Jak vybrat a implementovat systém DMS/ECM?
Systémy pro správu dokumentů, neboli DMS (Document Management System) a ECM (Enterprise Content Management), patří v dnešní době mezi již běžné systémy středních, větších, ale i menších společností. Firmy zpracovávají denně množství dokumentů, které samy vytvářejí, spravují či jsou jim doručeny. Dnešní rychlá doba nutí firmy se zákazníky a obchodními partnery rychleji komunikovat. Toho dosáhneme automatizací některých firemních procesů právě využitím systému DMS/ECM.
- Jak vybrat DMS/ECM - systém pro správu dokumentů?
- Digitalizace s DMS a ECM v 60 vteřinách
- Základem je kvalitní analýza
- Součinnost je důležitým prvkem implementace
- Klíčové vlastnosti a výhody DMS/ECM
- DMS/ECM systémy v souladu s měnící se legislativou
Jak vybrat DMS/ECM - systém pro správu dokumentů?
Mezi typické požadavky firem, které uvažují o pořízení systému DMS/ECM, patří omezení práce s papírovými dokumenty, zrychlení běžné administrativy a optimalizace a zrychlení firemních procesů. Firmy se z důvodu úspor často rozhodují pro implementaci provizorního levnějšího řešení. Po určité době však provizorní řešení nemusí být dostačující a jsou nuceni přejít na sofistikovanější nástroje, což v konečném důsledku investici prodraží.
Doporučujeme rozhodnout se investovat do kvalitního systému DMS/ECM hned. Pro snížení nákladů je ideální variantou v první fázi začít pouze s jednoduchým řešením, např. se základním elektronickým archivem bez automatizovaných procesů (workflow) nebo s implementací jedné nebo dvou agend, často objednávek a přijaté fakturace. Implementace řešení je v tomto případě jednodušší a rychlejší. Následně lze plynule navazovat dalšími agendami a rozšířeními, např. smlouvy, obchodní projekty, datové schránky, výrobní dokumentace či dokumentaci personálního managementu, a přidávat je postupně do zaběhnutých firemních procesů již na základě zkušeností z používání nového systému.
Uživatelé se systémem určitý čas pracují, osvojují si základní funkcionality a ve chvíli přidání nových agend a funkcionalit je již jednodušší se adaptovat.
Digitalizace s DMS a ECM v 60 vteřinách
V krátkém videu o tom, k čemu systémy DMS/ECM slouží.
Základem je kvalitní analýza
Kvalitně provedená hloubková analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celé implementace. V případě, že zákazník potřebuje zjistit pouze požadavky, které jsou pro nasazení DMS/EECM potřebné, provádíme tzv. horizontální analýzu, která určuje rozsah nasazení a optimální rozložení agend a funkcí v dané společnosti. Detailnější je tzv. vertikální analýza. Ta již charakterizuje agendy vyplývající z horizontální analýzy více do hloubky a opírá se o konkrétní aspekty procesů, např. přesně definované schvalovací procesy, tzv. workflow, napojení DMS/ECM na stávající systémy (např. ERP, CRM…) či optimální rozvržení spolupráce mezi uživateli. Zákazníkům zdůrazňujeme důležitost tohoto dokumentu, od kterého se odvíjí celý proces implementace. Až na základě akceptace analýzy zákazníkem je možné v implementaci pokračovat. Pouze kvalitní a důkladně provedená analýza zaručí bezproblémovou implementaci řešení.
Součinnost je důležitým prvkem implementace
V zájmu co nejplynulejšího nasazení DMS/ECM je velmi důležitou součástí implementace existence klíčového kvalifikovaného člověka na straně zákazníka, který se analýzy bude účastnit. Bude mít celý projekt na starosti a umožní potřebné přístupy na pracoviště zákazníka včetně nutného (vzdáleného) přístupu k HW i SW, bude-li to nutné k úspěšnému splnění projektu. Klíčová osoba na straně zákazníka ulehčí celý proces a zamezí případným chybným rozhodnutím v implementaci.
Buďte digitální s ELO ECM SUITE
Centrální archiv - zabezpečení - efektivní práce s dokumenty - komfortní vyhledávání - nástroje spolupráce - workflow - OCR
Klíčové vlastnosti a výhody DMS/ECM
DMS/ECM představuje primárně digitální archiv pro naskenované i elektronicky pořízené dokumenty, který slouží jako centrální úložiště umožňující snadné a rychlé vyhledávání napříč celým elektronickým archivem.
