Jak probíhá workflow u smluv?

Smlouvy jsou základním stavebním kamenem každé společnosti. Někde jich vzniká méně, jinde jich firmou procházejí desítky měsíčně. Právě proto je důležité pracovat se smlouvami systematicky, bezpečně a přehledně.

Elektronické schvalování smluv a jejich správa

Moderní DMS/ECM systémy umožňují řídit celý proces tvorby smlouvy – od jejího založení, přes připomínkování a schvalování až po finální podpis a archivaci.

Automatické zpracování smluv

Elektronická správa smluv umožňuje řídit celý proces tvorby dokumentu v jednom systému. Smlouva prochází definovaným workflow procesem a všechny kroky jsou přehledně evidovány.

Typický proces správy smluv zahrnuje zejména:

– Smlouvy z pohledu digitalizace
– Manažerem smlouvy je tzv. Garant
– Spolupráce nad tvorbou smluv
– Vyjádření protistrany
– Výhody elektronického schvalování smluv

Smlouvy z pohledu digitalizace

Systematická tvorba smluv může výrazně zvýšit efektivitu celé organizace. Elektronická správa smluv umožňuje pracovat s dokumenty v jednotném prostředí a využívat například šablony nejčastějších typů smluv.

Mezi typické dokumenty patří například smlouvy o dílo, pracovní smlouvy nebo kupní smlouvy. Díky šablonám je možné vytvářet dokumenty rychleji a zajistit jejich jednotnou strukturu.

Manažerem smlouvy je tzv. Garant

Celý proces tvorby smlouvy má na starosti tzv. Garant. Ten zastává roli manažera celého procesu a odpovídá za finální podobu smlouvy i za průběh jejího schvalování.

Garant zároveň vybírá právní oddělení a realizační tým, kteří se podílí na připomínkování dokumentu. U každého typu smlouvy může být tento tým odlišný.

Každý uživatel ukládá svou vlastní verzi dokumentu, ke které je možné se kdykoliv vrátit. Smlouvy mohou mít také přiřazené dodatky, které procházejí stejným schvalovacím procesem.

Spolupráce nad tvorbou smluv

Elektronická správa smluv přináší významné výhody i z hlediska týmové spolupráce. Díky workflow procesům je zajištěno, že smlouva projde přes všechny potřebné osoby zapojené do její přípravy.

Součástí systému jsou také poznámky a komentáře, kde mohou jednotliví členové týmu upozornit na změny nebo doplnit důležité informace k aktuální verzi dokumentu.

Každá verze dokumentu obsahuje revize a historii změn, díky čemuž je možné přesně sledovat, kdo dokument upravoval a jaké změny byly provedeny.

Systém může zároveň sledovat tzv. milníky smluv, které upozorňují na důležité termíny vyplývající z jednotlivých smluv.

Vyjádření protistrany

Po interním připomínkování a schválení je smlouva odeslána k vyjádření druhé smluvní straně. Následně jsou zapracovány připomínky a do systému je nahrána nová verze dokumentu.

Jakmile je smlouva oboustranně odsouhlasena, může být automaticky vygenerována do formátu PDF a připravena k podpisu.

Jaké výhody přináší elektronické schvalování smluv?

Rychlost a jednotnost
Smlouva se ve workflow vždy dostane ke správnému člověku. Proces schvalování je jednotný a transparentní a může být propojen například s fakturami, objednávkami nebo dalšími dokumenty.

Přehlednost a jednoduchost
Smlouvy jsou archivovány v přehledném elektronickém úložišti. Součástí systému mohou být také reporty a statistiky zobrazující stav smluv ve společnosti.

Vhodné pro všechny typy firem a institucí
Elektronické schvalování smluv je vhodné pro organizace všech velikostí. Pomáhá řídit velké množství smluv, hlídat důležité termíny a zajistit správný průběh jejich schvalování.

Autor článku: Petr Polanský