Co jsou metadata dokumentů?

Metadata dokumentu jsou informace, které popisují charakteristiky nebo vlastnosti samotného dokumentu. Poskytují kontext k obsahu dokumentu a mohou být využita k usnadnění vyhledávání, organizace a správy dokumentů.

Metadata poskytují informace o primárních datech v digitalizovaných dokumentech. Ve zkratce lze říci, že se jedná o „data o datech“. Metadata mohou obsahovat informace o různých souborech, obrázcích nebo dalších digitálních objektech.

Co jsou metadata dokumentů?

Metadata mohou například obsahovat informace o počtu stránek dokumentu, autorovi, datu vytvoření, typu souboru nebo příponě. Všechny tyto informace mohou být užitečné při další práci s dokumentem.

Metadata jsou klíčová pro efektivní správu informací a elektronických dokumentů. Pomáhají dokumenty organizovat, vyhledávat a identifikovat v rámci systému správy dokumentů a umožňují uživatelům rychle najít potřebné informace.

Ve společnosti EXON jsou metadata využívána při digitalizaci dokumentů, při implementaci DMS/ECM systémů i při práci s vytěžovacími nástroji.

Co jsou metadata?

Metadata lze rozdělit do tří základních skupin:

• popisná metadata
• strukturální metadata
• administrativní metadata

Jednotlivé druhy metadat jsou popsány níže.

Druhy metadat

Popisná metadata

Popisná metadata popisují soubory v archivu tak, aby bylo možné dokumenty snadno vyhledat. Jedná se o vlastnosti zdrojů, jako je například název dokumentu, autor, vydavatel, rok vydání, obsah nebo klíčová slova.

Tento typ metadat se často využívá například při tvorbě bibliografických databází, katalogů nebo archivních inventářů.

Strukturální metadata

Strukturální metadata popisují strukturu souborů a vztahy mezi jednotlivými dokumenty. Obsahují informace o vnitřní organizaci digitálního objektu a zajišťují logickou provázanost jednotlivých částí dokumentu.

Patří sem například informace o pořadí stránek, kapitolách dokumentu nebo rozlišení souboru. Tato metadata jsou důležitá pro správné zobrazení dokumentu.

Administrativní metadata

Administrativní metadata obsahují informace, které jsou důležité především pro správu archivů a dokumentů. Patří mezi ně například metadata archivační, technická nebo právní.

Mezi administrativní metadata patří například informace o vzniku dokumentu, jeho úpravách, přístupových právech uživatelů, použitých technologiích nebo velikosti a barevnosti souboru.

Jak vznikají metadata?

Metadata mohou vznikat několika způsoby. Většina skenovacích programů, fotoaparátů nebo digitálních zařízení automaticky vytváří metadata o vzniku obrázku či dokumentu, například datum a čas vytvoření nebo použité zařízení.

Metadata mohou vznikat také při procesu vytěžování dokumentů, kdy se z digitálních dokumentů automaticky extrahují informace a ukládají se do strukturované podoby.

Metadata lze také doplnit ručně nebo automaticky pomocí specializovaného software, například v systému ELO ECM Suite.

Zdroje: Digitization and Digital Archiving: A Practical Guide for Librarians.
Autor článku: Petr Polanský