Workflow objednávek: elektronické schvalování žádostí o objednávky

U většiny firem jsou procesy schvalování, nejen objednávek, stále v papírové formě. Pojďme se v krátkosti podívat na typický příklad, jakým způsobem lze schvalovat žádosti o objednávky elektronicky. Prostředí, ve kterém probíhá elektronická správa a automatizace tvorby objednávek. Například tak, jak objednávky vytvářejí naši zákazníci.

 

Objednávky z pohledu digitalizace

Proces elektronického schvalování objednávek zpravidla začíná samotnou žádostí o objednávku. Žadatel vyplní potřebná metadata formuláře. Vybere dodavatele, zadá položky objednávky a ceny, způsob dodání, předpokládaný čas dodání, příslušné oddělení, případně důvod žádosti apod. Jednotlivá metadata jsou přizpůsobena tak, jak si příslušná organizace interně nastaví.

Hlídání rozpočtu

Při vyplnění žádosti může být uživatel zároveň upozorněn na aktuální stav budgetu, tedy dostupného rozpočtu (pozn. v současné době již je budget součástí agendy objednávek). Žadatel je upozorněn ve fázi, kdy vyplní požadovaná metadata, tedy před uložením objednávky (předání ke schválení dalšímu uživateli/nadřízenému).

Řízený oběh objednávek dle výše nákladů

Následně odešle ke schválení na příslušné oddělení. Můžeme k cestě přidat určité výhybky. U větších společností je typické, že žádosti, které nepřevyšují určitou výši ceny (drobné nákupy), se nepředávají ke konečnému schválení finančnímu řediteli. Ten chce zpravidla schvalovat nákladnější nákupy. Ostatní dostane tzv. na vědomí, že je společnost nakupuje, ale nemusíme čekat, než nám finanční ředitel schválí nákup např. klávesnice. Podobně můžeme nastavit rovněž u přijatých faktur. Tyto cesty lze nastavit buď samostatně v administraci v rámci digitální kanceláře Exonis nebo nastavujeme na míru dle analýzy.

Pokud je žádost schválena, je nakonec doručena na oddělení nákupu.

---

Jaké výhody přináší elektronické schvalování objednávek?

 

• Rychlost a jednotnost

Žádost případně jakýkoliv dokument ve workflow se vždy a okamžitě dostane ke správnému člověku. Získáme tím jednotný ucelený elektronický proces schvalování objednávek. Součástí je samozřejmě propojení na ostatní dokumenty, jako jsou faktury či smlouvy a jiné související dokumenty.

• Automatické přesunutí úkolu

Pokud další uživatel v procesu neschválí úkol v určitém termínu (můžeme nastavit, do jaké doby se musí vyjádřit), existuje tzv. eskalace. Znamená, že úkol je automaticky přiřazen na dalšího uživatele ve workflow, kterým je zpravidla jeho nadřízený. Zajistíme tímto dodržení termínu. Nebo naopak, pokud se nám žádost někde zasekne, víme, u kterého uživatele se aktuálně nachází a můžeme jej osobně upozornit.

• Přehlednost a jednoduchost

Veškeré objednávky jsou evidované v přehledném elektronickém archivu. Možné je filtrovat dle jednotlivých oddělení apod. Součástí je i tzv. Analytics, což jsou reporty a statistiky v přehledných grafech o stavu objednávek ve společnosti, dle jednotlivých oddělení či dle informace o čerpání navržených rozpočtů. Zároveň je zaznamenán celý životní cyklus objednávek a uchovávají se veškeré záznamy (tzv. logování).



Autor článku: Petr Polanský

---

 

Mohlo by se vás také zajímat



Jak probíhá workflow u smluv?

Smlouvy jsou základem každé společnosti. Jak na elektronické schvalování, spolupráci a tvorbu smluv?



Jak probíhá workflow u faktur?

Digitalizace zpravidla začíná u přijatých faktur. Proč elektronicky schvalovat faktury?



Jak úspěšně zvládnout zavedení digitalizace a workflow

Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Zkušenosti a know-how.

Více článků od společnosti EXON