Workflow smluv: elektronická tvorba, spolupráce a schvalování
Smlouvy jsou základním stavebním kamenem každé společnosti. Někde více, někde méně. Nicméně je důležité s nimi účelně a bezpečně pracovat. Především, pokud Vaší firmou či institucí projdou desítky smluv měsíčně. Přinášíme řešení, které řídí celý proces tvorby smlouvy. Od vložení až po konečné schválení oběma stranami.
Smlouvy z pohledu digitalizace
Vytvářet smlouvy systematicky může silně pomoci v efektivitě celé společnosti. Jak může vypadat uživatelské rozhraní elektronické správy smluv? Například, jako v systému Exonis: agenda smluv:
Proces elektronického schvalování smluv přináší výhody hned na začátku při jejich tvorbě. Jakmile je určitý systém ve firmě již usazený, lze využívat šablony smluv, které využíváme nejčastěji (nebo všechny, které využíváme samozřejmě). Jedná se zpravidla o smlouvy o dílo, zaměstnanecké smlouvy či smlouvy kupní.
Manažerem smlouvy je tzv. Garant
Celý proces tvorby smlouvy má na starosti tzv. Garant. Zastupuje roli manažera celého procesu, který je za finální podobu smlouvy a celý proces její tvorby zodpovědný. Garant zároveň vybírá právní oddělení a realizační tým k připomínkování: uživatelé, kteří se na tvorbě smlouvy podílí. U každého typu smlouvy může být realizační tým rozdílný. Každý uživatel ukládá samostatnou verzi smlouvy, ke které je možné se kdykoliv vrátit. Ke smlouvám bývají často přiřazovány dodatky. Schvalovací proces je naprosto totožný.
Efektivní nástroje pro spolupráci
Elektronická tvorba smluv v prostředí DMS/ECM přináší výhody i z hlediska spolupráce. Jednak díky schvalovacímu procesu víme, že smlouva vždy projde přes všechny články (realizační tým). Zároveň zde existují funkce poznámek (tzv. feed), kde může každý člen týmu zapsat informace o poslední verzi, zvýraznit podstatné změny, na které by si další členové měli dát pozor. Samozřejmě v každé verzi jsou vyznačené revize, na které jsme při vytváření dokumentů zvyklí.
Na následujícím obrázku jsou zobrazeny tzv. milníky, která hlídají důležité termíny ze smluv vyplývající.
Vyjádření protistrany
Po interním připomínkování a schválení je následně smlouva zaslána protistraně. Následně proběhne začlenění komentářů a revizí a nahraje se nová verze smlouvy. Pak je na Garantovi, jaký určí další postup. Pokud je smlouva oboustranně v pořádku, je možné automaticky generovat do PDF a připravit k podpisu.
Jaké výhody přináší elektronické schvalování smluv?
Rychlost a jednotnost
Smlouva se ve workflow vždy dostane ke správnému člověku. Získáme tím jednotný ucelený elektronický proces schvalování smluv. Součástí je případné propojení na faktury či objednávky a jiné související dokumenty.Přehlednost a jednoduchost
Smlouvy jsou archivovány v přehledném elektronickém úložišti. Součástí jsou reporty a statistiky v přehledných grafech o stavu smluv ve společnosti. Zároveň je zaznamenán celý životní cyklus smluv a uchovávají se veškeré záznamy (tzv. logování). Vhodné nejen pro advokátní kanceláře
Elektronické schvalování smluv je vhodné pro instituce a společnosti všech velikostí. Pokud zpracováváte velké množství smluv a chcete mít jistotu, že budou v pořádku vytvářeny a nezapomenete na žádné termíny, je elektronická správa smluv vhodná i pro vás.
Autor článku: Petr Polanský
Mohlo by se vás také zajímat
Proč elektronicky schvalovat faktury?
Digitalizace zpravidla začíná u přijatých faktur. Elektronické schvalování ke zvýšení produktivity.
Proč elektronicky schvalovat objednávky?
Elektronické schvalování žádanek o objednávky.
S workflow dostává DMS skutečný smysl
Nesmírnou přednost DMS představují automatizované pracovní postupy, tzv. workflow (schvalování).
Více článků od společnosti EXON