Vytěžování faktur.

Vytěžování dat (tzv. OCR - Optical Character Recognition) nahrazuje ruční přepis a zcela automatizuje proces oběhu faktur. Absolutně zamezuje chybovosti při přepisu dat a přináší vyšší produktivitu při procesu zpracování faktur. V Exonu se na vytěžovací aplikace specializujeme a jsou často součástí digitalizačních projektů. Vytěžovací aplikace jsou zcela intuitivní a tzv. "samoučící se". Není tedy nutné vytvářet šablony. Po nasazení se systém průběžně učí vaše faktury rozpoznávat. Pokud se u první faktury od dodavatele splete, opravíte jej (tzv. validace dat nebo validační pracoviště) a u následující doručené faktury si již bude jistý a vytěží ji správně. Vytěžovací nástroj v sobě již obsahuje množství standardizovaných typů faktur včetně faktur cizojazyčných. Jak systém v reálu funguje si můžete prohlédnou v ukázce níže, která je rovněž umístěna u produktových informací systému pro správu faktur ve standardizovaných řešení. Aplikace pro vytěžování dat lze využít mimo systém pro správu dokumentů jako samostatnou aplikaci, kterou lze napojit např. na ekonomické a účetní systémy (Pohoda, ABRA, Money, SAP aj.). Integrace na systémy třetích stran jsou prakticky neomezené a v drtivé většině lze napojit na jakékoliv systémy.


Funkce a výhody vytěžování dat z faktur

Shrnutí výhod automatizace faktur také v článku Digitalizace faktur? 5 důvodů proč vytěžovat.

Úspora času a nákladů

Jednodušší proces a výrazné snížení času zpracování faktur. Inteligentní nástroje.

Přesnost a produktivita

Méně dvojí kontroly a opakujících se úkonů. Kratší čas a nulová chybovost.

Automatizované procesy

Vytěžená data jsou následně automaticky odeslána do účetního systému.

Příležitost do budoucna

Proces vytěžování je do budoucna vhodné doplnit o další funkcionality moderní správy dokumentů, např. schvalování (workflow).

Moderní image

Získejte obraz moderního a efektivního podniku v očích Vašich klientů a obchodních partnerů díky nejmodernějším technologiím.

Budování vztahů

Vyloučením lidské chyby se zamezí ztrátám faktur, nevznikají sankce za opožděné platby či zbytečné telefonáty od dodavatelů.

  • Eliminace uživatelského pochybení

  • Zamezíte zbytečným chybám při přepisu dat.

  • Vysoce inteligentní technologie

  • Vytěžovací nástroje jsou zcela samostatné, samoučící se, využívající tzv. strojové učení. Pouze kontrolujete vytěžená data, zda jsou opravdu správně.

  • Upozornění na odchylky

  • Dle zabarvení jednotlivých políček (viz. ukázka) poznáte, zda si systém je jistý nebo upozorňuje na určité nesrovnalosti. Např. i na to, že faktura od tohoto dodavatele má jiné platební údaje, než je obvyklé.

  • Mezinárodní faktury

  • Rozpoznání faktur v různých jazycích, měnách a specifických daňových právních předpisech.

  • Export do účetního systému

  • Vytěžovací nástroje od Exonu spolupracují s drtivou většinou ERP systémů. Využíváme technologie, které komunikují po celém světě.

  • Napojení na číselníky

  • Vytěžování dat je automatické, samoučící se. Navíc jim můžeme pomoci tím, že budou využívat číselníky z vlastních nebo externích zdrojů. Např. číselníky vašich dodavatelů či napojení na administrativní registr ekonomických subjektů ARES.

  • Křížová kontrola

  • S využitím číselníků může systém automaticky doplnit údaje, které nelze zcela přečíst. Jedná se o automatické doplnění čísla zákazníka z databáze a číselníků.

  • Napojení na další agendy

  • Aby byla využita síla vytěžovacích nástrojů na maximum, je vhodné je doplnit o schvalovací procesy, což je často vstup do digitalizace mnoha firem a institucí. Tím je dosaženo plné automatizace zpracování přijatých faktur. Získáte navíc přehlednou evidenci faktur a zajistíte si tak životní cyklus (všechny procesy jsou logovány). Např. v rámci systému pro správu faktur, které jsou v základní verzi připraveny fungovat u zákazníků během několika dnů.

  • Vytěžování není pouze pro faktury

  • Není to pouze o fakturách. Vytěžovat se dají řady typů dokumentů, např. objednávky, formuláře, technické průkazy apod.
    Více o typech dokumentů dle struktury.

     
  • Pokud nechcete investovat do vlastního software, nabízíme také vytěžování formou služby.

  • Jak to funguje? Zašlete nám Vaše faktury a my Vám vrátíme data v požadovaném formátu. Více o outsourcingu digitalizace.

     

Ukázka vytěžování faktury

Na krátkou ukázku vytěžení faktury se můžete podívat ve videu, v čase 11:40.
Více k automatizaci přijaté fakturace

Uživatelské prostředí (webové rozhraní)

Vytěžovací aplikace, webové rozhraní.

 

Uživatelské prostředí

Vytěžovací aplikace Docxtractor v klasickém uživatelském prostředí.


U digitalizace faktur by Vás mohlo také zajímat


 

Pro více informací nás kontaktujte