Workflow objednávek: elektronické schvalování žádostí o objednávky

Většina firem stále používá papírové procesy pro schvalování objednávek. Elektronické schvalování umožňuje automatizovat tyto procesy a zajistit rychlejší a přehlednější oběh dokumentů. Tento článek popisuje typický proces elektronického schvalování žádostí o objednávky, například tak, jak jej využívají zákazníci společnosti EXON.

Objednávky z pohledu digitalizace

Proces elektronického schvalování začíná samotnou žádostí o objednávku. Žadatel vyplní potřebná metadata formuláře, vybere dodavatele, zadá položky objednávky a ceny, způsob dodání, předpokládaný termín, příslušné oddělení a případně důvod žádosti. Metadata se přizpůsobují podle interních nastavení organizace.

Uživatelské prostředí: formulář žádosti o objednávku v prostředí DMS/ECM ELO.

Po schválení je žádost doručena na oddělení nákupu.

Řízený oběh objednávek dle výše nákladů

Žádost je následně odeslána ke schválení příslušnému oddělení. U větších společností se typicky nastavují výjimky – žádosti nepřevyšující určitou částku (např. drobné nákupy) se nepředávají k finálnímu schválení finančnímu řediteli. Ten schvaluje pouze nákladnější položky, zatímco ostatní se evidují pro informaci. Stejný princip lze uplatnit i u přijatých faktur.

Jaké výhody přináší elektronické schvalování objednávek?

Rychlost a jednotnost

Každý dokument ve workflow se vždy okamžitě dostane ke správnému uživateli. Tím vzniká jednotný elektronický proces schvalování objednávek. Součástí je propojení na související dokumenty, například faktury nebo smlouvy.

Automatické přesunutí úkolu

Pokud uživatel v procesu neschválí úkol v nastaveném termínu, aktivuje se tzv. eskalace – úkol je automaticky přiřazen dalšímu uživateli (např. nadřízenému). Proces tak vždy dodržuje termíny. V případě zdržení lze snadno zjistit, kde se žádost nachází, a uživatele upozornit.

Přehlednost a jednoduchost

Veškeré objednávky jsou evidovány v přehledném elektronickém archivu. Lze filtrovat podle oddělení a generovat reporty či statistiky o stavu objednávek, využití rozpočtů a dalších ukazatelích. Zaznamenává se celý životní cyklus objednávek a všechny záznamy jsou uchovávány (tzv. logování).