Vytěžování dat (tzv. OCR - Optical Character Recognition) nahrazuje ruční přepis a zcela automatizuje proces oběhu faktur. Absolutně zamezuje chybovosti při přepisu dat a přináší vyšší produktivitu při procesu zpracování faktur. V Exonu se na vytěžovací aplikace specializujeme a jsou často součástí digitalizačních projektů. Vytěžovací aplikace jsou zcela intuitivní a tzv. "samoučící se". Není tedy nutné vytvářet šablony. Po nasazení se systém průběžně učí vaše faktury rozpoznávat. Pokud se u první faktury od dodavatele splete, opravíte jej (tzv. validace dat nebo validační pracoviště) a u následující doručené faktury si již bude jistý a vytěží ji správně. Vytěžovací nástroj v sobě již obsahuje množství standardizovaných typů faktur včetně faktur cizojazyčných. Jak systém v reálu funguje si můžete prohlédnou v ukázce níže, která je rovněž umístěna u produktových informací systému pro správu faktur ve standardizovaných řešení. Aplikace pro vytěžování dat lze využít mimo systém pro správu dokumentů jako samostatnou aplikaci, kterou vám napojíme např. na vaše ekonomické a účetní systémy (Pohoda, ABRA, Money, SAP aj.). Integrace na systémy třetích stran jsou prakticky neomezené a v drtivé většině lze napojit na jakékoliv systémy.
Funkce a výhody vytěžování dat z faktur
Shrnutí výhod automatizace faktur také v článku Digitalizace faktur? 5 důvodů proč vytěžovat.
Úspora času a nákladů
Jednodušší proces a výrazné snížení času zpracování faktur. Inteligentní nástroje.
Přesnost a produktivita
Méně dvojí kontroly a opakujících se úkonů. Kratší čas a nulová chybovost.
Automatizované procesy
Vytěžená data jsou následně automaticky odeslána do účetního systému.
Příležitost do budoucna
Proces vytěžování je do budoucna vhodné doplnit o další funkcionality moderní správy dokumentů, např. schvalování (workflow).
Moderní image
Získejte obraz moderního a efektivního podniku v očích Vašich klientů a obchodních partnerů díky nejmodernějším technologiím.
Budování vztahů
Vyloučením lidské chyby se zamezí ztrátám faktur, nevznikají sankce za opožděné platby či zbytečné telefonáty od dodavatelů.
Eliminace uživatelského pochybení
Zamezíte zbytečným chybám při přepisu dat.
Vysoce inteligentní technologie
Vytěžovací nástroje jsou zcela samostatné, samoučící se, využívající tzv. strojové učení. Pouze kontrolujete vytěžená data, zda jsou opravdu správně.
Upozornění na odchylky
Dle zabarvení jednotlivých políček (viz. ukázka) poznáte, zda si systém je jistý nebo upozorňuje na určité nesrovnalosti. Např. i na to, že faktura od tohoto dodavatele má jiné platební údaje, než je obvyklé.
Mezinárodní faktury
Rozpoznání faktur v různých jazycích, měnách a specifických daňových právních předpisech.
Export do účetního systému
Vytěžovací nástroje od Exonu spolupracují s drtivou většinou ERP systémů. Využíváme technologie, které komunikují po celém světě.
Napojení na číselníky
Vytěžování dat je automatické, samoučící se. Navíc jim můžeme pomoci tím, že budou využívat číselníky z vlastních nebo externích zdrojů. Např. číselníky vašich dodavatelů či napojení na administrativní registr ekonomických subjektů ARES.
Křížová kontrola
S využitím číselníků může systém automaticky doplnit údaje, které nelze zcela přečíst. Jedná se o automatické doplnění čísla zákazníka z databáze a číselníků.
Napojení na další agendy
Aby byla využita síla vytěžovacích nástrojů na maximum, je vhodné je doplnit o schvalovací procesy, což je často vstup do digitalizace mnoha firem a institucí. Tím je dosaženo plné automatizace zpracování přijatých faktur. Získáte navíc přehlednou evidenci faktur a zajistíte si tak životní cyklus (všechny procesy jsou logovány). Např. v rámci systému pro správu faktur, které jsou v základní verzi připraveny fungovat u zákazníků během několika dnů.
Vytěžování není pouze pro faktury
Není to pouze o fakturách. Vytěžovat se dají řady typů dokumentů, např. objednávky, formuláře, technické průkazy apod. Pokud nechcete investovat do vlastního software, nabízíme také vytěžování formou služby.
Jak to funguje? Zašlete nám Vaše faktury a my Vám vrátíme data v požadovaném formátu. Více o outsourcingu digitalizace.
Více o typech dokumentů dle struktury.
Ukázka vytěžování faktury
Na krátkou ukázku vytěžení faktury se můžete podívat ve videu, v čase 11:40.Více k automatizaci přijaté fakturace
Uživatelské prostředí (webové rozhraní)
Uživatelské prostředí
Mohlo by Vás také zajímat
Sepsali jsme pro Vás 5 důvodů, proč je digitalizace faktur
ten správný krok.
Sepsali jsme největších 5 výhod, proč o vytěžování přijatých faktur uvažovat.
Vybíráte vytěžovací nástroj?
3 typy dokumentů dle struktury.
Dle struktury, jakou dané dokumenty mají, rozlišujeme 3 typy: strukturované, polostrukturované a nestrukturované.