Nejdůležitější část DMS/ECM projektu? Analýza a součinnost.

Kvalitní analýza je základem úspěšné implementace DMS/ECM . Cílem je zmapovat současný stav procesů, definovat požadavky firmy a navrhnout optimální řešení, a to i v případech, kdy firma dosud žádný systém pro elektronickou správu dokumentů nepoužívá. Proces implementace může trvat několik měsíců, proto je důležité držet se přesného plánu.

Co je analýza?

Analýza zahrnuje souhrn současného stavu, návrh řešení a zkušenosti dodavatele spojené s požadavky zákazníka. Probíhá formou brainstormingů a brainwritingu, typicky několik dní až týdnů. Na konci je vypracován optimální návrh řešení.

Dva typy analýzy

• Horizontální analýza

  Slouží k zjištění základních požadavků pro nasazení DMS . Určuje rozsah implementace a optimální rozložení agend a funkcí v celé společnosti.

• Vertikální analýza

  Detailnější typ analýzy, který zkoumá jednotlivé agendy do hloubky. Zahrnuje definici schvalovacích procesů (workflow), napojení na stávající systémy (např. ERP, CRM) a optimální spolupráci mezi uživateli.

Součinnost při analýze

Pro hladký průběh implementace je zásadní aktivní zapojení klíčového člověka na straně zákazníka, který bude projekt koordinovat a podílet se na tvorbě analýzy. Jeho účast výrazně zjednodušuje celý proces a zvyšuje kvalitu výsledného návrhu.

Společnost EXON nabízí procesní analýzy a konzultace bez ohledu na volbu dodavatele. Analýza je univerzální a může sloužit jako podklad pro implementaci DMS/ECM u libovolného systému.

Pouze kvalitně provedená a zákazníkem akceptovaná analýza zaručí bezproblémovou implementaci DMS/ECM.