Workflow objednávek: elektronické schvalování žádostí o objednávky
U většiny firem jsou procesy schvalování, nejen objednávek, stále v papírové formě. Pojďme se v krátkosti podívat na typický příklad, jakým způsobem lze schvalovat žádosti o objednávky elektronicky. Prostředí, ve kterém probíhá elektronická správa a automatizace tvorby objednávek. Například tak, jak objednávky vytvářejí naši zákazníci.
Objednávky z pohledu digitalizace
Proces elektronického schvalování objednávek zpravidla začíná samotnou žádostí o objednávku. Žadatel vyplní potřebná metadata formuláře. Vybere dodavatele, zadá položky objednávky a ceny, způsob dodání, předpokládaný čas dodání, příslušné oddělení, případně důvod žádosti apod. Jednotlivá metadata jsou přizpůsobena tak, jak si příslušná organizace interně nastaví.
Řízený oběh objednávek dle výše nákladů
Následně odešle ke schválení na příslušné oddělení. Můžeme k cestě přidat určité výhybky. U větších společností je typické, že žádosti, které nepřevyšují určitou výši ceny (drobné nákupy), se nepředávají ke konečnému schválení finančnímu řediteli. Ten chce zpravidla schvalovat nákladnější nákupy. Ostatní dostane tzv. na vědomí, že je společnost nakupuje, ale nemusíme čekat, než nám finanční ředitel schválí nákup např. klávesnice. Podobně můžeme nastavit rovněž u přijatých faktur.
Pokud je žádost schválena, je nakonec doručena na oddělení nákupu.
Jaké výhody přináší elektronické schvalování objednávek?
Rychlost a jednotnost
Žádost případně jakýkoliv dokument ve workflow se vždy a okamžitě dostane ke správnému člověku. Získáme tím jednotný ucelený elektronický proces schvalování objednávek. Součástí je samozřejmě propojení na ostatní dokumenty, jako jsou faktury či smlouvy a jiné související dokumenty.Automatické přesunutí úkolu
Pokud další uživatel v procesu neschválí úkol v určitém termínu (můžeme nastavit, do jaké doby se musí vyjádřit), existuje tzv. eskalace. Znamená, že úkol je automaticky přiřazen na dalšího uživatele ve workflow, kterým je zpravidla jeho nadřízený. Zajistíme tímto dodržení termínu. Nebo naopak, pokud se nám žádost někde zasekne, víme, u kterého uživatele se aktuálně nachází a můžeme jej osobně upozornit.Přehlednost a jednoduchost
Veškeré objednávky jsou evidované v přehledném elektronickém archivu. Možné je filtrovat dle jednotlivých oddělení apod. Součástí je i tzv. Analytics, což jsou reporty a statistiky v přehledných grafech o stavu objednávek ve společnosti, dle jednotlivých oddělení či dle informace o čerpání navržených rozpočtů. Zároveň je zaznamenán celý životní cyklus objednávek a uchovávají se veškeré záznamy (tzv. logování).
Autor článku: Petr Polanský
Mohlo by se vás také zajímat
Jak probíhá workflow u smluv?
Smlouvy jsou základem každé společnosti. Jak na elektronické schvalování smluv?
Jak probíhá workflow u faktur?
Digitalizace zpravidla začíná u přijatých faktur. Proč elektronicky schvalovat faktury?
Více článků od společnosti EXON
Ukážeme uživatelské prostředí ELO, představíme užitečné funkcionality pro práci s dokumenty a informacemi, nástroje spolupráce, workflow a mobilní aplikaci.
Více o webináři a registrace zdarma.
Faktury patří k nejčastěji vytěžovaným typům dokumentů. Digitalizace faktur přináší transparentní proces zpracování spolu s výrazným zkrácením doby celého procesu.
5 TOP důvodů, proč o vytěžování faktur uvažovat.
Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Naše zkušenosti, se kterými jsme se v minulosti setkali; rady, tipy a naše know-how, které může pomoci v digitalizaci Vaší společnosti. Více v článku.
