Zobrazení uživatelského rozhraní DMS/ECM systémů a digitalizace pro jednotlivá zařízení

DMS/ECM projekty na míru nebo připravená standardizovaná řešení
jednoduše / přehledně / bezpečně



 

Digitalizace není pouze o šetření papírů. Digitalizace podniku přináší značné zvýšení produktivity, zjednodušení procesů, úsporu času a nákladů. Rovněž přináší zvýšení flexibility, snadnější automatizace a integrace systémů, vyšší efektivitu a konkurenceschopnost. Zároveň společnost může pružněji reagovat na měnící se požadavky trhu a na neočekávané události, jako např. práce na home office.
DMS/ECM systémy přináší efektivní nástroje pro spolupráci, neomezený přístup k firemním informacím, automatizované schvalovací procesy (tzv. workflow management), bezpečná a důvěryhodná úložiště, práci s dokumenty v souladu s měnící se legislativou a mnoho dalšího. EXON přináší osvědčené technologie pro digitalizaci firem se silným důrazem na zabezpečení podnikových dat.


Mezitím jsme pro Vás 10 výhod DMS/ECM připravili v článku + video.


Okamžitá dostupnost, rychlé vyhledávání

Komfortní vyhledávání. Snadná integrace třetích stran, např. ERP, CRM nebo emailové a další systémy. Neomezený přístup k dokumentům.

  • Vyhledávání v celém elektronickém archivu
  • Vyhledávání dle metadat nebo fulltextově, vlastní filtry
  • Mobilní aplikace a responzivní design umožňují pracovat na cestách
  • Neomezený přístup k dokumentům, včetně schvalování
  • Více o možnostech vyhledávání v článku

Schvalujte své dokumenty díky workflow

Schvalování automatizují firemní procesy a zaručí, že dokument vždy projde přes všechny články schvalovacího řetězce. Více o workflow.

  • Vytvořte vlastní schvalovací pracovní postupy
  • Nastavte uživatelům oprávnění
  • Elektronické řízení oběhu agend na míru
  • Víceúrovňová dynamická workflow
  • Zabraňte ztrátám a mějte absolutní přehled


Faktury, smlouvy, objednávky

Mezi nejčastěji využívané agendy patří faktury, objednávky a smlouvy. Tyto agendy jsou připraveny také jako standardizovaná řešení Exonis.

Datové schránky a další agendy

Pracujte s těmi agendami, které jsou pro vás důležité. Můžete začít s jednou, dvěma a postupně plynule navazovat další. Možnosti jsou neomezené.

  • Správa personalistiky (HR dokumenty): evidence zaměstnanecké dokumentace, včetně žádostí o dovolenou, o pracovní cestu
  • Obchodní a projektová dokumentace: životní cyklus projektů
  • Správa firemní korespondence (datové schránky)
  • Účetní dokumentace: archivace všech účetních dokladů
  • A další agendy: ISO dokumentace, zdravotnická dokumentace aj.


V souladu s legislativou

Rozšiřování systému o funkce, které měnící se legislativa vyžaduje, např. anonymizace, eiDAS, datové schránky.

  • Kontrola platnosti elektronických podpisů dle eIDAS
  • Časová razítka a elektronické pečetě
  • Napojení na datové schránky, automatické stahování zpráv
  • Anonymizace dokumentů: odstranění citlivých dat podléhající zákonu o Registru smluv (340/2015 Sb.), automatické zveřejnění v Informačním systému registru smluv
  • Skartační řízení pro elektronické dokumenty
  • Splnění požadavků GDPR dle auditu

Elektronický archiv

  • Všechna data jsou bezpečně archivována
  • Dokumenty jsou ukládány na jednom centrálním úložišti
  • Skartační řízení elektronických dokumentů. Na základě např. spisového znaku, skartační lhůty či data vyřízení dokumentu je vygenerován přehledný návrh dokumentů pro odstranění z archivu
  • ELO jako 3D archiv funguje např. v České průmyslové zdravotní pojišťovně, více o projektu v případové studii


Krátké ukázky uživatelského prostředí správy faktur, smluv a objednávek.

 

Jak vybrat a implementovat systém správy dokumentů DMS?

Řešení od společnosti EXON
jsou postavena na technologii ELO

EXON je certifikovaným partnerem společnosti ELO Digital Office, distributora a výrobce systému pro správu dokumentů a obsahu DMS/ECM ELO, německé společnosti ELO Digital Office GmbH. EXON je dodavatelem komplexních řešení digitální správy a archivace dokumentů postavených na platformě systému ELO. Více informací o technologii ELO a společnosti ELO Digital.

Logo pro obchodního a technického partnera společnosti ELO Digital Office


Co je to DMS/ECM v 1 minutě


 

Zůstaňte s námi v kontaktu