5 důvodů, proč digitalizovat dokumenty s Exonem
Digitalizace formou služby, tzv. formou outsourcingu, přináší množství výhod. Vybrali jsme pro 5 důvodů, proč digitalizovat formou služby.
Jaké jsou hlavní výhody digitalizace formou služby?
- Nemusíte pořizovat vlastní skenery, servisovat je a kalibrovat
- Uspoříte prostor archivů, skladů a kanceláří
- Šetříte pracovní síly
- Nacházíte informace okamžitě
- Čerpáte ze zkušeností a know-how odborníků na digitalizaci
Chcete digitalizovat i váš archiv?
Připravíme pro vás nabídku na míru. Pro delší zprávy a přílohy můžete využít email: .
1) Nemusíte pořizovat vlastní skenery, servisovat je a kalibrovat
V digitalizačním centru pracujeme s více druhy kvalitních a rychlých skenerů (knižní skenery a dokumentové skenery). Nemusíte kupovat vlastní skenery, které jsou mnohdy finančně náročné na pořízení i provoz. Rozličné dokumenty je vhodné skenovat na různých typech skenerů (velkokapacitní dokumentové, průtahové či knižní skenery pro křehké knihy a dokumenty). Nemusíte pořizovat více skenerů, starat se o ně, pravidelně servisovat a kalibrovat.
Pro digitalizaci jsou zároveň nutné doprovodné softwarové nástroje, např.: OCR software , které automaticky vytěžují data, snižují chybovost při ručním přepisu dat.
2) Uspoříte prostor archivů, skladů a kanceláří
Archivace papírů vyžaduje často velký prostor. Leckdy jsou pronajaty i samostatné archivní sklady. Digitalizací může razantně snížit potřebu fyzického úložného prostoru. V rámci outsourcingu je možné dokumenty dlouhodobě archivovat .
3) Šetříte pracovní síly
Není nutné zaměstnávat lidi pro digitalizaci, zaškolovat a platit mzdu. Nemusíte řešit dovolené zaměstnanců či jim připravovat další práci, pokud digitalizace není práce na plný úvazek. U outsourcingu víte předem finanční náročnost. Můžete tak s přesností stanovit rozpočet na další období. Zaměřte svoji energii na svoji práci, která vám generuje peníze. Službu digitalizace můžete zároveň kdykoliv přerušit.
4) Nacházíte informace okamžitě
Papírová podoba archivu je časově náročná, nejen z pohledu samotného skenování, ale hlavně z důvodu zdlouhavého hledání informací. Digitalizace není jen skenování, ale i o přípravě skenů v takové formě, aby bylo možné v nich následně vyhledávat. Např. v systémech pro správu dokumentů (DMS/ECM). Digitalizované dokumenty jsou přístupné odkudkoli a kdykoli, což usnadňuje sdílení a spolupráci na projektech. A díky OCR textové vrstvě můžete fulltextově vyhledávat i naskenovanými dokumenty.
5) Čerpáte ze zkušeností a know-how odborníků na digitalizaci
Dlouholeté zkušenosti v oboru digitalizace a zkušení odborníci, kteří si dávají záležet na kvalitě výstupu a popisných datech. Indexují (popisují) dokumenty na míru, aby byly přehledné a rychle dohledatelné. Digitalizace zefektivňuje pracovní postupy a usnadňuje přístup, vyhledávání a sdílení dokumentů.
Společnost EXON má dlouholetou tradici v oblasti digitalizace nejvýznamnějších firem a státních institucí. Kromě samotné fyzické digitalizace (skenování dokumentů) se zaměřujeme na tu následné zpracování dat pro práci s elektronickými dokumenty, např. v DMS/ECM systémech. EXON digitalizuje v digitalizačním centru dokumenty tak, aby byly optimálně využity pro další manipulaci v ERP a účetních systémech. Více v referencích.
Outsourcing digitalizace dokumentů
Digitalizace není jen o samotném skenování. Lze ji pojmout jako komplexní službu od převzetí dokumentů, roztřídění, skenování, indexaci, vytěžení dat, tvorbu datových struktur až po vrácení originálů a digitální formy a případná skartace. Dokumenty je možné digitalizovat nejdnou nebo průběžně. Např. faktury se zpracovávají každý den: naskenují, vytěží a odešlou do účetního či jiného ERP systému. Více digitalizaci přijatých faktur jako služba.
Autor článku: Petr PolanskýMohlo by se vás také zajímat

Stanovení ceny za digitalizaci
Digitalizace není jen o skenování, zahrnuje více provázaných činností. Jak a podle čeho se stanovuje cena za digitalizaci?

5 důvodů, proč digitalizovat faktury.
Sepsali jsme 5 důvodů, proč podle nás o vytěžování přijatých faktur uvažovat.
Více článků od společnosti EXON