5 důvodů, proč digitalizovat dokumenty s Exonem

Zpět na seznam článků Rady a Tipy z digitální kanceláře

02 Kvě

5 důvodů, proč digitalizovat dokumenty s Exonem

Digitalizace formou služby, tzv. formou outsourcingu, přináší množství výhod. Vybrali jsme pro 5 důvodů, proč digitalizovat formou služby.

Jaké jsou hlavní výhody digitalizace formou služby?

Nemusíte pořizovat vlastní skenery, servisovat je a kalibrovat
Uspoříte prostor archivů, skladů a kanceláří
Šetříte pracovní síly
Nacházíte informace okamžitě
Čerpáte ze zkušeností a know-how odborníků na digitalizaci

Chcete digitalizovat i váš archiv?

Připravíme pro vás nabídku na míru. Pro delší zprávy a přílohy můžete využít email: .

1) Nemusíte pořizovat vlastní skenery, servisovat je a kalibrovat

V digitalizačním centru pracujeme s více druhy kvalitních a rychlých skenerů (knižní skenery a dokumentové skenery). Nemusíte kupovat vlastní skenery, které jsou mnohdy finančně náročné na pořízení i provoz. Rozličné dokumenty je vhodné skenovat na různých typech skenerů (velkokapacitní dokumentové, průtahové či knižní skenery pro křehké knihy a dokumenty). Nemusíte pořizovat více skenerů, starat se o ně, pravidelně servisovat a kalibrovat.

Pro digitalizaci jsou zároveň nutné doprovodné softwarové nástroje, např.: OCR software , které automaticky vytěžují data, snižují chybovost při ručním přepisu dat.

2) Uspoříte prostor archivů, skladů a kanceláří

Archivace papírů vyžaduje často velký prostor. Leckdy jsou pronajaty i samostatné archivní sklady. Digitalizací může razantně snížit potřebu fyzického úložného prostoru. V rámci outsourcingu je možné dokumenty dlouhodobě archivovat .

3) Šetříte pracovní síly

Není nutné zaměstnávat lidi pro digitalizaci, zaškolovat a platit mzdu. Nemusíte řešit dovolené zaměstnanců či jim připravovat další práci, pokud digitalizace není práce na plný úvazek. U outsourcingu víte předem finanční náročnost. Můžete tak s přesností stanovit rozpočet na další období. Zaměřte svoji energii na svoji práci, která vám generuje peníze. Službu digitalizace můžete zároveň kdykoliv přerušit.

4) Nacházíte informace okamžitě

Papírová podoba archivu je časově náročná, nejen z pohledu samotného skenování, ale hlavně z důvodu zdlouhavého hledání informací. Digitalizace není jen skenování, ale i o přípravě skenů v takové formě, aby bylo možné v nich následně vyhledávat. Např. v systémech pro správu dokumentů (DMS/ECM). Digitalizované dokumenty jsou přístupné odkudkoli a kdykoli, což usnadňuje sdílení a spolupráci na projektech. A díky OCR textové vrstvě můžete fulltextově vyhledávat i naskenovanými dokumenty.

5) Čerpáte ze zkušeností a know-how odborníků na digitalizaci

Dlouholeté zkušenosti v oboru digitalizace a zkušení odborníci, kteří si dávají záležet na kvalitě výstupu a popisných datech. Indexují (popisují) dokumenty na míru, aby byly přehledné a rychle dohledatelné. Digitalizace zefektivňuje pracovní postupy a usnadňuje přístup, vyhledávání a sdílení dokumentů.

Společnost EXON má dlouholetou tradici v oblasti digitalizace nejvýznamnějších firem a státních institucí. Kromě samotné fyzické digitalizace (skenování dokumentů) se zaměřujeme na tu následné zpracování dat pro práci s elektronickými dokumenty, např. v DMS/ECM systémech. EXON digitalizuje v digitalizačním centru dokumenty tak, aby byly optimálně využity pro další manipulaci v ERP a účetních systémech. Více v referencích.

Outsourcing digitalizace dokumentů

Digitalizace není jen o samotném skenování. Lze ji pojmout jako komplexní službu od převzetí dokumentů, roztřídění, skenování, indexaci, vytěžení dat, tvorbu datových struktur až po vrácení originálů a digitální formy a případná skartace. Dokumenty je možné digitalizovat nejdnou nebo průběžně. Např. faktury se zpracovávají každý den: naskenují, vytěží a odešlou do účetního či jiného ERP systému. Více digitalizaci přijatých faktur jako služba.

Autor článku: Petr Polanský