Jak správně vybrat a implementovat systém DMS/ECM?
Systémy pro správu dokumentů, neboli DMS (document management system) a ECM (enterprise content management), patří v dnešní době mezi již běžné systémy středních a větších společností. Firmy zpracovávají denně množství dokumentů, které samy vytvářejí, spravují či jsou jim doručeny. Zákazníci a obchodní partneři jsou čím dál náročnější a nutí firmy rychleji komunikovat. Toho dosáhneme automatizací některých firemních procesů právě využitím systému DMS.
Co jsou to systémy DMS a ECM? Jak je vysvětlit a jaký je mezi nimi rozdíl?
Jak vybrat ten nejlepší DMS/ECM - systém pro správu dokumentů?
Mezi typické požadavky firem, které uvažují o pořízení DMS, patří omezení práce s papírovými dokumenty, zrychlení běžné administrativy a optimalizace a zrychlení firemních procesů. Správné nasazení DMS systému je ale nemalá investice. Často se proto stává, že klienti z důvodu úspor nejdříve začínají s implementací provizorního řešení. Tento krok si ovšem po určité době vyčítají, jelikož v konečném důsledku jde o větší investici. Hlavní příčina tkví v implementaci dvou řešení po sobě následujících. Migrace dat z provizorního řešení na vyspělejší finální řešení je v důsledku připraví o dvojnásobek času a energie, kterou mohli využít někde jinde. Zákazníkům proto doporučujeme investovat do pokročilého řešení, ale v první fázi začít pouze s implementací jedné nebo dvou agend, zpravidla objednávek a přijaté fakturace, včetně vytěžovacího nástroje dat. Implementace řešení je v tomto případě rychlejší a v dalších fázích lze plynule navázat agendami dalšími, např. smlouvy, obchodní projekty, výrobní dokumentace či dokumentaci personálního managementu, a přidávat je postupně do zaběhnutých firemních procesů.
Digitalizace s DMS a ECM v 60ti vteřinách
Základem je kvalitní analýza
Kvalitně provedená hloubková analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celé implementace. V případě, že zákazník potřebuje zjistit pouze požadavky, které jsou pro nasazení DMS potřebné, provádíme tzv. horizontální analýzu, která určuje rozsah nasazení DMS systému a optimální rozložení agend a funkcí v dané společnosti. Detailnější je tzv. vertikální analýza. Ta již charakterizuje agendy vyplývající z horizontální analýzy více do hloubky a opírá se o konkrétní aspekty procesů, např. přesně definované schvalovací procesy, tzv. workflow, napojení DMS na stávající systémy (např. ERP, CRM…) či optimální rozvržení spolupráce mezi uživateli. Zákazníkům zdůrazňujeme důležitost tohoto dokumentu, od kterého se odvíjí celý proces implementace. Až na základě akceptace analýzy zákazníkem je možné v implementaci pokračovat. Pouze kvalitní a důkladně provedená analýza zaručí bezproblémovou implementaci řešení.
Součinnost je důležitým prvkem implementace
V zájmu co nejplynulejšího nasazení DMS je velmi důležitou součástí implementace existence klíčového kvalifikovaného člověka na straně zákazníka, který se zúčastní celé analýzy. Bude mít celý projekt na starosti a umožní potřebné přístupy na pracoviště zákazníka včetně nutného (vzdáleného) přístupu k HW i SW, bude-li to nutné k úspěšnému splnění projektu. Klíčová osoba na straně zákazníka ulehčí celý proces a zamezí zbytečným chybám v implementaci
Klíčové vlastnosti a výhody
DMS představuje primárně dlouhodobý a bezpečný archiv pro naskenované i elektronicky pořízené dokumenty v obvyklých formátech, který slouží jako centrální úložiště a umožňuje snadné a rychlé vyhledávání prostřednictvím metadat, která popisují dokumenty (smlouva, faktura…) i s možností fulltextu.
Mezi klíčové vlastnost DMS/ECM systémů řadíme: