Jaké jsou možnosti vyhledávání v DMS/ECM systému - elektronickém archivu?

Často se setkáváme se situací, kdy firmy ukládají svá data do různých složek na osobních počítačích, v poštovních klientech nebo na sdílených discích. Výsledkem je zdlouhavé vyhledávání dokumentů, nepřehlednost a někdy dokonce i jejich ztráta.

Jaké jsou možnosti vyhledávání v DMS/ECM systému – elektronickém archivu?

Není výjimkou, že nikdo přesně neví, která verze dokumentu je aktuální, jaké změny byly naposledy provedeny, kdy a kým. Například při vytváření smlouvy může vzniknout několik verzí téhož dokumentu, než je smlouva finálně dokončena. Zároveň často chybí dostatečné zabezpečení dat a pravidelné zálohování.

Okamžitá dostupnost informací

Elektronická archivace přináší základní benefity ve formě přehlednosti, zabezpečení, dostupnosti a spolupráce. Elektronické archivy společnosti EXON jsou digitální, dlouhodobé a důvěryhodné – tzv. 3D archiv.

Ten zaručuje přístup, čitelnost a neměnnost dokumentů a zároveň garantuje, že dokument zůstává po celou dobu archivace v původní podobě, například díky elektronickému podpisu nebo časovým razítkům.

Elektronický archiv (tedy systém správy dokumentů – Document Management System) není pouze o bezpečném ukládání dokumentů. Velkou výhodou je také komfortní vyhledávání dokumentů.

Přístup k dokumentům v elektronickém archivu je prakticky neomezený. Dokumenty lze vyhledávat také pomocí mobilních zařízení nebo přímo z jiných aplikací, například ERP systémů, CRM nebo e-mailových klientů.

Neomezené možnosti vyhledávání dokumentů v archivu

Každému uživateli vyhovuje jiný způsob práce s dokumenty. Moderní systémy DMS/ECM proto nabízejí několik různých metod vyhledávání. Mezi základní patří zejména tři způsoby.

Ucelená struktura dokumentů

Jedním z nejjednodušších způsobů je vytvoření přehledné struktury složek. Digitální archiv umožňuje nastavit pevnou strukturu adresářů, kterou budou všichni uživatelé dodržovat.

Například firma může evidovat dokumenty podle jednotlivých obchodních případů. Při vytvoření nové složky zákazníka se automaticky vytvoří podsložky, například informace o obchodním případu, poptávka, interní kalkulace, komunikace se zákazníkem, nabídka nebo výsledek jednání.

Díky tomu jsou dokumenty vždy ukládány na správné místo a uživatelé je mohou snadno najít.

Dalším příkladem je personální agenda, která je na dokumentaci velmi náročná. U každého zaměstnance může existovat i několik desítek podsložek – například pracovní smlouvy, výplatní pásky, docházka, pracovní cesty, žádosti o dovolenou nebo certifikáty. Tím je zajištěna jednotná struktura a maximální přehlednost.

Vyhledávání podle metadat

Velmi přesnou metodou je vyhledávání podle metadat. Metadata představují doplňující informace o dokumentu, například název zákazníka, číslo smlouvy, číslo faktury nebo název projektu.

Díky tomu lze rychle najít například konkrétní fakturu, smlouvu nebo nabídku v celém archivu. Často používané vyhledávací dotazy si lze uložit mezi tzv. oblíbené a opakovaně je využívat.

Fulltextové vyhledávání

Třetí možností je fulltextové vyhledávání, které funguje podobně jako vyhledávání na internetu, například na Google. Systém prohledává celý obsah dokumentů a nabízí relevantní výsledky.

Moderní systémy navíc obsahují funkci tzv. našeptávače, který automaticky navrhuje hledané výrazy. Pokud například uživatel zadá výraz s překlepem, systém nabídne správnou variantu hledaného slova.

Vyhledávání lze také kombinovat s různými filtry, například podle data vytvoření dokumentu, autora nebo časového období. Tyto filtry si může uživatel uložit a opakovaně využívat při další práci.

Pokračujte přesně tam, kde jste včera skončili

Kromě samotného vyhledávání umožňuje systém DMS také rychlý přístup k dokumentům, na kterých uživatel naposledy pracoval. K dispozici je seznam naposledy otevřených dokumentů, který výrazně zrychluje každodenní práci.

Z hlediska bezpečnosti systém nabízí také řízení přístupových práv. Každý uživatel tak vidí pouze ty dokumenty, ke kterým má oprávnění.

Vyhledávejte jednoduše s ELO ECM Suite

ELO ECM Suite nabízí centrální archiv dokumentů, vysoké zabezpečení, efektivní práci s dokumenty, komfortní vyhledávání, nástroje pro spolupráci i automatizované workflow procesy.