5 výhod digitální archivace

Archivace je zásadní pro informační management a poskytuje společnosti lepší kontrolu nad informacemi. Digitální archivace by v současné době měla být klíčovou součástí každého podnikání. Díky archivaci je jednodušší dokumenty najít a chránit je a udržovat po celou dobu jejich životního cyklu.
Archiv je živý záznam minulosti. Vyskytují se v něm důkazy a vysvětlení minulých a současných činů. Data, která jsou starší, ale pro společnost stále důležitá, nebo musí být uchována pro budoucí použití nebo dodržování předpisů, lze označit jako archivovaná data.

Co je archivace?

Podle definice je archivace proces ukládání neaktivních informací v jakémkoli formátu, které již pravidelně nepoužíváme k dlouhodobému uchovávání. Informace, které se archivují, mohou, ale nemusí být, v budoucnu znovu použity. Archivace zajišťuje, že jsou všechna data přístupná, bezpečně uložená a kontrolovaná.
V dnešní době se zabývá značným objemem dat každá společnost a je pravděpodobné, že tvorba dat bude nadále růst. A to je důvod, proč je archivace tak důležitá. Archivace je nejen vyžadována standardy a předpisy, ale může být prospěšná při obnově po nehodě či katastrofě. V předpisech je stanoveno, kdy a jak dlouho by měly být informace uchovávány před tím, než budou zničeny.

Proč je archivace tak důležitá?

Data se mohou zničit nebo poškodit, ať už úmyslně, náhodně nebo v důsledku přírodní katastrofy.
S růstem společnosti roste i množství dat, která se musí spravovat a monitorovat. Pro organizace, které nikdy neimplementovaly archivační systém, může být správa těchto dat relativně náročná. Udržovat data stále k dispozici stojí mnoho zdrojů, jako jsou například úložiště či pracovní síla.

Výhody elektronické archivace

Podniky mohou implementací vhodné digitální archivace získat následující výhody:

Zabraňuje ztrátě dat

Ztráta důležitých dokumentů může mít pro společnost nedozírné důsledky. Proto je důležité, aby informace organizace byly uloženy v centralizovaném a zabezpečeném digitálním úložišti.

Snižuje provozní náklady

Se ztrátou dokumentů může dojít k prostojům ve firmě. Archivace dat snižuje náklady na úložiště (archiv), jejichž správa je ve většině případů drahá.

Vylepšuje zabezpečení

Použití digitálního systému ke správě dokumentů umožňuje definovat přesná oprávnění jednotlivým zaměstnancům v celé organizaci. Definuje se tak, jaká data může který uživatel vidět (číst, upravovat apod.)

Dodržuje právní předpisy

Archivace je nutná také ze zákonných důvodů. Mnoho organizací neúmyslně ničí záznamy, které musí ze zákona uchovávat, za což hrozí sankce a pokuty. Aby se společnost tomuto vyhnula, musí dodržovat předpisy a standardy a k tomu napomáhá digitální archivace. U digitální archivace je možné nastavit u jednotlivých druhů dokumentů, jak dlouho se mají archivovat, než je systém sám automaticky odstraní.

Zjednodušuje při auditu

Audit zahrnuje kontrolu záznamů. Firma může být kdykoliv požádána o předložení konkrétních dokladů a dokumentů. Správa dokumentů umožňuje sledovat dokument od vzniku po celou dobu jeho životního cyklu, což umožňuje rychlou a přehlednou kontrolu dokumentů.
Příklad z praxe: "Řešení velmi pomáhá např. i při auditech, kdy v podstatě stačí auditora posadit k počítači a bez velkých příprav mu zpřístupnit dokumentaci, kterou vyžaduje." Více o případové studii společnosti CBRE.

"Nechci si myslet, že důležité dokumenty mám. Ale chci vědět, že je mám!"

Více o digitální archivaci + případová studie