Elektronická správa firemní korespondence
došlá pošta, datové schránky, emailové zprávy

 

Spravujte příchozí a odchozí firemní korespondenci efektivně díky systému pro správu firemní korespondence od společnosti EXON. Využívejte řešení, které centralizuje korespondenci, automatizuje procesy a pomáhá distribuovat zprávy příjemcům. Firemní korespondence obsahuje jednak komplexní došlou poštu (jak elektronickou, tak i fyzickou), emailové zprávy a samozřejmě v současnosti rostoucí na oblibě datové schránky (ISDS). Veškerá korespondence je tak centrálně řízena, schvalována jednotlivými uživateli a přehledně archivována v elektronickém archivu. Máte tak v přijaté korespondenci pořádek a přehled. Stejně tak řídíte korespondenci odeslanou. Součástí je např. také automatický tisk adresních štítků. Pořádek ve firemních dokumentech často začíná s příjmem pošty, ve správné klasifikaci již na začátku.

Přijetí korespondence

Zdrojem přijaté korespondence jsou papírové, emailové a datové zprávy

Papírová korespondence

Naskenování do archivu. Automatické vygenerování adresních štítků a tisk

Emailové a datové zprávy

Automatické stažení zprávy systémem
a uložení v archivu

Workflow

Systém dle metadat automaticky rozhodne
o přidělení úkolu

Odeslání korespondence

Automatizace odesílání zpráv

Centralizace

Archivace bezpečně na centrálním úložišti

Co Vám centrální řízení korespondence přinese?

  • Eliminace chyb

  • Díky centrálnímu řízení je zaručeno zamezení uživatelského pochybení a ztrát elektronických zpráv během distribuce a zpracování.

  • Centralizace

  • Všechna přijatá a odeslaná korespondence na jednom místě. Automaticky klasifikovaná dle cesty, kterou uživatel nastaví.

  • Bezpečné úložiště

  • Osvědčená technologie ELO.

  • Datové Schránky

  • Automatické stahování datových zpráv. Archivace po celou dobu (v datové schránce standardně pouze 90 dnů).

  • Workflow

  • Nastavení přístupových práv. Schvalování jednotlivými uživateli. Upozornění na přijaté úkoly. Automatický proces zpracování firemní korespondence. Zajištění evidence korespondence již na vstupu. Zrychlení presu vyřízení korespondence. Řízená distribuce zpráv příslušným uživatelům a do daných složek v centrálním archivu.

  • Logování

  • Všechny změny nad dokumentem jsou zaznamenány, tzv. logování. Kdo jaké úpravy provedl, kdy je provedl, zda si dokument zobrazil apod.

  • Párování dokumentů

  • Možnosti napojení na další agendy (faktury, smlouvy, objednávky). Spárování dokumentů, které spolu souvisí.

  • Automatizace

  • Přijímání elektronické korespondence je plně automatizované. Datové zprávy jsou automaticky stahovány v požadovaný čas. Proces odeslání korespondence je centrálně řízený. Zvýšení bezpečnosti dokumentů (přístupová práva), zvýšení efektivity zpracování pošty, zrychlení celého procesu vyřízení korespondence.

Ukázka správy korespondence


 

Pro více informací nás kontaktujte

 

Řešení od společnosti EXON je postaveno na technologii ELO

 
Logo obchodního a technologického zástupce společnosti ELO Digital Office.