fbpx 7 důvodů, proč si nechat digitalizovat / skenovat firemní dokumenty | EXON
Výhody digitalizace jako služba

7 důvodů, proč si nechat digitalizovat / skenovat firemní dokumenty

Digitalizace formou služby, tedy pokud si necháte skenovat vaše dokumenty na dálku tzv. formou outsourcingu od dodavatele, přináší nespočet výhod pro koncového zákazníka. Ptáte se, jaké to mohou být?
Vybrali jsme pro Vás 7 důvodů, proč s námi spolupracovat v digitalizaci, respektive proč vůbec uvažovat o tom, že byste si nechali skenovat Vaše dokumenty v digitalizačním centru EXONu.


Jaké jsou hlavní důvody, proč digitalizovat / skenovat?

  • Máme zkušenosti a know-how

  • Dlouholeté zkušenosti v oboru digitalizace a zkušení odborníci, kteří si dávají záležet na kvalitě obrazu a popisných datech. Znají příslušné standardy digitalizace, pro které nemusíte zaškolovat vlastní zaměstnance. Na našem pracovišti máme systémy OCR, které automaticky vytěžují data. Snižují chybovost při ručním přepisu dat, případně ušetří náklady na koupi daného software do Vaší společnosti. Dokumenty indexujeme (popisujeme) na míru, aby byly přehledné a rychle dohledatelné.


  • Nemusíte pořizovat vlastní skenery, servisovat je a kalibrovat

  • V digitalizačním centru pracujeme s více druhy kvalitních a rychlých skenerů (knižní a dokumentové skenery). Nemusíte kupovat kvalitní a drahé skenery. Různé druhy dokumentů je vhodné skenovat na různých typech skenerů (velkokapacitní dokumentové, průtahové či knižní skenery). Nemusíte pořizovat více skenerů, starat se o ně a kalibrovat.


  • Šetříte prostor Vašich kanceláří

  • Digitalizace vyžaduje relativně velký prostor pro práci s dokumenty. Jak pro archivaci již naskenovaných dokumentů, tak prostor pro přípravu ke skenování. Samozřejmě rovněž je nutné zajistit samostatné místo skener a také prostor pro zaměstnance, kteří budou digitalizaci vykonávat. Pokud využijete outsourcingu, všechny dokumenty pošlete k naskenování nám a můžeme vám je následně archivovat. A co se zbylým prostorem? Možná Vám budou stačit menší kanceláře nebo se naopak můžete bezproblémově personálně rozšířit.


  • Šetříte pracovní síly a mzdové náklady

  • Není nutné zaměstnávat pracovníky pro digitalizaci. Nemusíte je zaškolovat a platit mzdu. Nemusíte řešit dovolené a pracovní neschopnost zaměstnanců či připravovat další práci, jelikož digitalizace nemusí být práce na plný úvazek.
    U outsourcingu víte předem, kolik Vás tato externí služba skenování dokumentů bude stát. Můžete tak s přesností stanovit rozpočet na další období, bez skrytých poplatků a překvapivých výdajů. Na skenování nemusíte myslet. Nechte to na nás. Zaměřte se na svoji práci, která Vám generuje peníze.


  • Šetříte čas

  • Jak se říká: čas jsou peníze. A papírování je časově náročně. A to nejen z pohledu samotného skenování, ale i vyškolení pracovníků, kteří digitalizaci provádí. Představte si, jak byste trávili pracovní čas, kdybyste nemuseli denně skenovat své dokumenty? Kolik času byste ušetřili? Samozřejmě záleží na tom, kolik dokumentů je třeba naskenovat, zda stovky nebo tisíce. Dokumenty Vám nejen naskenujeme, ale i indexujeme (popíšeme) tak, aby odpovídaly Vašim procesům.
    Kromě úspory času při skenování se jedná samozřejmě i o následné intuitivní a bleskové vyhledávání v systémech pro správu dokumentů (DMS/ECM), pro které jsou tyto dokumenty předem připraveny.


  • Riziko je na naší straně

  • Nenesete rizika, že se dokumenty nestihnou digitalizovat včas. Termíny nechte na nás. Jak se domluvíme, tak budou data na vaši stranu posílány. Digitalizovaná data Vám zašleme elektronicky na míru Vašich představ. Zařídíme to např. tak, že faktury Vám zašleme elektronicky na místo, ze kterého si Váš účetní systém faktury automaticky importuje.
    Zároveň Vám ušetříme starosti se skartací digitalizovaných dokumentů dle normy ISO/IEC 21964, které už v papírové verzi nejsou potřeba. Také za Vás hlídáme skartační lhůty dokumentů.


  • Důvěřují nám desítky společností

  • Máme dlouholetou praxi v oblasti digitalizace a důvěřují nám i nejvýznamnější firmy a státní instituce. Kromě samotné fyzické digitalizace (skenování dokumentů) se zaměřujeme na tu další část práce s elektronickými dokumenty, a to jsou DMS/ECM systémy. Víme přesně, jak digitalizovat dokumenty, aby byly optimálně využity pro další manipulaci v ERP a účetních systémech. Více v referencích.


    Ukázky digitalizace archivu v praxi

    Digitalizace není jen o samotném skenování. Lze ji pojmout jako komplexní službu od převzetí dokumentů, roztřídění, skenování, zpětné kompletace po naskenování, indexace, vytěžení dat, tvorbu datových struktur až po vrácení originálů a digitální formy. Případně je také možná následná skartace.
    Dokumenty je možné přivést a skenovat najednou. Např. faktury se zpracovávají každý den. Naskenují se, vytěží a odešlou do digitálního archivu. Více o outsourcingu digitalizace přijatých faktur.

    Připravili jsme speciální webinář na téma "Jak probíhá a co přináší digitalizace papírového archivu?". Aneb, není to pouze o skenování.
    Krátký sestřih webináře k dispozici níže. Ke shlédnutí celého záznamu se prosím registrujte.


     

    Více článků od společnosti EXON


 

Pro více informací nás kontaktujte