Workflow dodává DMS/ECM skutečný smysl

Pro časopis SystemOnLine.cz jsme sepsali článek na téma „S workflow dostává DMS skutečný smysl“. V krátkosti sepíšeme, o čem jsme se zmínili. Celý článek naleznete na webové stránce Systemonline.cz .

Co je workflow?

Systémy pro elektronickou správu dokumentů ( DMS/ECM ) nejsou pouze elektronickým úložištěm a centrálním archivem, ale také užitečným nástrojem pro spolupráci a sdílení informací. Nabízí nespočet funkcionalit, mimo jiné také tzv. workflow. To představuje silnou přidanou hodnotu DMS/ECM systémů. Workflow jsou automatizované pracovní postupy, které pomáhají dostat do organizace řád a pořádek, často u schvalování dokumentů. Workflow lze použít u jakýchkoliv typů dokumentů.

Kdy o workflow začít uvažovat?

Workflow je vhodné promýšlet ideálně ještě před tím, než firma začne být větší a procesy mají stále přehled. Ve firmě o 150 lidech se procesy nastavují mnohem složitěji. Je vhodné podchytit úzká místa včas.

Workflow faktur

Přijaté faktury jsou vstupní branou do světa digitalizace. Workflow u faktur výrazně zvyšuje produktivitu, minimalizuje chyby a spolupracuje s vytěžovacími nástroji. Více o workflow faktur .

Workflow objednávek

Papírový proces objednávek je časově náročný a náchylný ke ztrátě informací. S DMS/ECM vyplní uživatel elektronický formulář, který se automaticky odešle ke schválení. Více o workflow objednávek .

Workflow smluv

Workflow pomáhá při tvorbě smluv, které prochází více lidmi. Definuje cestu dokumentu, ukládá jednotlivé verze a umožňuje dohledatelnost všech změn. Více o elektronické správě smluv .

Workflow u datových schránek, eIDAS, časových razítek a další

Workflow může být i jednoduchým upozorněním na úkol či milník. Je efektivní u personalistiky (schvalování cestovních příkazů, žádostí o dovolenou), obchodních činností, evidencí zakázek, projektové dokumentace nebo přijaté korespondence. Pomáhá kontrolovat elektronické podpisy, eIDAS, časová razítka a zvyšuje výkonnost organizace.

Workflow dodává DMS/ECM dávku produktivity

Workflow v DMS/ECM výrazně urychluje práci s dokumenty, zamezuje zbytečné administraci a odhaluje úzká místa, která zpomalují podnikání, o kterých jsme ani netušili.