Skenováním digitalizace nekončí

Pro časopis IT Systems jsme připravili článek „Skenováním digitalizace nekončí“. Často se pojmy digitalizace a skenování zaměňují, ale ve skutečnosti skenování představuje pouze první krok komplexního procesu. Cílem digitalizace není jen dokumenty nafotit nebo naskenovat, ale připravit je pro další práci v systému DMS .

Skenování jako první fáze digitalizace

Digitalizace zahrnuje celý proces od naskenování fyzického dokumentu přes jeho vytěžení, pojmenování, doplnění metadat až po export do DMS . Smyslem je provést co nejvíce operací před vložením dokumentu do systému, aby s ním bylo možné efektivně pracovat, jako by vznikl přímo elektronicky.

• Různorodost procesu digitalizace a typy dokumentů: firemní dokumenty, velkoformátové dokumenty, knihy.
• Příprava na skenování: převzetí dokumentů, roztřídění, odstranění sponek, automatická separace (např. čárové či QR kódy).
• Pojmenování dokumentů s ohledem na budoucí práci v DMS .
• Vytváření metadat – důležitost pro správnou organizaci a vyhledávání v DMS.
• OCR vrstva – klíčová pro fulltextové vyhledávání a efektivní práci s textem.
• Práce s papírovými fakturami – využití moderních vytěžovacích nástrojů.
• Práce s dokumenty v DMS po digitalizaci – vyhledávání, provázanost, workflow a nástroje spolupráce.

• Možnost interního skenování versus outsourcing – u větších objemů se doporučuje externí zpracování.

  ---

Elektronizace postupně nahrazuje fyzické dokumenty. S nárůstem datových schránek (více než 1,4 milionu) a příchodem bankovní identity bude tento trend pokračovat. Přesto se s papírovými dokumenty setkáváme denně, a je proto důležité s nimi efektivně pracovat.

Celý článek je k dispozici na webu IT Systems.