fbpx Workflow objednávek: elektronické schvalování žádostí o objednávky | EXON
Článek pod názvem: "Workflow objednávek: elektronické schvalování žádostí o objednávky."

Workflow objednávek: elektronické schvalování žádostí o objednávky

U většiny firem jsou procesy schvalování, nejen objednávek, stále v papírové formě. Pojďme se v krátkosti podívat na typický příklad, jakým způsobem lze schvalovat žádosti o objednávky elektronicky. Například tak, jak objednávky vytvářejí naši zákazníci.

 

Objednávky z pohledu digitalizace

Proces elektronického schvalování objednávek zpravidla začíná samotnou žádostí o objednávku. Žadatel vyplní potřebná metadata formuláře. Vybere dodavatele, zadá položky objednávky a ceny, způsob dodání, předpokládaný čas dodání, příslušné oddělení, případně důvod žádosti apod. Jednotlivá metadata jsou přizpůsobena tak, jak si příslušná organizace interně nastaví.

Uživatelské prostředí - formulář žádosti o objednávku vydanou v prostředí DMS/ECM systému Exonis od společnosti EXON.

Hlídání rozpočtu

Při vyplnění žádosti může být uživatel zároveň upozorněn na aktuální stav budgetu, tedy dostupného rozpočtu (pozn. v současné době již je budget součástí agendy objednávek). Žadatel je upozorněn ve fázi, kdy vyplní požadovaná metadata, tedy před uložením objednávky (předání ke schválení dalšímu uživateli/nadřízenému).

Uživatelské prostředí DMS/ECM systému Exonis od společnosti EXON - informace o aktuálním stavu budgetu (rozpočtu) v sekci objednávek.

Řízený oběh objednávek dle výše nákladů

Následně odešle ke schválení na příslušné oddělení. Můžeme k cestě přidat určité výhybky. U větších společností je typické, že žádosti, které nepřevyšují určitou výši ceny (drobné nákupy), se nepředávají ke konečnému schválení finančnímu řediteli. Ten chce zpravidla schvalovat nákladnější nákupy. Ostatní dostane tzv. na vědomí, že je společnost nakupuje, ale nemusíme čekat, než nám finanční ředitel schválí nákup např. klávesnice. Podobně můžeme nastavit rovněž u přijatých faktur. Tyto cesty lze nastavit buď samostatně v administraci v rámci digitální kanceláře Exonis nebo nastavujeme na míru dle analýzy.

Uživatelské prostředí DMS/ECM systému Exonis od společnosti EXON - schválení objednávky.

Pokud je žádost schválena, je nakonec doručena na oddělení nákupu.


Jaké výhody přináší elektronické schvalování objednávek?

 
  • Rychlost a jednotnost

  • Žádost případně jakýkoliv dokument ve workflow se vždy a okamžitě dostane ke správnému člověku. Získáme tím jednotný ucelený elektronický proces schvalování objednávek. Součástí je samozřejmě propojení na ostatní dokumenty, jako jsou faktury či smlouvy a jiné související dokumenty.

  • Automatické přesunutí úkolu

  • Pokud další uživatel v procesu neschválí úkol v určitém termínu (můžeme nastavit, do jaké doby se musí vyjádřit), existuje tzv. eskalace. Znamená, že úkol je automaticky přiřazen na dalšího uživatele ve workflow, kterým je zpravidla jeho nadřízený. Zajistíme tímto dodržení termínu. Nebo naopak, pokud se nám žádost někde zasekne, víme, u kterého uživatele se aktuálně nachází a můžeme jej osobně upozornit.

  • Přehlednost a jednoduchost

  • Veškeré objednávky jsou evidované v přehledném elektronickém archivu. Možné je filtrovat dle jednotlivých oddělení apod. Součástí je i tzv. Analytics, což jsou reporty a statistiky v přehledných grafech o stavu objednávek ve společnosti, dle jednotlivých oddělení či dle informace o čerpání navržených rozpočtů. Zároveň je zaznamenán celý životní cyklus objednávek a uchovávají se veškeré záznamy (tzv. logování).

    Uživatelské prostředí DMS/ECM systému Exonis od společnosti EXON - reporty a statistiky agendy objednávek.


 

Více článků od společnosti EXON

Exonis: software pro elektronickou správu objednávek

Elektronická správa a schvalování objednávek v prostředí digitální kanceláře Exonis.

Interní objednávky jednoduše a přehledně

Elektronický proces tvorby objednávek se schvalovacími procesy "workflow" je součástí standardizovaných řešení Exonis. Jsou jednoduchá, přehledná a uživatelsky opravdu velice přívětivá. Ukázka a více screenů z uživatelského prostředí naleznete na produktové stránce.

Více o Exonis: agenda objednávky
 

Pro více informací nás kontaktujte