»

Elektronická správa firemní korespondence
došlá pošta, datové schránky, emailové zprávy

Spravujte příchozí a odchozí firemní korespondenci efektivně díky systému pro správu firemní korespondence od společnosti EXON. Využívejte řešení, které centralizuje korespondenci, automatizuje procesy a pomáhá distribuovat zprávy příjemcům.

Firemní korespondence obsahuje jednak komplexní došlou poštu (jak elektronickou, tak i fyzickou), emailové zprávy a samozřejmě v současnosti rostoucí na oblibě datové schránky (ISDS). Veškerá korespondence je tak centrálně řízena, schvalována jednotlivými uživateli a přehledně archivována v elektronickém archivu.

Máte tedy v přijaté korespondenci pořádek a přehled. Stejně tak řídíte korespondenci odeslanou. Součástí je např. také automatický tisk adresních štítků. Pořádek ve firemních dokumentech často začíná s příjmem pošty, ve správné klasifikaci již na začátku. Agenda korespondence je také součástí standardizovaných řešení EXONIS.


Funkce a výhody správy firemní korespondence

Přijetí
korespondence

Zdrojem přijaté korespondence jsou papírové, emailové a datové zprávy

Papírová
korespondence

Naskenování do archivu. Automatické vygenerování adresních štítků a tisk

Emailové a datové
zprávy

Automatické stažení zprávy systémem
a uložení v archivu

Workflow
automatizace

Systém dle metadat automaticky rozhodne o přidělení úkolu

Odeslání
korespondence

Automatizace odesílání zpráv

Centrální
úložiště

Archivace bezpečně
na centrálním úložišti

Podívejte se na ukázku správy firemní korespondence


Co Vám základní balíček správy korespondence nabízí?

  • Eliminace chyb

  • Díky centrálnímu řízení je zaručeno zamezení uživatelského pochybení a ztrát elektronických zpráv během distribuce a zpracování.

  • Centralizace

  • Všechna přijatá a odeslaná korespondence na jednom místě. Automaticky klasifikovaná dle cesty, kterou uživatel nastaví.

  • Bezpečné úložiště

  • Osvědčená technologie ELO.

  • Datové Schránky

  • Automatické stahování datových zpráv. Archivace po celou dobu (v datové schránce standardně pouze 90 dnů).

  • Workflow

  • Nastavení přístupových práv. Schvalování jednotlivými uživateli. Upozornění na přijaté úkoly. Automatický proces zpracování firemní korespondence. Zajištění evidence korespondence již na vstupu. Zrychlení presu vyřízení korespondence. Řízená distribuce zpráv příslušným uživatelům a do daných složek v centrálním archivu.

  • Logování

  • Všechny změny nad dokumentem jsou zaznamenány, tzv. logování. Kdo jaké úpravy provedl, kdy je provedl, zda si dokument zobrazil apod.

  • Párování dokumentů

  • Možnosti napojení na další agendy (faktury, smlouvy, objednávky). Spárování dokumentů, které spolu souvisí.

  • Automatizace

  • Přijímání elektronické korespondence je plně automatizované. Datové zprávy jsou automaticky stahovány v požadovaný čas. Proces odeslání korespondence je centrálně řízený. Zvýšení bezpečnosti dokumentů (přístupová práva), zvýšení efektivity zpracování pošty, zrychlení celého procesu vyřízení korespondence.


Kontaktní formulář

Zajímáte se o digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.