovací procesy. Čím dříve se, alespoň částečně, procesy nastaví, lépe se poté může firma adaptovat na rostoucí digitalizaci v budoucnu. Více o workflow (schvalovací procesy).

Preanalýza a analýza

O analýze jsme již hovořili v několika článcích, např. v článku: Nejdůležitější část projektu? Analýza a součinnost. Vždy jsme ji upřednostňovali a zdůrazňovali její podstatu a důležitost. Nicméně v článku pro IT Systems jsme se zmínili o možná ještě důležitější části a to tzv. „preanalýza“. Říkáme jí fáze tzv. „naladit se“, dostat se do digitálního myšlení, chtít tu změnu do digitálu vykonat. V čem to spočívá? Sestavit tým klíčových osob, které se analýzy účastní a budou za ní odpovědní. Tyto osoby budou technologicky zdatní, budou chápat problematiku a současné technologie, které firma využívá. Nové DMS/ECM s největší pravděpodobností bude komunikovat s ostatními systémy, proto je důležité rozumět stávajícím technologiím. A druhá zásadní podstata preanalýzy spočívá ve skutečnosti, že to bude stát trochu času a úsilí na straně zákazníka. Musí počítat s relativně podstatnou součinností. Bez účasti zákazníka je proces implementace DMS/ECM velice složitý.

Prosíme, "zničte nás“

Z našich zkušeností, úspěšná implementace je v případě, když je efektivní komunikace se zákazníkem a silná součinnost v době analýzy. Pokud je analýza ze strany zákazníka podceněna, mohou vznikat při implementaci nešťastné rozbroje. Můžeme se setkat s termíny „my jsme předpokládali“, které ovšem musíme vyjasnit již v analýze. Zákazník musí počítat s tím, že co se nadefinuje v analýze bude také v produkční verzi. Samozřejmě v průběhu implementace mohou být určité funkcionality pozměněny (např. ze strany dodavatele přichází nápady, náměty či naopak ze strany zákazníka „to by šlo možná i takto“), nicméně nelze zcela změnit koncept. Cílem je win-win strategie, tedy dodat řešení dle analýzy, které bude zákazníkem akceptováno.

Co chce článkem autor říci? Zničte nás, tlačte na nás, vyčerpejte naší energii. Máme zkušenosti, že pokud nás zákazník prověří maximálně z našich technologických znalostí, totálně vyčerpáme náš čas, dokonce i do večerních hodin, s velkou pravděpodobností implementace bude více než úspěšná. Protože jsme pod tlakem, který my v této práci velice potřebujeme. Zároveň se případné změny při implementaci zapracují mnohem snadněji.

Rady, tipy a články

na webu IT Systems

Autor článku: Petr Polanský