Workflow objednávek: elektronické schvalování žádostí o objednávky
U většiny firem jsou procesy schvalování, nejen objednávek, stále v papírové formě. Pojďme se v krátkosti podívat na typický příklad, jakým způsobem lze schvalovat žádosti o objednávky elektronicky. Prostředí, ve kterém probíhá elektronická správa a automatizace tvorby objednávek. Například tak, jak objednávky vytvářejí naši zákazníci.
 Objednávky z pohledu digitalizace
Proces elektronického schvalování objednávek zpravidla začíná samotnou žádostí o objednávku. Žadatel vyplní potřebná metadata formuláře. Vybere dodavatele, zadá položky objednávky a ceny, způsob dodání, předpokládaný čas dodání, příslušné oddělení, případně důvod žádosti apod. Jednotlivá metadata jsou přizpůsobena tak, jak si příslušná organizace interně nastaví.

Hlídání rozpočtu
Při vyplnění žádosti může být uživatel zároveň upozorněn na aktuální stav budgetu, tedy dostupného rozpočtu (pozn. v současné době již je budget součástí agendy objednávek). Žadatel je upozorněn ve fázi, kdy vyplní požadovaná metadata, tedy před uložením objednávky (předání ke schválení dalšímu uživateli/nadřízenému).

Řízený oběh objednávek dle výše nákladů
Následně odešle ke schválení na příslušné oddělení. Můžeme k cestě přidat určité výhybky. U větších společností je typické, že žádosti, které nepřevyšují určitou výši ceny (drobné nákupy), se nepředávají ke konečnému schválení finančnímu řediteli. Ten chce zpravidla schvalovat nákladnější nákupy. Ostatní dostane tzv. na vědomí, že je společnost nakupuje, ale nemusíme čekat, než nám finanční ředitel schválí nákup např. klávesnice. Podobně můžeme nastavit rovněž u přijatých faktur. Tyto cesty lze nastavit buď samostatně v administraci v rámci digitální kanceláře Exonis nebo nastavujeme na míru dle analýzy.
Pokud je žádost schválena, je nakonec doručena na oddělení nákupu.
Jaké výhody přináší elektronické schvalování objednávek?
 Exonis: software pro elektronickou správu objednávek

Interní objednávky jednoduše a přehledně
Elektronický proces tvorby objednávek se schvalovacími procesy "workflow" je součástí standardizovaných řešení Exonis. Jsou jednoduchá, přehledná a uživatelsky opravdu velice přívětivá. Ukázka a více screenů z uživatelského prostředí naleznete na produktové stránce.
Více o Exonis: agenda objednávky