Elektronická správa a schvalování smluv
řízená tvorba, správa, evidence a archivace
Elektronická správa smluv je po fakturách a objednávkách třetí nejčastěji požadovanou agendou, které jsou v rámci DMS ELO implementovány. Digitalizace smluv představuje správu a sledování všech typů smluv po celou dobu jejich životnosti na jednom centrálním místě. EXON nabízí možnost nastavit procesy pro smlouvy individuálně na míru nebo je možné využít modulární řešení digitální kanceláře Exonis.
Obecné funkcionality správy smluv
Workflow smluv
Automatizované pracovní postupy, které do práce se smlouvami dodávají řád a pořádek. Worklow je obecně využíváno pro schvalování smluv a předání dál ve schvalovacím kolečku. Jednotliví uživatelé v rámci wokflow připomínkují smlouvy, vytvářejí nové verze, přidávají poznámky, předávají dále ke schvalování. Workflow definuje cestu, kterou se smlouva bude ubírat. Zároveň zaručuje uložení všech verzí v průběhu spolupráce nad daným dokumentem. Vždy je možné se k jakékoliv verzi smlouvy vrátit. V rámci řešení EXONIS je předpřipraveno až 5 schvalovacích úrovní. Řešení na míru nabízí neomezené možnosti jakkoli složitých schvalovacích procesů.
Elektronické podpisy
Propojení s elektronickými podpisy je dnes již běžnou záležitostí. ELO ECM lze propojit např. s webovou aplikací DocuSign. Přesměrování do webové aplikace probíhá pouhým kliknutím. Na pozadí může probíhat automatická kontrola příchozích dokumentů, které by měly být opatřeny platným elektronickým podpisem. Více o kontrole elektronických podpisů dle eIDAS.
Archivace
Všechny smlouvy jsou bezpečně uloženy v jednom centrálním archivu. Ve strukturovaném stromovém archivu jsou přehledně uloženy. Dokumenty jsou přístupné pro ty, kteří k nim mají oprávnění. Více informací o důvěryhodném archivu.
Anonymizace
V rámci anonymizace jsou začerněny ("vypáleny") citlivé údaje obsažené v dokumentech. Následně mohou být smlouvy odeslány automaticky do registru smluv. Více o anonymizaci smluv.
Správa smluv ve významných institucích
Jak to funguje v praxi? Elektronickou správu smluv jsme řešili např. ve společnosti ŠKODA AUTO, viz. níže. Více referenčních projektů naleznete v sekci reference.
DMS ELO funkcionality
ELO podporuje práci s elektronickými podpisy, časovými razítky a pečetěmi. ELO se tak může stát zcela důvěryhodným archivem pro vaše dokumenty. ELO podporuje např. datové schránky či přímou konverzi dokumentů do PDF/A. Základem celého řešení je ELO ECM Suite.
Kontaktní formulář
Zajímáte se o digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.