fbpx DMS/ECM jako součást podnikových systémů | EXON
Článek na téma, jak DMS/ECM systémy (document management system/enterprise content management) působí na poli informačních systémů ve společnosti. Obsahuje motivy k digitalizaci, benefity systémů a rady při výběru dodavatele.

DMS/ECM jako součást podnikových systémů

V dnešní době je centrální sdílení elektronických informací mezi skupinami nebo jednotlivci již běžná záležitost. Sdílet, řídit, archivovat a mít přehled co se děje s daným dokumentem/informací. V první vlně vytváření podnikových informačních systémů byl důraz na data a dokumenty často opomíjen. Dnes s rozvojem IT a tlakem na efektivitu hledají podniky skrytý potenciál ke zvýšení produktivity své práce, který je ukryt velkou mírou právě ve způsobu správy firemních dokumentů a mnohem více si to uvědomují a začínají řešit.

Zobrazení uživatelského rozhraní DMS/ECM systémů a digitalizace pro jednotlivá zařízení

Na DMS/ECM je krásný právě fakt, že firmy a organizace spravují dokumenty napříč všemi systémy. Klasickým úkolem, který v DMS/ECM řešíme, je životní cyklus dodavatelských faktur, objednávek a smluv. Tyto typy dokumentů mají všechny firmy a organizace. Ale řešení není nikdy omezeno jen na tyto základní pilíře firemní dokumentace. Může se jednat např. o dodací listy, personalistiku, cestovní příkazy, správu vozového parku, evidenci dokumentů souvisejících s projekty či zakázkami apod.

Jaké výhody přináší digitalizace, DMS/ECM systémy?

Plná síla DMS/ECM systémů pro práci s elektronickým dokumentem (nebo záznamem) je v řízení dokumentu, správě jeho obsahu a obsahu metadat dokumentu, definování workflow pro daný typ dokumentu a v neposlední řadě schopnost řídit jeho životní cyklus.

DMS/ECM dokáží respektovat rozdílné procesy jednotlivých podniků, a to díky tomu, že jsou univerzálním nástrojem pro splnění takových nároků firmy na správu dokumentu/záznamu. DMS/ECM není aplikací s pevně nastavenými funkcemi a workflow. Dokáže tak snadno reagovat na nové požadavky zákazníka např. při změně organizační struktury, a tím i požadavku na změnu workflow. V neposlední řadě umí reagovat na změnu v právech pro přístup k dokumentu a jak s nimi může nakládat.

Benefity DMS/ECM systémů

Záznam z webináře, kde popisujeme 10 největších benefitů DMS/ECM systémů. Více o největších výhodách digitalizace také v článku.

Digitalizace postupně nahrazuje zpracování papírových dokumentů

Dnešní doba je rychlá a žádá si schopnost prakticky okamžitě reagovat na požadavky okolí. DMS umožňuje pracovat s dokumenty na dálku, kdykoliv a odkudkoliv a mít absolutní přehled nad chodem své dokumentace. Firmy si to uvědomují a papírovou dokumentaci postupně více omezují. Z oblasti legislativy je v tuzemsku jedním z „omezení“ např. e-faktura (realizace, podání, příjem a následné zpracování úplného elektronického podání i elektronických faktur ..).

 

Nejčastější impulsy k investici do DMS

Impulsy bývají různé. Jedním z hlavních podnětů bývá otázka, jaký skutečný přehled má podnik o svých existujících firemních dokumentech. Některé dokumenty jsou sdílené na disku firemního serveru, některé mají uživatelé na disku svého počítače a další např. ukládá agendová aplikace firmy. Někdy se stane, že velké množství dokumentů v různých verzích je uloženo na všech těchto možných úložištích a obtížně se dohledává, která verze dokumentu je ta finální a správná, a kdo a jaké změny provedl.

Jednoznačně hlavním motivem pro pořízení DMS/ECM je snaha o jednoduché, transparentní a bezpečné centrální řízení firemních dokumentů a dat. Dalším impulsem je přenesení (buď jen z části nebo zcela) workflow nad těmito dokumenty / daty z agendových systémů, které mají zpravidla pevně naprogramované workflow, do prostředí DMS/ECM. DMS/ECM dokáže jasně a jednoduše nastavit požadované workflow a nabídne přehlednou informaci o jeho stavu, aby se daný dokument (faktura, smlouva) dostal včas do správných rukou. Více o workflow.
Velmi častým impulsem zákazníků je velké množství přijaté fakturace, a tedy snaha o její efektivní zpracování, které zahrnuje systémy pro vytěžování dat. Více také v článku: 5 důvodů, proč vytěžovat faktury.

Podpora ve formě monitoringu zákaznických projektů DMS/ECM. Neustálá kontrola stavu systému u zákazníků.

Vybírejte svého DMS partnera pečlivě. Projděte si nejlepší DMS / ECM systémy na správu dokumentů na trhu, vám podobné reference a počet implementací

Implementace je zajímavá už jen z toho pohledu, že řešení společnosti EXON na platformě ELO umožňuje širokou škálu zákaznických úprav a customizace, které pro naše zákazníky rádi připravujeme na míru. Výhodou je jeho modulárnost, kdy systém roste s potřebami firmy. Není nutné implementovat celé řešení najednou. Co se týká úskalí výběru DMS/ECM systému, doporučujeme se zaměřit na několik aspektů. Je nezbytné, aby systém splňoval legislativní požadavky, a i do budoucna umožňoval úpravy v tomto smyslu. Z poslední doby vzpomeňme např. nařízení EU eIDAS a GDPR. Dále doporučujeme vybírat takové DMS/ECM systémy, které mají širokou partnerskou základnu. Aby se nejednalo o tzv. „garážový“ software, kde reálně hrozí, že je sice levný, ale jeho podpora může po krátké době skončit.

Důležitá je také servisni smlouva, která zaručuje bezproblémový chod systému a podporuje jeho postupné rozvíjení. V poslední době klientům připravujeme řešení na bázi webových aplikací a přizpůsobujeme jej přímo do barev dané společnosti. Uživatelé využívají pouze funkcionality, které aktuálně potřebují.

Článek pro časopis IT Systems, na kterém se podíleli zaměstnanci společnosti EXON s.r.o.


 

Více článků od společnosti EXON

 

Pro více informací nás kontaktujte