5 důvodů, proč zavést DMS - Document management system

Společnost ELO Digital Office Africa zveřejnila článek, ve kterém popisuje 5 hlavních důvodů, proč zavést DMS systém ve firmě či instituci. Více informací o tom, co je to systém DMS neboli Document Management System.

1. DMS spojuje jednotlivá softwarová řešení

Systém DMS slouží jako centrální aplikace, kterou lze propojit s ostatními aplikacemi. Systém DMS umožňuje optimalizovanou integraci s ERP nebo CRM systémy. DMS také slouží jako centrální archiv, do kterého se ukládají dokumenty ze všech aplikací. DMS tak spravuje veškeré informace, které společnost generuje a přijímá.

2. DMS umožňuje digitalizaci krok za krokem

DMS nabízí více možností, jak s digitalizací začít. Např. management faktur, kontaktů či ze začátku spravovat své osobní složky. DMS umožňuje digitalizovat různé procesy bez potřeby nutně pořizovat jiné aplikace (např. DMS může jednoduše nahradit CRM systém, kde lze spravovat zákaznické kontakty, obchodní případy či projekty). DMS tak může růst společně s požadavky zákazníka.

3. DMS v souladu se stávající infrastrukturou

Uživatelé se mohou importovat přímo z databáze Active Directory. Následná správa je již řízena centrálně. Software DMS lze přizpůsobit. Je možné upravit uživatelská rozhraní tak, aby konkrétní uživatelé měli přístup pouze k funkcím, které opravdu potřebují.

4. DMS zefektivňuje týmovou spolupráci

Jednodušší spolupráci umožňují nástroje, jakými jsou např. verzování a feed. Feedy jsou rychlé poznámky u jednotlivých soubo