K digitalizaci firem a institucí slouží DMS a ECM systémy. Jak je využít?

Document Management System (DMS) a Enterprise Content Management (ECM) jsou systémy, ve kterých lze spravovat jakýkoliv obsah a digitalizovat interní procesy. Díky nim je možné inteligentně řídit dokumenty, procesy a sdílení informací napříč celou organizací.

Bezpapírová komunikace razantně zvyšuje efektivitu

Typické požadavky firem při zavádění DMS/ECM zahrnují omezení práce s papírovými dokumenty, zrychlení administrativy a zefektivnění procesů. Systémy poskytují dlouhodobý a bezpečný archiv naskenovaných i elektronicky pořízených dokumentů, umožňují rychlé vyhledávání a podporují práci na mobilních zařízeních.

Rychlé proplutí dokumenty díky workflow

Díky workflow lze automatizovat pracovní postupy – dokumenty jsou předávány mezi odděleními, vyžadují schválení nebo úpravy. DMS/ECM zajišťují transparentnost, okamžitý přenos dat a jistotu, že každý dokument projde všemi potřebnými kroky schvalovacího procesu.

Digitalizace zpravidla začíná u příchozích faktur

Implementace DMS/ECM probíhá krok za krokem – doporučuje se začít s jednou nebo dvěma administrativními agendami a postupně rozšiřovat digitalizaci. Automatické vytěžování dokumentů je součástí systému, což zaměstnancům účetních oddělení výrazně usnadňuje práci a eliminuje manuální opisování dat.

Kde DMS/ECM pomáhají? Ve zdravotnictví, výrobě či bankovnictví

DMS/ECM lze implementovat v různých oborech. Například:

• V nemocnicích digitalizují pacientskou dokumentaci, poskytují centrální přístup všem lékařům a bezpečné ukládání dokladů.
• V pojišťovnách uchovávají desítky milionů dokumentů v zabezpečeném archivu.
• V automobilovém průmyslu umožňují elektronickou tvorbu smluv až 12 tisícům uživatelů.

• Leasingové společnosti zajišťují zcela bezpapírové procesy a klienti mají online přístup ke svým dokumentům.

  ---

V souladu s legislativními změnami

DMS/ECM systémy sledují legislativní požadavky, například anonymizaci dokumentů, napojení na registr smluv, používání časových razítek a elektronických pečetí, kontrolu el. podpisů dle eIDAS, napojení na datové schránky, důvěryhodná úložiště či elektronické skartační řízení.

DMS/ECM jsou flexibilní a přizpůsobitelné

Systémy DMS/ECM mohou být flexibilně přizpůsobeny na míru. Mohou sloužit jako nástroje pro archivaci, sdílení a spolupráci, ale zároveň jako centrální digitální důvěryhodný archiv, do kterého ukládají data všechny systémy ve společnosti. Fungují také jako integrátor všech napojených systémů.