Důkladná analýza interních procesů je klíčovým prvním krokem k úspěšné digitalizaci. Systémy DMS/ECM nejsou jen o ukládání dokumentů – umožňují vytvářet efektivní automatizovaná workflow, která zjednodušují firemní agendy. Aby implementace přinesla očekávaný výsledek, je nezbytné věnovat analýze dostatek času a odborné pozornosti.
Výstupem implementační analýzy je návrh optimálního řešení, který definuje nové digitální procesy a jejich strukturu.
-
Analýza aktuálního stavu
Provedení analýzy stávajících procesů doporučujeme ještě před výběrem dodavatele systému. V EXONu nabízíme nezávislou procesní analýzu, kterou lze využít bez ohledu na to, jaký DMS/ECM systém si následně zvolíte. Výsledný návrh je univerzální a přenositelný i do konkurenčních řešení.
-
Horizontálně nebo vertikální
Horizontální analýza se zaměřuje na identifikaci klíčových požadavků pro nasazení systému – definuje jeho rozsah a hlavní funkční oblasti. Vertikální analýza jde více do hloubky – podrobně rozebírá konkrétní agendy, popisuje schvalovací procesy (workflow), integraci na další systémy (ERP, CRM aj.) a zajišťuje jejich vzájemnou souhru. Více o analýze.
-
Příprava na analýzu
Doporučujeme si vyhradit čas a připravit se na analýzu s otevřenou myslí pro digitální změny – tzv. preanalýzou. Doba trvání se odvíjí od velikosti organizace a složitosti procesů – může jít o jednotky dnů i týdny až měsíce.
-
Doporučený tým pro analýzu
Pro efektivní průběh doporučujeme sestavit menší tým (ideálně 4–6 osob), včetně zodpovědného vedoucího. Klíčové je zapojit osoby znalé vnitrofiremních procesů i technologií (např. ERP nebo účetních systémů), které budou na nový DMS/ECM systém navazovat. Naše zkušenosti z desítek projektů vám pomohou vyvarovat se slepých uliček. Pro inspiraci navštivte reference.
Vybrané DMS/ECM projekty
Kontaktní formulář
Zajímáte se o řešení pro digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.