Výhody datových schránek v prostředí DMS/ECM systémů

Datové schránky fungují jako běžné emailové schránky, ale se zabezpečením, které zajišťuje důvěryhodné doručení zpráv. Schránky slouží především ke komunikaci s orgány veřejné moci. Datová zpráva má stejnou hodnotu jako doporučený dopis. Zprávy se po 90 dnech mažou, je možné zakoupit datový trezor, který tuto lhůtu prodlouží.

Existují i uživatelé, kteří mají ze zákona povinnost mít datovou schránku. Jsou to například znalci, advokáti, tlumočníci, orgány veřejné moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku.

Rozšířenost datových schránek

V České republice se díky novým povinnostem zřízení datových schránek očekává od ledna 2023 zvýšení počtu datových schránek na téměř 3,9 milionu.

Výhody/vlastnosti datových schránek

• Ušetření na poštovném – komunikace s úřady pomocí datových zpráv je zdarma
• Bez omezení úřední dobou a vzdáleností
• Datová zpráva má stejnou hodnotu jako doporučený dopis
• Rychlejší komunikace – úřady považují zprávu za přijatou okamžikem dodání do datové schránky
• Obdržení většiny úředních písemností datovou schránkou
• Lepší důkazní prostředek oproti podacímu lístku, jelikož zde není uveden obsah písemnosti
• Doručené i odeslané zprávy se uchovávají po dobu 90 dnů
• Podávání všech povinných přiznání pomocí datové schránky
• Výpisy z rejstříků a registrů do schránky jsou oproti papírovým zdarma
• Možnost dostávat zprávy i od soukromoprávních subjektů (banky a pojišťovny)
• Možnost zasílat zprávy i soukromoprávním subjektům (zpoplatněno)

Výhody kombinace datových schránek a DMS/ECM systémů

DMS/ECM systémy umožňují ještě efektivnější využití datových schránek. Systém ELO automaticky stáhne příchozí dokument z datové schránky a upozorní na něj. Systémy DMS/ECM také automatizují i odeslání pošty přes datovou schránku. Kombinace DMS systémů a datových schránek také umožňuje uchovávat zprávy déle než 90 dní, které nabízí samostatná datová schránka. Zprávy zůstávají trvale v systému ELO nebo je možné jim nastavit libovolnou lhůtu, po které se budou mazat.

Došlá pošta se automaticky stáhne a zařadí do příslušné složky pod přijatou korespondenci z datových schránek, příslušný rok, měsíc a den. Na danou zprávu je možné ze systému ELO rovnou odpovědět. Při odeslání se zobrazí formulář pro výběr příjemce, který je online navázaný na server datových schránek.
Více o elektronické správě datových schránek.

"Správa datových schránek pro Provident Financial s.r.o."

Více o datových zprávách v DMS/ECM.