► Správa objednávek s DMS/ECM ELO

Elektronické schvalování objednávek
tvorba žádanek a evidence

Elektronická správa objednávek doplňuje TOP 3 agendy: faktury a smlouvy, nejčastěji implementované v rámci DMS ELO. Digitalizace objednávek představuje správu a sledování všech objednávek po celou dobu jejich životnosti na jednom centrálním místě. EXON nabízí možnost nastavit procesy pro objednávky individuálně na míru nebo je možné využít modulární řešení digitální kanceláře Exonis.

Obecné funkcionality správy objednávek

Workflow objednávek

Automatizované pracovní postupy, které do práce s objednávkami dodávají řád a pořádek. Worklow je obecně využíváno pro schvalování žádostí o objednávky a předání dál ve schvalovacím kolečku. Jednotliví uživatelé v rámci wokflow se mohou vy, vytvářejí nové verze, přidávají poznámky, předávají dále ke schvalování. Workflow definuje cestu, kterou se objednávka bude ubírat. Zároveň zaručuje uložení všech verzí v průběhu spolupráce nad daným dokumentem. Vždy je možné se k jakékoliv verzi objednávky vyjádřit např. formou poznámek, komentářů ve feedu apod.. V rámci řešení EXONIS je předpřipraveno až 5 schvalovacích úrovní. Řešení na míru nabízí neomezené možnosti jakkoli složitých schvalovacích procesů.

Elektronické podpisy

ELO ECM lze propojit např. s webovou aplikací DocuSign. Přesměrování do webové aplikace probíhá pouhým kliknutím. Na pozadí může probíhat automatická kontrola příchozích dokumentů, které by měly být opatřeny platným elektronickým podpisem. Více o kontrole elektronických podpisů dle eIDAS.

Archivace

Všechny objednávky jsou bezpečně uloženy v jednom centrálním archivu. Ve strukturovaném stromovém archivu jsou přehledně uloženy. Dokumenty jsou přístupné pro ty, kteří k nim mají oprávnění. Více informací o důvěryhodném archivu.

---

Správa objednávek ve významných institucích

Jak to funguje v praxi? Elektronickou správu objednávek jsme řešili např. ve společnosti Budějovický Budvar, viz. níže. Více referenčních projektů naleznete v sekci reference.

DMS ELO funkcionality

ELO podporuje práci s elektronickými podpisy, časovými razítky a pečetěmi. ELO se tak může stát zcela důvěryhodným archivem pro vaše dokumenty. ELO podporuje např. datové schránky či přímou konverzi dokumentů do PDF/A. Základem celého řešení je ELO ECM Suite.