ELO Digital Office
Elektronická správa a schvalování smluv
Elektronická správa smluv představuje kompletní správu a sledování smluv během celého jejich životního cyklu z jednoho centrálního místa.
ELO Digital Office umožňuje řízenou tvorbu smluv, jejich připomínkování, schvalování, podepisování i dlouhodobou archivaci v jednotném a bezpečném prostředí.
Díky centralizaci a automatizaci získáte přehled o stavu každé smlouvy, jistotu správných verzí dokumentů a vyšší kontrolu nad celým procesem.
Obecné funkcionality správy smluv
Automatizované workflow vnáší do práce se smlouvami jasná pravidla a kontrolu nad procesem. Smlouvy jsou postupně připomínkovány, verzovány a schvalovány jednotlivými uživateli.
Každý ví, co má kdy udělat. Workflow definuje přesnou cestu, kterou smlouva projde, a zároveň automaticky ukládá všechny verze vzniklé během spolupráce.
Smlouvy pod kontrolou
Od návrhu až po archiv
ELO propojuje tvorbu smluv, spolupráci, schvalování, elektronické podpisy, anonymizaci i důvěryhodnou archivaci do jednoho přehledného procesu.
„Každá smlouva má jasný proces, historii verzí i bezpečné místo pro dlouhodobé uchování.“
Workflow smluv
Workflow definuje přesnou cestu, kterou smlouva projde. Uživatelé ji mohou připomínkovat, vytvářet nové verze a předávat ji dále ke schválení.
K jakékoliv verzi se můžete kdykoliv vrátit – nic se neztratí. Systém automaticky ukládá všechny verze vzniklé během spolupráce a zajišťuje plnou dohledatelnost změn.
- Automatizované workflow pro schvalování smluv
- Jasně definovaná cesta dokumentu
- Připomínkování a verzování smluv
- Ukládání všech verzí během spolupráce
- Možnost návratu ke kterékoliv verzi
- Vyšší kontrola nad termíny i odpovědnostmi
Tvorba, schvalování, podpisy, anonymizace a archivace v jednom systému.
Elektronické podpisy a kontrola platnosti
Napojení na elektronické podpisy je dnes standardem. Díky integraci například s DocuSign můžete smlouvu podepsat online jedním kliknutím.
Na pozadí může navíc probíhat automatická kontrola elektronických podpisů a ověřování jejich platnosti dle eIDAS nařízení, což přináší vyšší důvěryhodnost i právní jistotu.
- Napojení na elektronické podepisování smluv
- Integrace například s aplikací DocuSign
- Online podpis jedním kliknutím
- Automatická kontrola elektronických podpisů
- Ověřování platnosti dle eIDAS
- Vyšší důvěryhodnost a právní jistota dokumentů
Bezpečná archivace smluv
Všechny smlouvy jsou bezpečně uloženy v přehledně strukturovaném stromovém archivu. Jsou centrálně přístupné pouze pro oprávněné uživatele.
Díky důvěryhodnému archivu máte jistotu, že vaše smlouvy budou uchovány v souladu s legislativními požadavky a budou kdykoliv snadno dohledatelné.
Řízená tvorba a evidence
Smlouvy vznikají v kontrolovaném procesu, kde je jasně určeno, kdo připravuje návrh, kdo připomínkuje a kdo schvaluje finální verzi.
Přehled o každé smlouvě po celou dobu jejího životního cyklu.
Verzování a dohledatelnost
Každá změna dokumentu je evidována, takže je vždy možné dohledat historii úprav i vrátit se ke starší verzi.
Nic se neztratí, vše zůstává pod kontrolou.
Anonymizace citlivých údajů
Citlivé údaje ve smlouvách lze automaticky anonymizovat, například před jejich zveřejněním v registru smluv.
Vybrané části dokumentu budou začerněny a připraveny k dalšímu zpracování.
Řízený přístup
Přístup ke smlouvám lze nastavit podle rolí a oprávnění, takže citlivé dokumenty uvidí pouze oprávněné osoby.
Vyšší bezpečnost a ochrana důležitých informací.
Klíčové přínosy elektronické správy smluv
ELO přináší do práce se smlouvami přehlednost, standardizovaný postup a bezpečné prostředí pro každou fázi smluvního procesu.
Organizace získává lepší kontrolu nad verzemi, termíny, odpovědnostmi i archivací, a zároveň snižuje riziko chyb a ztráty dokumentů.
Co získají uživatelé
Jasný proces připomínkování a schvalování, snadný přístup ke správným verzím dokumentů, méně chaosu v e-mailech a vyšší jistotu při práci se smlouvami.
Jednodušší spolupráce, méně ruční administrativy a více přehledu.
Co získá management
Vyšší kontrolu nad stavem smluv, dohledatelnost změn, přístup k bezpečně archivovaným dokumentům a lepší řízení smluvních procesů.
Vyšší transparentnost, lepší compliance a profesionální správa smluv.
Proč řešit smlouvy v ELO
- Řízená tvorba, evidence a schvalování smluv
- Automatizované workflow a jasná pravidla procesu
- Kompletní historie verzí a změn
- Napojení na elektronické podpisy
- Automatická kontrola podpisů dle eIDAS
- Bezpečný a důvěryhodný archiv smluv
- Anonymizace citlivých údajů před zveřejněním
- Řízený přístup pouze pro oprávněné uživatele
Chcete mít smlouvy pod kontrolou od návrhu po archiv?
Pomůžeme vám nastavit elektronickou správu smluv tak, aby odpovídala vašim interním pravidlům, schvalovacím procesům i požadavkům na bezpečnost a compliance.
Připravíme řešení, které propojí tvorbu smluv, workflow, podpisy, anonymizaci i archivaci do jednoho funkčního celku.
ELO Digital Office – bezpečná a přehledná správa smluv v každé fázi jejich životního cyklu.
Jedno místo pro tvorbu, schválení, podpis i archivaci smluv
ELO zajišťuje, aby smlouvy byly centrálně evidované, správně verzované, bezpečně podepisované a dlouhodobě archivované.
Výsledkem je vyšší pořádek v dokumentaci, lepší dohledatelnost a spolehlivý základ pro moderní smluvní agendu napříč celou organizací.
