Nejdůležitější část projektu? Analýza a součinnost.

Kvalitně provedená analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celé implementace. Cílem je zmapovat současný stav firemních procesů, ať už firma nějaký systém pro elektronickou správu dokumentů využívá či nikoliv. Proces implementace řešení DMS je často záležitost i několika měsíců, v závislosti na obtížnosti řešení. Aby byl projekt dokončen včas, kvalitně a na konci zákazníkem akceptovaný, je důležité se striktně držet navrženého plánu.

 

Rozlišujeme 2 typy analýzy správy dokumentů DMS/ECM

„Analýza je souhrn současného stavu, návrhu řešení „know-how“ ze strany dodavatele a požadavků ze strany zákazníka. Jedná se o několikadenní až týdenní brainstorming a brainwriting. Na konci je navrženo optimální řešení.“

Rozlišujeme dva základny typy analýzy: horizontální a vertikální. V případě, že zákazník potřebuje zjistit pouze požadavky, které jsou pro nasazení DMS potřebné, provádí se tzv. horizontální analýza, která určuje rozsah nasazení DMS systému a optimální rozložení agend a funkcí v dané společnosti. Detailnější je tzv. vertikální analýza. Ta již charakterizuje agendy vyplývající z horizontální analýzy více do hloubky a opírá se o konkrétní procesy, např. přesně definované schvalovací procesy, tzv. workflow, napojení DMS na stávající systémy (např. ERP, CRM…) či optimální rozvržení spolupráce mezi uživateli.

     

„Zákazníkům zdůrazňujeme důležitost tohoto dokumentu, od kterého se odvíjí celý proces implementace. Až na základě akceptace analýzy zákazníkem je možné v implementaci pokračovat. Pouze kvalitní a důkladně provedená analýza zaručí bezproblémovou implementaci řešení."

 

Součinnost při analýze. Čím víc hlav, tím víc know-how.

 

Zároveň, v zájmu co nejplynulejšího nasazení DMS, je velmi důležitou součástí implementace existence klíčového člověka na straně zákazníka, který se celé analýzy zúčastní a podílí se na jejím navržení. Jde o osobu, která bude mít celý projekt na starosti. Součinnost klíčového člověka na straně zákazníka celý proces podstatně ulehčí.

 

Článek, na kterém se podíleli zaměstnanci společnosti EXON s.r.o.