► Správa smluv s DMS/ECM ELO

Elektronická správa a schvalování smluv
řízená tvorba, správa, evidence a archivace

Elektronická správa smluv je po fakturách a objednávkách třetí nejčastěji požadovanou agendou, které jsou v rámci DMS ELO implementovány. Digitalizace smluv představuje správu a sledování všech typů smluv po celou dobu jejich životnosti na jednom centrálním místě.

Obecné funkcionality správy smluv

Workflow smluv

Automatizované pracovní postupy, které do práce se smlouvami dodávají řád a pořádek. Worklow je obecně využíváno pro schvalování smluv a předání dál ve schvalovacím kolečku. Jednotliví uživatelé v rámci wokflow připomínkují smlouvy, vytvářejí nové verze, přidávají poznámky, předávají dále ke schvalování. Workflow definuje cestu, kterou se smlouva bude ubírat. Zároveň zaručuje uložení všech verzí v průběhu spolupráce nad daným dokumentem. Vždy je možné se k jakékoliv verzi smlouvy vrátit.

Elektronické podpisy

Propojení s elektronickými podpisy je dnes již běžnou záležitostí. ELO ECM lze propojit např. s webovou aplikací DocuSign. Přesměrování do webové aplikace probíhá pouhým kliknutím. Na pozadí může probíhat automatická kontrola příchozích dokumentů, které by měly být opatřeny platným elektronickým podpisem. Více o kontrole elektronických podpisů dle eIDAS.

Archivace

Všechny smlouvy jsou bezpečně uloženy v jednom centrálním archivu. Ve strukturovaném stromovém archivu jsou přehledně uloženy. Dokumenty jsou přístupné pro ty, kteří k nim mají oprávnění. Více informací o důvěryhodném archivu.

Anonymizace

V rámci anonymizace jsou začerněny ("vypáleny") citlivé údaje obsažené v dokumentech. Následně mohou být smlouvy odeslány automaticky do registru smluv. Více o anonymizaci smluv.

---

Správa smluv ve významných institucích

Jak to funguje v praxi? Elektronickou správu smluv jsme řešili např. ve společnosti ŠKODA AUTO, viz. níže. Více referenčních projektů naleznete v sekci reference.

Funkcionality DMS/ECM ELO

ELO podporuje práci s elektronickými podpisy, časovými razítky a pečetěmi. ELO se tak může stát zcela důvěryhodným archivem pro vaše dokumenty. ELO podporuje např. datové schránky či přímou konverzi dokumentů do PDF/A. Základem celého řešení je ELO ECM Suite.