Cíl projektu

Společnost Flexfill s.r.o. je součástí mezinárodní korporace NCH Corporation, která patří mezi globální lídry ve výrobě, vývoji a aplikaci chemických produktů pro údržbu a opravy v průmyslovém, komerčním a institucionálním sektoru.

V oblasti správy dokumentů a archivace se společnost rozhodla využít outsourcing správy spisovny, jehož cílem bylo zajistit systematickou evidenci dokumentů, jejich bezpečné uložení a efektivní správu archivních materiálů.

Řešení

Společnost FM EXON poskytuje služby správy spisovny a archivních dokumentů ve svém depozitáři v Plzni. Součástí služby je převzetí dokumentů od klienta, jejich přetřídění a systematické zpracování podle archivních pravidel.

Dokumenty jsou následně ukládány do jednotlivých oddělení, pododdělení, ročníků a věcných skupin podle stanovených lhůt uložení a evidovány v archivačním systému.

Řešení zahrnuje také dlouhodobou správu dokumentů, jejich vyhledávání, vyřazování spisů a provádění skartace v souladu s platnou legislativou.

Funkce v kostce

- převzetí a přetřídění archivních dokumentů

- systematické zpracování spisů

- evidence dokumentů podle archivních pravidel

- dlouhodobá archivace dokumentů

- vyhledávání dokumentů na vyžádání

- vyřazování spisů a skartační řízení

Přínosy

Outsourcing správy spisovny umožnil společnosti Flexfill soustředit se na své hlavní podnikatelské aktivity a zároveň zajistit profesionální a bezpečnou správu archivních dokumentů.

Díky systematické evidenci a správě dokumentů je možné dokumenty rychle vyhledávat, sledovat jejich životní cyklus a zajistit jejich správné vyřazení nebo archivaci.

Výsledkem je efektivní správa dokumentů, bezpečné uložení archivních materiálů a přehledná evidence spisové dokumentace v souladu s legislativními požadavky.