Jaké jsou možnosti vyhledávání v DMS/ECM systému - elektronickém archivu?
Často se setkáváme se situací, že firmy ukládají svá data různě po složkách osobních počítačů, poštovních klientech a sdílených discích. Následkem jsou zdlouhavá hledání dokumentů a nepřehlednost nebo dokonce ztráty. Stává se, že nikdo neví, která verze dokumentu je ta aktuální, jaké změny se naposledy provedly, kdy a kým. Při vytváření smlouvy se může vytvořit mnoho různých verzí toho samého dokumentu, dokud není smlouva finálně vytvořena. Zároveň ne vždy se dbá na zabezpečení dat a pravidelné zálohování.
Okamžitá dostupnost informací
"Elektronická archivace přináší základní benefity ve formě přehlednosti, zabezpečení, přístupu a spolupráce. Elektronické archivy společnosti EXON jsou digitální, dlouhodobé a důvěryhodné (tzv. 3D archiv). Zaručující přístup, čitelnost, neměnnost a garanci, že dokument je po celou dobu archivace v původní originální podobě (elektronický podpis či časová razítka).
Elektronický archiv (resp. systém správy dokumentů - document management system) není pouze o bezpečném ukládání dokumentů. Skrytou výhodou je komfortní vyhledávač. Přístup k dokumentům v elektronickém archivu je neomezený. Navíc s možností využití mobilních zařízení. Možné je přistupovat i z jiných aplikací, včetně ERP systémů, CRM či emailových programů.
Neomezené možnosti vyhledávání dokumentů v archivu
Každému vyhovuje něco jiného. Existuje několik možností vyhledávání dat. Vysvětlíme si 3 základní.
![Lupa jako symbol vyhledávání - benefit DMS/ECM systémů.](/sites/default/files/clanky/vyhledavani.gif)
Ucelená struktura dokumentů
Vytvoření vlastní přehledné struktury. Své složky si uspořádejte tak, abyste se v nich sami vyznali. Digitální archiv je ideální možností stanovit si předem danou pevnou specifickou strukturu, kterou budou všichni uživatelé dodržovat.
Pro příklad: firma eviduje dokumenty k jednotlivým obchodním případům. Při vytvoření nové složky obchodního případu (zákazníka) se automaticky vytvoří další podsložky, jako např. informace k obchodnímu případu, poptávka, interní kalkulace, komunikace se zákazníkem, nabídka či výsledek jednání. To zajistí, že dokumenty budou vkládány přesně tam, kde mají opravdu být.
![Digitální archiv faktur v ELO ECM Suite.](/sites/default/files/archiv-faktur-elo.jpg)
Dalším příkladem jsou dokumenty oblasti personalistiky, které jsou na dokumentaci velmi náročné. Podsložek u každého zaměstnance může být klidně i 20 (pracovní smlouvy, výplatní pásky, docházka, pracovní cesty, žádosti o dovolenou, certifikáty aj.). Tím je zajištěna jednotná struktura pro absolutní přehlednost. Více o problematice personalistiky vzhledem k náročnosti digitalizace v článku: Digitalizací k bezpapírové personalistice.
Vyhledávání dle metadat
Vyhledávání dle metadat je velmi přesné a specifické. Hledání faktury, smlouvy nebo čísla nabídky v celém archivu přináší rychlé a spolehlivé výsledky. Metadata faktury představují např. název zákazníka, název projektu či číslo smlouvy. Častá vyhledávání si můžete uložit do tzv. „oblíbených“ a zpětně se k nim vracet.
Fulltextové vyhledávání
Každý asi známe vyhledávání na Google. Podobně to funguje i v DMS archivu, včetně funkce „našeptávače.“ Automaticky navrhuje výrazy hledání na základě výrazů obsažených v dokumentech. Zároveň vytváří automatické opravy (uživatel zadá „podmínyk“ místo „podmínky“ a dostane upozornění: „Mysleli jste podmínky?“), nabízí návrhy hledaných výrazů, návrhy synonym či hledání na základě vlastních filtrů (třeba v rozmezí od – do, kdo vytvářel dokument), které si může při častém vyhledávání uložit.
![](/sites/default/files/clanky/clanek2vyhl.jpg)
Tyto tři základní možnosti vyhledávání lze doplnit o vlastní uživatelský přístup. Každý má na úvodní stránce k dispozici tzv. dlaždice, řekněme svůj vlastní pohled, které si může nastavit podle sebe. Fungují jako rychlý odkaz do adresáře. Vyberte si svoje dokumenty, které nejčastěji používáte. Doplňte o oblíbené barvy či ikony.
Pokračujte přesně tam, kde jste včera skončili
Kromě vyhledávání je skvělé najít dokumenty, na kterých jste naposledy pracovali. Stalo se vám někdy, že jste pospíchali z práce a druhý den jste vzpomínali, na čem jste před tím vlastně pracovali? K dispozici máte seznam naposledy otevřených dokumentů, což značně ulehčuje práci.
Z hlediska bezpečnosti nabízí DMS přístupy pro jednotlivé uživatele. Nestane se tak, že se uživatel dostane k dokumentu, ke kterému nesmí mít přístup. Ale to je již jiné téma.
Vyhledávejte jednoduše s ELO ECM SUITE
Centrální archiv - zabezpečení - efektivní práce s dokumenty - komfortní vyhledávání - nástroje spolupráce - workflow a mnoho dalšího...
![Logo produktu DMS/ECM ELO.](/sites/default/files/elo_ecmsuite_prolo_claim_neg.png)
Co jsou systémy DMS/ECM v 60ti vteřinách
Autor článku: Petr Polanský
Mohlo by se vás také zajímat
![Jak implementovat systém DMS.](https://www.exon.cz/sites/default/files/rady-a-tipy/jak-vybrat-dms-ecm.png)
Jak implementovat systém DMS.
Podívejte se jak správně vybrat a implementovat nejlepší systém DMS/ECM.
![](https://www.exon.cz/sites/default/files/rady-a-tipy/art-papir250.jpg)
DMS/ECM na poli podnikových systémů
Vybírejte svého DMS partnera pečlivě. Projděte si nejlepší DMS/ECM systémy na správu dokumentů na trhu.
![Implementace ECM](https://www.exon.cz/sites/default/files/rady-a-tipy/Implementace-ECM.png)
Úspěšná implementace systému ECM
Zavedení nových technologií nemusí být procházka růžovým sadem. Zjistěte, jak ECM zavést úspěšně.
Více článků od společnosti EXON