Jak vybrat a implementovat systém DMS/ECM?

• Jak vybrat DMS/ECM - systém pro správu dokumentů?
  
• Digitalizace s DMS a ECM v 60 vteřinách
  
• Základem je kvalitní analýza
  
• Součinnost je důležitým prvkem implementace
  
• Klíčové vlastnosti a výhody DMS/ECM
• DMS/ECM systémy v souladu s měnící se legislativou
  

---

Jak vybrat DMS/ECM - systém pro správu dokumentů?

Mezi typické požadavky firem, které uvažují o pořízení systému DMS/ECM, patří omezení práce s papírovými dokumenty, zrychlení běžné administrativy a optimalizace a zrychlení firemních procesů. Firmy se z důvodu úspor často rozhodují pro implementaci provizorního levnějšího řešení. Po určité době však provizorní řešení nemusí být dostačující a jsou nuceni přejít na sofistikovanější nástroje, což v konečném důsledku investici prodraží.

Doporučujeme rozhodnout se investovat do kvalitního systému DMS/ECM hned. Pro snížení nákladů je ideální variantou v první fázi začít pouze s jednoduchým řešením, např. se základním elektronickým archivem bez automatizovaných procesů (workflow) nebo s implementací jedné nebo dvou agend, často objednávek a přijaté fakturace. Implementace řešení je v tomto případě jednodušší a rychlejší. Následně lze plynule navazovat dalšími agendami a rozšířeními, např. smlouvy, obchodní projekty, datové schránky, výrobní dokumentace či dokumentaci personálního managementu, a přidávat je postupně do zaběhnutých firemních procesů již na základě zkušeností z používání nového systému.

Uživatelé se systémem určitý čas pracují, osvojují si základní funkcionality a ve chvíli přidání nových agend a funkcionalit je již jednodušší se adaptovat.

---

Digitalizace s DMS a ECM v 60 vteřinách

V krátkém videu o tom, k čemu systémy DMS/ECM slouží.

---

Základem je kvalitní analýza

Kvalitně provedená hloubková analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celé implementace. V případě, že zákazník potřebuje zjistit pouze požadavky, které jsou pro nasazení DMS/EECM potřebné, provádíme tzv. horizontální analýzu, která určuje rozsah nasazení a optimální rozložení agend a funkcí v dané společnosti. Detailnější je tzv. vertikální analýza. Ta již charakterizuje agendy vyplývající z horizontální analýzy více do hloubky a opírá se o konkrétní aspekty procesů, např. přesně definované schvalovací procesy, tzv. workflow, napojení DMS/ECM na stávající systémy (např. ERP, CRM…) či optimální rozvržení spolupráce mezi uživateli. Zákazníkům zdůrazňujeme důležitost tohoto dokumentu, od kterého se odvíjí celý proces implementace. Až na základě akceptace analýzy zákazníkem je možné v implementaci pokračovat. Pouze kvalitní a důkladně provedená analýza zaručí bezproblémovou implementaci řešení.

Více o důležitosti analýzy.

---

Součinnost je důležitým prvkem implementace

V zájmu co nejplynulejšího nasazení DMS/ECM je velmi důležitou součástí implementace existence klíčového kvalifikovaného člověka na straně zákazníka, který se analýzy bude účastnit. Bude mít celý projekt na starosti a umožní potřebné přístupy na pracoviště zákazníka včetně nutného (vzdáleného) přístupu k HW i SW, bude-li to nutné k úspěšnému splnění projektu. Klíčová osoba na straně zákazníka ulehčí celý proces a zamezí případným chybným rozhodnutím v implementaci.

---

Klíčové vlastnosti a výhody DMS/ECM

DMS/ECM představuje primárně digitální archiv pro naskenované i elektronicky pořízené dokumenty, který slouží jako centrální úložiště umožňující snadné a rychlé vyhledávání napříč celým elektronickým archivem.

Vybrané vlastnosti

• Zajištění celého životního cyklu dokumentu v prostředí DMS/ECM. Důležitým benefitem při tvorbě dokumentů je možnost tzv. verzování. To umožňuje sledovat historii změn v upravovaných dokumentech. Kdykoliv je možné vrátit se k verzi, která byla vytvořena třeba před měsícem.

• Nastavení práv přístupu uživatelů.

• Mobilní verze je dnes již považována za povinnost. Na mobilu/tabletu je možné kromě vyhledávání dokumentů být také součástí schvalování úkolů ve workflow.

• Vítaným pomocníkem je také funkce tzv. milníků, které upozorní na důležité termíny, které z jednotlivých dokumentů vyplývají, např. upozornění na platnost smlouvy u zákazníka, prodloužení smlouvy zaměstnance či hlídání lhůty pro skartaci dat aj.

• Důležitá je možnost systém propojit s dalšími informačními systémy, např. na ERP, účetní software...

• DMS/ECM umožňují spolupracovat nad dokumenty pomocí příspěvků a komentářů.

• Jednou ze současně nejžádanějších agend je efektivní zpracování přijaté fakturace. Vytěžovací aplikace jsou v dnešní době stále skloňovány a stávají se již běžnou součástí agendy faktur. Tyto systémy oceňují především zaměstnanci účetních oddělení, kteří se nemusí zatěžovat stereotypním ručním opisováním dat z faktur a přenechají tuto práci robotům. Více o digitalizaci faktur.

• Vyspělé DMS/ECM systémy umožňují elektronický oběh dokumentů začleněním firemních procesů do tzv. workflow. Workflow zaručuje, že dokument vždy projde přes všechny články schvalovacího řetězce. Typickým příkladem je schvalování objednávky či faktury před jejím zaúčtováním. Uživatelé jsou o došlém úkolu informováni, např. v emailu. Více o workflow.

• Objevte více výhod a funkcionalit DMS/ECM.

---

DMS/ECM systémy v souladu s měnící se legislativou

Technologický posun systémů DMS/ECM a rozvoje u klientů jsou ovlivněny významně měnící se legislativou. Příkladem jsou nařízení Evropské unie eIDAS, která vedou k zavádění takových funkcí, jako je například automatická kontrola dokumentů, zda jsou opatřeny platným elektronickým podpisem. Mezi časté rozvoje patří: napojení na datové schránky, časová razítka nebo anonymizace smluv s automatickým odesláním do registru smluv MV ČR.

---

Článek pro časopis IT Systems. Autor článku: Petr Polanský společně s kolegy společnosti EXON s.r.o.

---

 

Mohlo by se vás také zajímat

Jak úspěšně implementovat systém DMS/ECM ve vaší firmě?


Zavedení nových technologií nemusí být jednoduché. Jak DMS/ECM úspěšně zavést? Rady a tipy.

Co jsou to systémy DMS/ECM a jaký je mezi nimi rozdíl?


DMS/ECM: Document Management System / Enterprise Content Management. Jaké jsou rozdíly?

Více článků od společnosti EXON