Elektronická správa firemní korespondence
došlá pošta, datové schránky, emailové zprávy
Spravujte příchozí a odchozí firemní korespondenci efektivně díky systému pro správu firemní korespondence od společnosti EXON. Využívejte řešení, které centralizuje korespondenci, automatizuje procesy a pomáhá distribuovat zprávy příjemcům. Firemní korespondence obsahuje jednak komplexní došlou poštu (jak elektronickou, tak i fyzickou), emailové zprávy a samozřejmě v současnosti rostoucí na oblibě datové schránky (ISDS). Veškerá korespondence je tak centrálně řízena, schvalována jednotlivými uživateli a přehledně archivována v elektronickém archivu. Máte tak v přijaté korespondenci pořádek a přehled. Stejně tak řídíte korespondenci odeslanou. Součástí je např. také automatický tisk adresních štítků. Pořádek ve firemních dokumentech často začíná s příjmem pošty, ve správné klasifikaci již na začátku.
Přijetí korespondence
Zdrojem přijaté korespondence jsou papírové, emailové a datové zprávy
Papírová korespondence
Naskenování do archivu. Automatické vygenerování adresních štítků a tisk
Emailové a datové zprávy
Automatické stažení zprávy systémem
a uložení v archivu
a uložení v archivu
Workflow
Systém dle metadat automaticky rozhodne
o přidělení úkolu
o přidělení úkolu
Odeslání korespondence
Automatizace odesílání zpráv
Centralizace
Archivace bezpečně na centrálním úložišti
Co Vám centrální řízení korespondence přinese?
Eliminace chyb
Díky centrálnímu řízení je zaručeno zamezení uživatelského pochybení a ztrát elektronických zpráv během distribuce a zpracování.Centralizace
Všechna přijatá a odeslaná korespondence na jednom místě. Automaticky klasifikovaná dle cesty, kterou uživatel nastaví.Bezpečné úložiště
Osvědčená technologie ELO.Datové Schránky
Automatické stahování datových zpráv. Archivace po celou dobu (v datové schránce standardně pouze 90 dnů).Workflow
Nastavení přístupových práv. Schvalování jednotlivými uživateli. Upozornění na přijaté úkoly. Automatický proces zpracování firemní korespondence. Zajištění evidence korespondence již na vstupu. Zrychlení presu vyřízení korespondence. Řízená distribuce zpráv příslušným uživatelům a do daných složek v centrálním archivu.Logování
Všechny změny nad dokumentem jsou zaznamenány, tzv. logování. Kdo jaké úpravy provedl, kdy je provedl, zda si dokument zobrazil apod.Párování dokumentů
Možnosti napojení na další agendy (faktury, smlouvy, objednávky). Spárování dokumentů, které spolu souvisí.Automatizace
Přijímání elektronické korespondence je plně automatizované. Datové zprávy jsou automaticky stahovány v požadovaný čas. Proces odeslání korespondence je centrálně řízený. Zvýšení bezpečnosti dokumentů (přístupová práva), zvýšení efektivity zpracování pošty, zrychlení celého procesu vyřízení korespondence.
Ukázka správy korespondence
Pro více informací nás kontaktujte
Řešení od společnosti EXON je postaveno na technologii ELO
