5 důvodů, proč zavést ECM - Enterprise Content Management

Společnost ELO Digital Office Africa zveřejnila článek, ve kterém popisuje 5 hlavních důvodů, proč zavést ECM systém ve firmě či instituci. Více informací o tom, co je to systém ECM neboli Enterprise Content Management.

1. ECM spojuje jednotlivá softwarová řešení

Systém ECM slouží jako centrální aplikace, kterou lze propojit s ostatními aplikacemi. Umožňuje optimalizovanou integraci s ERP nebo CRM systémy a zároveň funguje jako centrální archiv, do kterého se ukládají dokumenty ze všech aplikací. Spravuje tak veškeré informace, které společnost generuje a přijímá.

2. ECM umožňuje digitalizaci krok za krokem

ECM nabízí více možností, jak s digitalizací začít, např. management faktur, správu kontaktů či osobních složek. Umožňuje digitalizovat procesy bez nutnosti pořizovat další aplikace. Například může nahradit CRM systém pro správu zákazníků, obchodních případů či projektů. Roste tak společně s potřebami zákazníka.

3. ECM v souladu se stávající infrastrukturou

Uživatelé mohou být importováni přímo z databáze Active Directory a následná správa je řízena centrálně. Software ECM lze přizpůsobit, včetně uživatelského rozhraní, aby měli uživatelé přístup pouze k funkcím, které skutečně potřebují.

4. ECM zefektivňuje týmovou spolupráci

Spolupráci usnadňují nástroje jako verzování a feed. Feed představuje rychlé poznámky u jednotlivých souborů, které podporují komunikaci mezi uživateli. Díky tomu mají všichni účastníci projektu aktuální informace a přehled o změnách dokumentů.

5. ECM zajišťuje bezpečnost a kontrolu nad dokumenty

Díky centralizovanému řízení přístupových práv a bezpečnostních politik chrání ECM citlivé firemní informace. Umožňuje sledovat historii dokumentů, revize, elektronické podpisy a časová razítka, čímž zajišťuje jejich integritu a průkaznost.