Co jsou metadata dokumentů?
Metadata dokumentu jsou informace, které popisují charakteristiku nebo vlastnosti samotného dokumentu. Jsou to data, která poskytují kontext k obsahu dokumentu, a mohou být využita k usnadnění vyhledávání, organizaci a správě dokumentů.
Poskytují informace o primárních datech v digitalizovaných dokumentech. Ve zkratce lze řici, že se jedná o "data o datech". Metadata dokumentů jsou informace o různých souborech, o obrázcích apod.
Metadata obsahují informace například o počtu stránek, o tom, kdo a kdy soubor vytvořil, o autorovi nebo také jakou příponu soubor má. Všechny informace, které mohou být uživateli užitečné při další práci se souborem. Jsou klíčová pro efektivní správu informací a elektronických dokumentů. Pomáhají organizovat, vyhledávat a identifikovat dokumenty v rámci systému správy dokumentů a usnadňují uživatelům rychle najít potřebné informace.
V EXONu jsou metadata využívána neustále. V digitalizačním oddělení či při digitalizaci firem a institucí s DMS/ECM systémy a vytěžovacími nástroji.
Co jsou metadata?
- Druhy metadat
- Popisná metadata
- Strukturální metadata
- Administrativní metadata
- Jak metadata vznikají?
Druhy metadat
Metadata lze rozdělit do tří základních různých skupin: popisná, strukturální a administrativní metadata. Jednotlivé druhy metadat jsou níže popsány.
> Popisná metadata
Jsou ta, která popisují soubory v archivu za účelem jednoduchého nálezu. Popisná metadata představují vnitřní vlastnosti zdrojů. Jsou to především informace o názvu, autorovi, vydavateli, roku vydání, obsahu nebo také klíčová slova. Tyto metadata vznikají především při tvorbě bibliografických databází, katalogů či inventářů.
> Strukturální metadata
Strukturální metadata popisují strukturu souborů a jaké soubory mají mezi sebou vazby. Tyto metadata obsahují informace o vnitřní organizaci digitálního objektu, což slouží k logické provázanosti souborů. Patří sem informace o rozlišení a o pořadí stránek nebo kapitol. Tyto metadata jsou nutná pro správné zobrazení.
> Administrativní metadata
Obsahují informace užitečné pro archiv. Mezi administrativní metadata řadíme také metadata archivační, technická, ale také právní. Jsou to především informace o vzniku souboru, jeho úpravách, kdo má k tomuto souboru přístup, použitém softwaru i hardwaru, ale také o velikosti a barevnosti obrázku.
Jak vznikají metadata?
Většina skenovacích programů, ale také fotoaparátů, automaticky vytváří metadata o vzniku daného obrázku (datum a čas, zařízení). Metadata vznikají také v procesu vytěžení digitálního dokumentu, což je proces, ve kterém se extrahují informace a data z dokumentu v elektronické podobě.
Metadata lze přidat automaticky nebo ručně pomocí software, např. v ELO ECM Suite.
Zdroje: Digitization and Digital Archiving: A Practical Guide for Librarians.
Autor článku: Petr Polanský
Jak probíhá digitalizace dokumentů
Na videu krátce o digitalizaci.
Mohlo by se vás také zajímat
Jaké jsou výhody vytěžování přijatých faktur a proč o tom začít uvažovat? TOP 5 výhod.
Nepořizujte vlastní skenery, šetřete pracovní síly, čerpejte ze zkušeností odborníků.
Více článků od společnosti EXON
Ukážeme uživatelské prostředí ELO, představíme užitečné funkcionality pro práci s dokumenty a informacemi, nástroje spolupráce, workflow a mobilní aplikaci.
Více o webináři a registrace zdarma.
- 50 stran zdarma k rozpoznání
- Vyhledávejte v rukopisech
- Sdílejte veřejnosti
- Archivujte své publikace
Jak probíhá digitalizace od prvního kontaktu po odevzdání originálů? Celý proces digitalizace jsme rozčlenili do 7 samostatných kroků. Více v článku.
Pojmy digitalizace a skenování se často nerozlišují a považují se za totožné termíny. Ve skutečnosti je ale skenování pouze prvním krokem k dalšímu zpracování dokumentu. Více v článku.
Vyhledávání dle metadat je velmi přesné a specifické. Hledání faktury či smlouvy v celém archivu přináší rychlé a spolehlivé výsledky. Metadata faktury představují např. název zákazníka, název projektu či číslo smlouvy. Více v článku.
