DMS/ECM jako součást podnikových systémů

V dnešní době je centrální sdílení elektronických informací mezi skupinami nebo jednotlivci již běžná záležitost. Sdílet, řídit, archivovat a mít přehled, co se děje s daným dokumentem nebo informací. V první vlně vytváření podnikových informačních systémů byl důraz na data a dokumenty často opomíjen. Dnes s rozvojem IT a tlakem na efektivitu hledají podniky skrytý potenciál ke zvýšení produktivity své práce, který je ve velké míře ukryt právě ve způsobu správy firemních dokumentů. Firmy si to stále více uvědomují a začínají tuto oblast aktivně řešit.

Na DMS/ECM systémech je významné právě to, že firmy a organizace spravují dokumenty napříč všemi systémy. Klasickým úkolem, který v DMS/ECM řešíme, je životní cyklus dodavatelských faktur, objednávek a smluv. Tyto typy dokumentů mají všechny firmy a organizace. Řešení však není omezeno pouze na tyto základní pilíře firemní dokumentace. Může se jednat například o dodací listy, personalistiku, cestovní příkazy, správu vozového parku, evidenci dokumentů souvisejících s projekty či zakázkami a další agendy.

Jaké výhody přináší digitalizace a DMS/ECM systémy?

Plná síla DMS/ECM systémů pro práci s elektronickým dokumentem nebo záznamem spočívá v řízení dokumentu, správě jeho obsahu a metadat, definování workflow pro jednotlivé typy dokumentů a také ve schopnosti řídit celý jeho životní cyklus.

DMS/ECM systémy dokáží respektovat rozdílné procesy jednotlivých podniků, protože jsou univerzálním nástrojem pro splnění nároků firmy na správu dokumentů a záznamů. Nejde o aplikaci s pevně nastavenými funkcemi a workflow. Dokáže proto snadno reagovat na nové požadavky zákazníka, například při změně organizační struktury nebo při úpravě workflow. Stejně tak umožňuje flexibilně měnit přístupová práva k dokumentům a způsob jejich využívání.

Digitalizace postupně nahrazuje zpracování papírových dokumentů

Dnešní doba je rychlá a vyžaduje schopnost téměř okamžitě reagovat na požadavky okolí. DMS umožňuje pracovat s dokumenty na dálku, kdykoliv a odkudkoliv, a mít přehled o stavu dokumentace. Firmy si tuto výhodu uvědomují a postupně omezují papírovou dokumentaci. Z oblasti legislativy je v České republice jedním z impulzů například elektronická fakturace (e-faktura), tedy realizace, podání, příjem a následné zpracování elektronických dokumentů a faktur.

Nejčastější impulsy k investici do DMS

Impulsy pro zavedení DMS bývají různé. Jedním z hlavních podnětů bývá otázka, jaký skutečný přehled má podnik o svých existujících firemních dokumentech. Některé dokumenty jsou sdíleny na firemním serveru, jiné mají uživatelé uložené ve svých počítačích a další spravují jednotlivé agendové aplikace. Často se stává, že velké množství dokumentů v různých verzích je uloženo na více místech a obtížně se dohledává, která verze je finální a kdo provedl konkrétní změny.

Hlavním motivem pro pořízení DMS/ECM systému je snaha o jednoduché, transparentní a bezpečné centrální řízení firemních dokumentů a dat. Dalším impulsem je přesun workflow nad těmito dokumenty z agendových systémů do prostředí DMS/ECM, kde je možné workflow jednoduše definovat a přehledně sledovat jeho průběh.

Velmi častým impulsem zákazníků je také velké množství přijatých faktur a snaha o jejich efektivní zpracování pomocí systémů pro vytěžování dat. Více také v článku: 5 důvodů, proč vytěžovat faktury.

Vybírejte svého DMS/ECM partnera pečlivě

Při výběru DMS/ECM systému doporučujeme projít dostupná řešení na trhu, reference podobných projektů a počet realizovaných implementací. Řešení společnosti EXON na platformě ELO umožňuje širokou škálu zákaznických úprav a přizpůsobení na míru. Velkou výhodou je modulární architektura systému, díky které může řešení růst spolu s potřebami firmy a není nutné implementovat celý systém najednou.

Důležité je také ověřit, zda systém splňuje legislativní požadavky a umožňuje reagovat na jejich budoucí změny. Příkladem mohou být evropská nařízení eIDAS nebo GDPR. Doporučujeme také vybírat systémy se silnou partnerskou základnou a dlouhodobou podporou.

Nedílnou součástí je servisní smlouva, která zajišťuje bezproblémový chod systému a podporuje jeho další rozvoj. V poslední době připravujeme klientům také řešení založená na webových aplikacích a přizpůsobujeme je designu dané společnosti. Uživatelé tak využívají pouze funkce, které aktuálně potřebují.