fbpx Datové schránky a jejich využití | EXON
Datové schránky a jejich využití. Článek společnosti EXON

Datové schránky a jejich využití

Datové schránky fungují jako běžné emailové schránky, ale se zabezpečením, které zajišťuje důvěryhodné doručení zpráv. Schránky slouží především ke komunikaci s orgány veřejné moci. Datová zpráva má stejnou hodnotu jako doporučený dopis. Zprávy se po 90 dnech mažou, je možné zakoupit datový trezor, který tuto lhůtu prodlouží.

Existují i uživatelé, kteří mají ze zákona povinnost mít datovou schránku. Jsou to například znalci, advokáti, tlumočníci, orgány veřejné moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku.


Rozšířenost datových schránek

V České republice je téměř 1,4 mil. datových schránek. Od roku 2011 přibylo téměř 1 mil. datových schránek. Datové schránky přibývají stále ve větším množství. Během roku 2021 (leden-zaří) bylo posláno okolo 92. mil. datových zpráv. Průměrně se jedná o 10 mil. datových zpráv za měsíc.


Výhody/vlastnosti datových schránek

  • Ušetření na poštovném – komunikace s úřady pomocí datových zpráv je zdarma
  • Bez omezení úřední dobou a vzdáleností
  • Datová zpráva má stejnou hodnotu jako doporučený dopis
  • Rychlejší komunikace – úřady považují zprávu za přijatou okamžikem dodání do datové schránky
  • Obdržení většiny úředních písemností datovou schránkou
  • Lepší důkazní prostředek oproti podacímu lístku, jelikož zde není uveden obsah písemnosti
  • Doručené i odeslané zprávy se uchovávají po dobu 90 dnů
  • Podávání všech povinných přiznání pomocí datové schránky
  • Výpisy z rejstříků a registrů do schránky jsou oproti papírovým zdarma
  • Možnost dostávat zprávy i od soukromoprávních subjektů (banky a pojišťovny)
  • Možnost zasílat zprávy i soukromoprávním subjektům (zpoplatněno)

Výhody kombinace datových schránek a DMS/ECM systémů

DMS/ECM systémy umožňují ještě efektivnější využití datových schránek. Systém ELO automaticky stáhne příchozí dokument z datové schránky a upozorní na něj. Systémy DMS/ECM také automatizují i odeslání pošty přes datovou schránku. Kombinace DMS systémů a datových schránek také umožňuje uchovávat zprávy déle než 90 dní, které nabízí samostatná datová schránka. Zprávy zůstávají trvale v systému ELO nebo je možné jim nastavit libovolnou lhůtu, po které se budou mazat.

Došlá pošta se automaticky stáhne a zařadí do příslušné složky pod přijatou korespondenci z datových schránek, příslušný rok, měsíc a den. Na danou zprávu je možné ze systému ELO rovnou odpovědět. Při odeslání se zobrazí formulář pro výběr příjemce, který je online navázaný na server datových schránek.
Více o elektronické správě datových schránek.


Zdroje:
https://www.datoveschranky.info/statistiky
https://www.mvcr.cz/datove-schranky.aspx
https://www.datoveschranky.info/
 

Více článků od společnosti EXON


 

Pro více informací nás kontaktujte