10 největších výhod digitální kanceláře, systémů DMS/ECM
DMS (document management system), nebo se používá zkratka - ECM – Enterprise Content Management, nebo také pojmy digitální kanceláři, bezpapírová firma či paperless office. Připravovali jsme webinář na benefity digitální kanceláře DMS/ECM. Pojďme se podívat na ty největší výhody, které jsme pro vás vybrali z pohledu naší společnosti EXON.
Nechce se Vám číst? Podívejte se na 16ti minutový záznam z webináře.
1) Úspora nákladů za tisk a papír
V první řadě úspora nákladů za tisk a papír. První benefit, který je asi jasný, ale nesmíme ho opomíjet. Firmy zpracovávají denně množství dokumentů, které buď samy vytvářejí, spravují či jsou jim doručeny. Výhoda číslo jedna: eliminace fyzického papíru, které v konečném důsledku přináší úsporu místa ke skladování. Není třeba tolik tisknou dokumenty a následně uchovávat. Šetří se tak náklady na toner a papír.
2) Přehlednost, rychlost a vše na jednom místě
My se často setkáváme s tím, že firmy ukládají svá data různě po složkách osobních počítačů, poštovních klientech a sdílených discích. Polovina firem používá třeba i více jak 4 různá úložiště. Následně přichází zdlouhavé hledání a může dojít i ke ztrátám. Jedna zatoulaná smlouva může stát i spoustu peněz a starostí. Zároveň ne vždy se dbá na zabezpečení dat a pravidelné zálohování. To nám přináší digitální kancelář, představuje primárně dlouhodobý a bezpečný archiv pro naskenované i elektronicky pořízené dokumenty, který slouží jako centrální úložiště. Obrovská síla DMS je v komfortním vyhledávání. DMS nabízí 2 typy vyhledávání: