Elektronická správa firemní korespondence
došlá pošta, datové schránky, emailové zprávy
Spravujte příchozí a odchozí firemní korespondenci efektivně díky systému pro správu firemní korespondence od společnosti EXON. Využívejte řešení, které centralizuje korespondenci, automatizuje procesy a pomáhá distribuovat zprávy příjemcům.
Firemní korespondence obsahuje jednak komplexní došlou poštu (jak elektronickou, tak i fyzickou), emailové zprávy a samozřejmě v současnosti rostoucí na oblibě datové schránky (ISDS). Veškerá korespondence je tak centrálně řízena, schvalována jednotlivými uživateli a přehledně archivována v elektronickém archivu.
Máte tedy v přijaté korespondenci pořádek a přehled. Stejně tak řídíte korespondenci odeslanou. Součástí je např. také automatický tisk adresních štítků. Pořádek ve firemních dokumentech často začíná s příjmem pošty, ve správné klasifikaci již na začátku. Agenda korespondence je také součástí standardizovaných řešení EXONIS.
Funkce a výhody správy firemní korespondence
Přijetí
korespondence
Papírová
korespondence
Emailové a datové
zprávy
a uložení v archivu
Workflow
automatizace
Odeslání
korespondence
Centrální
úložiště
na centrálním úložišti
Ukázka správy firemní korespondence
Eliminace chyb
Díky centrálnímu řízení je zaručeno zamezení uživatelského pochybení a ztrát elektronických zpráv během distribuce a zpracování.Centralizace
Všechna přijatá a odeslaná korespondence na jednom místě. Automaticky klasifikovaná dle cesty, kterou uživatel nastaví.Bezpečné úložiště
Osvědčená technologie ELO.Datové Schránky
Automatické stahování datových zpráv. Archivace po celou dobu (v datové schránce standardně pouze 90 dnů).Workflow
Nastavení přístupových práv. Schvalování jednotlivými uživateli. Upozornění na přijaté úkoly. Automatický proces zpracování firemní korespondence. Zajištění evidence korespondence již na vstupu. Zrychlení presu vyřízení korespondence. Řízená distribuce zpráv příslušným uživatelům a do daných složek v centrálním archivu.Logování
Všechny změny nad dokumentem jsou zaznamenány, tzv. logovány. Kdo jaké úpravy provedl, kdy je provedl, zda si dokument zobrazil apod.Párování dokumentů
Možnosti napojení na další agendy (faktury, smlouvy, objednávky). Spárování dokumentů, které spolu souvisí.Automatizace
Přijímání elektronické korespondence je plně automatizované. Datové zprávy jsou automaticky stahovány v požadovaný čas. Proces odeslání korespondence je centrálně řízený. Zvýšení bezpečnosti dokumentů (přístupová práva), zvýšení efektivity zpracování pošty, zrychlení celého procesu vyřízení korespondence.
Využití ELO pro správu datových zpráv
DMS ELO funkcionality
ELO podporuje práci s elektronickými podpisy, časovými razítky a pečetěmi. ELO se tak může stát zcela důvěryhodným archivem pro vaše dokumenty. ELO podporuje např. datové schránky či přímou konverzi dokumentů do PDF/A. Základem celého řešení je ELO ECM Suite.
Kontaktní formulář
Zajímáte se o digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.