10 největších výhod digitální kanceláře, systémů DMS/ECM

1) Úspora nákladů za tisk a papír

V první řadě úspora nákladů za tisk a papír. První benefit, který je asi jasný, ale nesmíme ho opomíjet. Firmy zpracovávají denně množství dokumentů, které buď samy vytvářejí, spravují či jsou jim doručeny. Výhoda číslo jedna: eliminace fyzického papíru, které v konečném důsledku přináší úsporu místa ke skladování. Není třeba tolik tisknou dokumenty a následně uchovávat. Šetří se tak náklady na toner a papír.

2) Přehlednost, rychlost a vše na jednom místě

My se často setkáváme s tím, že firmy ukládají svá data různě po složkách osobních počítačů, poštovních klientech a sdílených discích. Polovina firem používá třeba i více jak 4 různá úložiště. Následně přichází zdlouhavé hledání a může dojít i ke ztrátám. Jedna zatoulaná smlouva může stát i spoustu peněz a starostí. Zároveň ne vždy se dbá na zabezpečení dat a pravidelné zálohování. To nám přináší digitální kancelář, představuje primárně dlouhodobý a bezpečný archiv pro naskenované i elektronicky pořízené dokumenty, který slouží jako centrální úložiště. Obrovská síla DMS je v komfortním vyhledávání. DMS nabízí 2 typy vyhledávání:

• Specifické vyhledávání

Specifické vyhledávání znamená, že lze vyhledávat přes evidenční karty dokumentu, dle metadat dokumentu. Např. metadata faktury představují název zákazníka, projektu či číslo smlouvy. Zároveň častá vyhledávání si můžete uložit do tzv. oblíbených a zpětně se k nim vracet.

• Fulltextové vyhledávání

Fulltextové vyhledávání prochází dokumenty jako takové, celý obsah dokumentu. Prakticky totožně, jako když vyhledáváme např. na Google. Nabízí také funkci našeptávače.


• Dlaždice na úvodní obrazovce

Pro úplný přehled je možné využít dlaždice a vytvořit si vlastní uživatelský přístup, úvodní obrazovku. Fungují jako rychlý odkaz do adresáře. Každý uživatel si již může nastavit dle svého vkusu a uvážení, dlaždice pro ty dokumenty, se kterými často pracuje.


• Poslední dokumenty

A pokud se vám stává, že nevíte, kde jste s prací skončili naposledy, DMS vám nabídne seznam naposledy otevřených dokumentů.

3) Bezpečnost

Z hlediska bezpečnosti lze nastavovat přístupová práva jednotlivých uživatelů, která umožňují přistupovat k dokumentům pouze těm uživatelům, pro které tato oprávnění nastavíte.

• Logování činnosti

Co bychom zmínili, je logování činnosti v sytému. Získáme tak přehledný a prokazatelný životní cyklus dokumentu od jeho vytvoření, po archivování až případnou skartaci. Veškerá činnost uživatelů včetně pouhého zobrazení dokumentu je zaznamenána do protokolu, odkud je velice snadno dohledatelná.

• 3D archiv

Možností je vybudovat z DMS 3D archiv (digitální, dlouhodobé a důvěryhodné úložiště), který zaručuje čitelnost, neměnnost a garanci, že dokument je po celou dobu archivace v původní originální podobě. Možnost využívání elektronického podpisu, resp. elektronické pečetě. Pokud chcete posílat dokumenty skrze email, je možné zasílat odkazy na dokumenty v příloze emailu, kterou může otevřít pouze oprávněný uživatel. Čímž zaručíte, že případně zatoulaný email si nikdo jiný nebude moci otevřít.

4) Neomezený přístup

Přístup je možný z počítače, notebooku, tak tabletu nebo mobilu, to je již dnes nedílná součást. Mobilní přístup je buď z mobilní aplikace nebo v případě standardizovaných řešení skrze webové rozhraní, které je zcela responzivní. Přizpůsobí se rozhraní mobilního zařízení. V případě nutného přesunu na práci z domova změnu prakticky ani nepocítíte, jelikož svoji práci máte stále při ruce. Zde můžete vidět například mobilní verzi pro systém pro správu faktur, tedy úvodní nabídku funkcionalit, úkoly, přehled faktur či detail faktury. Vše je přehledné a pro uživatele velmi jednoduché.

5) Spolupráce

DMS nabízí množství nástrojů pro spolupráci. Mezi ně patří např. funkce v podobě chatu (někdy označovaného jako „feed“), vkládání hashtagů, grafických anotací apod. DMS se tak může stát celofiremní platformou, pro spolupráci a sdílení informací. Jednotlivé poznámky vždy obsahují informaci o autorovi a času provedení. Důležité je, že poznámky jsou součástí dokumentu po celý jeho životní cyklus.

• Verzování

Další významnou funkcionalitou je verzování. Během tvorby dokumentu, např. smlouvy, může být vytvořeno desítky verzí. Verzování zabezpečí, že vidíte, kdo kterou verzi vytvářel, kdy byla uložena a můžete se zpětně ke kterékoliv verzi vrátit. Včetně komentářů a dat vytvoření verze.

6) Agendy, schvalování

Alfou omegou digitální kanceláře jsou schvalovací procesy. Hovoříme o tzv. workflow, která jsou páteří digitální kanceláře. Workflow výrazně zvyšují úroveň produktivity a odhalují neefektivní firemní procesy závislé na papíru. Jednotlivé kroky ve workflow jsou zaznamenány a uloženy. Popisují, sledují a evidují, jakých úkolů bylo dosaženo, kým a v jakém čase.

• Životný cyklus dokumentu, workflow

Záznamy se uchovávají během celého životního cyklu dokumentu. Je možné definovat vlastní workflow dle potřeb v organizaci, vytvářet dynamická workflow a víceúrovňová schvalování. Workflow zabezpečí řízený oběh dokumentů napříč organizací. Tzv. eskalace zabezpečí situaci, v případě, že dotyčný uživatel v určitém čase úkol nedokončil, může být úkol automaticky přesunut na nadřízeného či jiného kolegu.

• Agendy

EXON nabízí neomezené řešení různých agend dle typů dokumentů, např. pro objednávky, smlouvy, faktury, firemní korespondenci apod. Jednotlivé agendy jsou navrženy speciálně pro typ dokumentu se specifickými schvalovacími procesy.

7) Produktivita

DMS systém výrazně zvyšuje produktivitu, ať už se jedná o zmíněné schvalovací procesy, které eliminují plýtvání časem a preventivně odstraňují chyby.

• Vytěžování dat z faktur

Typickým příkladem produktivních nástrojů jsou vytěžovací aplikace. Příkladem jsou faktury, kde vytěžování představuje automatické vyčtení dat, které nahrazuje ruční přepisování a automatizuje celý proces oběhu faktur při nulové chybovosti. Vytěžování není pouze o fakturách, je možné použít u libovolných dokumentů, jak strukturovaných, tak nestrukturovaných.

• Dokumenty ze šablony

Užitečnou funkcí je také tvorba dokumentů ze šablony, kde si v rámci firmy můžete nastavit šablony např. hlavičkový papír, vzor pro prezentaci, protokoly, zápisy, smlouvy apod.

8) Analýza dat, KPI, reporting

Veškerá data můžete reportovat v přehledných grafech. Např. zde ukázka agendy faktur, kde si můžete zobrazit jednotlivé statistiky dle různých atributů, jako jsou oddělení, dodavatelé apod.

9) Integrace

Systémy DMS lze začlenit do IT infrastruktury a spolupracovat s ostatními systémy. Jedná se o to, aby všechna data a dokumenty organizace byly pod kontrolou v jednom centrálním archivu a byly k nim řízeny přístupy, ukládány dokumenty včetně verzí a metadat v jednom archivu, logování práce s uloženými dokumenty a spolupráce s ostatními informačními systémy organizace. DMS může integrovat několik systémů, které produkují nebo přijímají dokumenty a je potřeba je ukládat do zabezpečeného 3D archivu.

10) V souladu s legislativou

Nesmíme také zapomínat na legislativu, kterou se musíme při práci s dokumenty a zpracováním dat řídit. Jedná se např. o používání elektronických podpisů a kontrola jejich platnosti, časových razítek, komunikaci přes datovou schránku, anonymizace dokumentů, zveřejňování dokumentů v registru smluv, ochranu osobních údajů, zákon o DPH, elektronickou skartací, napojení na ARES apod. Zároveň se stará o hlídání platnosti dokumentů, např. milníků ze smluv vyplývající.

Více se též dozvíte na webu o DMS/ECM řešení digitální kanceláře.