Jak vybrat a implementovat systém DMS/ECM?

Systémy pro správu dokumentů, neboli DMS (Document Management System) a ECM (Enterprise Content Management), patří v dnešní době mezi běžné systémy středních, větších, ale i menších společností. Firmy denně zpracovávají množství dokumentů, které samy vytvářejí, spravují nebo přijímají od zákazníků a obchodních partnerů.

Jak vybrat a implementovat systém DMS/ECM?

Rychlé pracovní tempo klade na organizace stále vyšší nároky na efektivní komunikaci a správu informací. Jednou z cest, jak toho dosáhnout, je automatizace firemních procesů prostřednictvím systému DMS/ECM.

Jak vybrat DMS/ECM - systém pro správu dokumentů?

Mezi typické požadavky firem, které uvažují o pořízení systému DMS/ECM, patří omezení práce s papírovými dokumenty, zrychlení administrativy a celková optimalizace firemních procesů. Firmy se často z důvodu úspor rozhodují pro levnější provizorní řešení. Takový přístup se však může v delším horizontu prodražit, protože dočasné řešení přestane postačovat a je nutné přejít na sofistikovanější nástroj.

Doporučujeme proto investovat do kvalitního systému DMS/ECM již od začátku. Pro snížení počátečních nákladů je vhodné začít v první fázi s jednodušším řešením, například se základním elektronickým archivem bez workflow nebo s implementací jedné až dvou agend, typicky objednávek a přijaté fakturace.

Taková implementace bývá rychlejší a méně náročná. Následně je možné systém plynule rozšiřovat o další agendy, například smlouvy, obchodní projekty, datové schránky, výrobní dokumentaci nebo personální dokumenty. Díky postupnému rozšiřování se uživatelé lépe adaptují na nové prostředí a efektivněji využívají jeho funkcionality.

Digitalizace s DMS a ECM v 60 vteřinách

V krátkém videu lze jednoduše představit, k čemu systémy DMS/ECM slouží a jaké přínosy firmám přinášejí. Stručné a srozumitelné vysvětlení pomáhá rychle pochopit základní principy digitalizace dokumentů a automatizace procesů.

Základem je kvalitní analýza

Kvalitně provedená hloubková analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celé implementace. Pokud zákazník potřebuje především zmapovat požadavky nutné pro nasazení DMS/ECM, provádí se tzv. horizontální analýza. Ta určuje rozsah nasazení a optimální rozložení agend a funkcí v rámci společnosti.

Detailnější úroveň představuje tzv. vertikální analýza. Ta rozpracovává jednotlivé agendy více do hloubky a zaměřuje se na konkrétní aspekty procesů, jako jsou přesně definované schvalovací procesy, workflow, napojení DMS/ECM na ERP nebo CRM či optimální nastavení spolupráce mezi uživateli.

Tento dokument je zásadním podkladem pro celý projekt implementace. Teprve po jeho schválení zákazníkem je možné pokračovat v dalších krocích. Právě důkladně provedená analýza je základním předpokladem úspěšného nasazení řešení.

Součinnost je důležitým prvkem implementace

Pro co nejplynulejší nasazení systému DMS/ECM je velmi důležitá aktivní spolupráce zákazníka. Klíčovou roli hraje odpovědná osoba na straně zákazníka, která se účastní analýzy a má projekt implementace na starosti.

Tato osoba zajišťuje potřebné přístupy na pracoviště zákazníka i případný vzdálený přístup k HW a SW. Jasně definovaná kontaktní osoba výrazně usnadňuje celý proces a pomáhá předcházet chybným rozhodnutím během implementace.

Klíčové vlastnosti a výhody DMS/ECM

DMS/ECM představuje především digitální archiv dokumentů, který slouží jako centrální úložiště dokumentů umožňující rychlé vyhledávání a efektivní práci s dokumenty v celé společnosti.