Nejdůležitější část projektu? Analýza a součinnost

Zpět na seznam článků Rady a Tipy z digitální kanceláře

Důležitá část implementace DMS/ECM je analýza. Článek společnosti EXON.

12 Bře

Nejdůležitější část projektu? Analýza a součinnost.

Kvalitně provedená analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celé implementace. Cílem je zmapovat současný stav firemních procesů, ať už firma nějaký systém pro elektronickou správu dokumentů využívá či nikoliv. Proces implementace řešení DMS je často záležitost i několika měsíců, v závislosti na obtížnosti řešení. Aby byl projekt dokončen včas, kvalitně a na konci zákazníkem akceptovaný, je důležité se striktně držet navrženého plánu.

„Analýza je souhrn současného stavu, návrhu řešení a „know-how“ ze strany dodavatele a požadavků ze strany zákazníka. Jedná se o několikadenní až několikatýdenní brainstorming a brainwriting. Na konci je navrženo optimální řešení.“ Rozlišujeme dva základny typy analýzy: horizontální a vertikální.

Horizontální analýza

V případě, že zákazník potřebuje zjistit pouze požadavky, které jsou pro nasazení DMS potřebné, provádí se tzv. horizontální analýza, která určuje rozsah nasazení DMS systému a optimální rozložení agend a funkcí v dané společnosti.

Vertikální analýza

Detailnější je tzv. vertikální analýza. Ta již charakterizuje agendy vyplývající z horizontální analýzy více do hloubky a opírá se o konkrétní procesy, např. přesně definované schvalovací procesy, tzv. workflow, napojení DMS na stávající systémy (např. ERP, CRM…) či optimální rozvržení spolupráce mezi uživateli.

Společnost EXON nabízí procesní analýzy a konzultace bez ohledu na to, zda si nakonec vyberete jako dodavatele DMS/ECM nás nebo ne. Analýza je univerzální a lze ji použít jako podklad implementace DMS/ECM u jakéhokoliv dodavatele. Více o dokončených implementacích včetně analýz na referencích.

„Zákazníkům zdůrazňujeme důležitost tohoto dokumentu, od kterého se odvíjí celý proces implementace. Až na základě akceptace analýzy zákazníkem je možné v implementaci pokračovat. Pouze kvalitní a důkladně provedená analýza zaručí bezproblémovou implementaci řešení."

Na papíře v deskách ukázka DMS/ECM analýzy u konkrétního zákazníka. Ukázka procesu schvalování datových zpráv.

Součinnost při analýze. Čím více hlav, tím více know-how.

Zároveň, v zájmu co nejplynulejšího nasazení DMS, je velmi důležitou součástí implementace existence klíčového člověka na straně zákazníka, který se celé analýzy zúčastní a podílí se na jejím navržení. Jde o osobu, která bude mít celý projekt na starosti. Součinnost klíčového člověka na straně zákazníka celý proces podstatně ulehčí.

Autor článku: Petr Polanský společně s kolegy ze společnosti EXON s.r.o.