Správa datových schránek v DMS/ECM

Datové schránky fungují jako běžné emailové schránky, ale se zabezpečením, které zajišťuje důvěryhodné doručení zpráv. Schránky slouží především ke komunikaci s orgány veřejné moci. Datová zpráva má stejnou hodnotu jako doporučený dopis. Zprávy se po 90 dnech mažou, je možné zakoupit datový trezor, který tuto lhůtu prodlouží.

Datové schránky a jejich správa v systému DMS/ECM

Existují i uživatelé, kteří mají ze zákona povinnost mít datovou schránku. Jsou to například znalci, advokáti, tlumočníci, orgány veřejné moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku.

Rozšířenost datových schránek

V České republice se díky novým povinnostem zřízení datových schránek očekává od ledna 2023 zvýšení počtu datových schránek na téměř 3,9 milionu.

Vlastnosti datových schránek

Datové schránky přinášejí řadu výhod pro komunikaci s úřady i dalšími institucemi:

• Ušetření na poštovném – komunikace s úřady pomocí datových zpráv je zdarma
• Bez omezení úřední dobou a vzdáleností
• Datová zpráva má stejnou hodnotu jako doporučený dopis
• Rychlejší komunikace – úřady považují zprávu za přijatou okamžikem dodání do datové schránky
• Obdržení většiny úředních písemností datovou schránkou
• Lepší důkazní prostředek oproti podacímu lístku, jelikož zde není uveden obsah písemnosti
• Doručené i odeslané zprávy se uchovávají po dobu 90 dnů
• Podávání všech povinných přiznání pomocí datové schránky
• Výpisy z rejstříků a registrů do schránky jsou oproti papírovým zdarma
• Možnost dostávat zprávy i od soukromoprávních subjektů (banky a pojišťovny)
• Možnost zasílat zprávy i soukromoprávním subjektům (zpoplatněno)

Výhody správy datových schránek v systému DMS/ECM

DMS/ECM systémy umožňují ještě efektivnější využití datových schránek. Systém ELO automaticky stáhne příchozí dokument z datové schránky a upozorní na něj. Systémy DMS/ECM také automatizují i odeslání pošty přes datovou schránku. Kombinace DMS systémů a datových schránek také umožňuje uchovávat zprávy déle než 90 dní, které nabízí samostatná datová schránka. Zprávy zůstávají trvale v systému ELO nebo je možné jim nastavit libovolnou lhůtu, po které se budou mazat.

Došlá pošta se automaticky stáhne a zařadí do příslušné složky pod přijatou korespondenci z datových schránek, příslušný rok, měsíc a den. Na danou zprávu je možné ze systému ELO rovnou odpovědět. Při odeslání se zobrazí formulář pro výběr příjemce, který je online navázaný na server datových schránek.

Zdroje:
https://newsgate.cz/nejctenejsi/od-ledna-se-zvysi-pocet-datovych-schranek-na-39-milionu/

Autor článku: Petr Polanský