Správa datových schránek v DMS/ECM
Datové schránky fungují jako běžné emailové schránky, ale se zabezpečením, které zajišťuje důvěryhodné doručení zpráv. Schránky slouží především ke komunikaci s orgány veřejné moci. Datová zpráva má stejnou hodnotu jako doporučený dopis. Zprávy se po 90 dnech mažou, je možné zakoupit datový trezor, který tuto lhůtu prodlouží.
Existují i uživatelé, kteří mají ze zákona povinnost mít datovou schránku. Jsou to například znalci, advokáti, tlumočníci, orgány veřejné moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku.
Rozšířenost datových schránek
V České republice se díky novým povinnostem zřízení datových schránek očekává od ledna 2023 zvýšení počtu datových schránek na téměř 3,9 milionu.
Vlastnosti datových schránek
- Ušetření na poštovném – komunikace s úřady pomocí datových zpráv je zdarma
- Bez omezení úřední dobou a vzdáleností
- Datová zpráva má stejnou hodnotu jako doporučený dopis
- Rychlejší komunikace – úřady považují zprávu za přijatou okamžikem dodání do datové schránky
- Obdržení většiny úředních písemností datovou schránkou
- Lepší důkazní prostředek oproti podacímu lístku, jelikož zde není uveden obsah písemnosti
- Doručené i odeslané zprávy se uchovávají po dobu 90 dnů
- Podávání všech povinných přiznání pomocí datové schránky
- Výpisy z rejstříků a registrů do schránky jsou oproti papírovým zdarma
- Možnost dostávat zprávy i od soukromoprávních subjektů (banky a pojišťovny)
- Možnost zasílat zprávy i soukromoprávním subjektům (zpoplatněno)
Výhody správy datových schránek v systému DMS/ECM
DMS/ECM systémy umožňují ještě efektivnější využití datových schránek. Systém ELO automaticky stáhne příchozí dokument z datové schránky a upozorní na něj. Systémy DMS/ECM také automatizují i odeslání pošty přes datovou schránku. Kombinace DMS systémů a datových schránek také umožňuje uchovávat zprávy déle než 90 dní, které nabízí samostatná datová schránka. Zprávy zůstávají trvale v systému ELO nebo je možné jim nastavit libovolnou lhůtu, po které se budou mazat.
Došlá pošta se automaticky stáhne a zařadí do příslušné složky pod přijatou korespondenci z datových schránek, příslušný rok, měsíc a den. Na danou zprávu je možné ze systému ELO rovnou odpovědět. Při odeslání se zobrazí formulář pro výběr příjemce, který je online navázaný na server datových schránek.
Více o elektronické správě datových schránek.
https://newsgate.cz/nejctenejsi/od-ledna-se-zvysi-pocet-datovych-schranek-na-39-milionu/
Autor článku: Petr Polanský
Mohlo by se vás také zajímat
K digitalizaci firem a institucí slouží DMS a ECM systémy..
Co jsou to systémy DMS/ECM a jak je využít?
Jak dlouho uchovávat doklady?
Mzdové listy až 30 let. Jednoduchý přehled s délkou archivace vybraných dokladů.
Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Naše zkušenosti, se kterými jsme se v minulosti setkali; rady, tipy a naše know-how, které může pomoci v digitalizaci Vaší společnosti. Více v článku.
Digitální správu smluv využívají např. ve společnosti ŠKODA AUTO. Více o projektu.
Digitální smlouvy a automatizaci při jejich tvorbě a schvalování používají také ve společnosti SledovaniTV.cz. Více o projektu
