Co je DMS/ECM?

Vytváříme bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře. Případně můžeme říci "paperless office" nebo "digital office". Využíváme k tomu technologii ELO zastupující rodinu tzv. DMS a ECM systémů. Vysvětlíme si, co znamenají tyto zkratky, jaký je mezi nimi rozdíl a proč využíváme obě dvě.

Pro digitalizaci firem a institucí (z pohledu paperless office) existují dva termíny: DMS a ECM. DMS je zkratka pro "Document Management System". Tento název by pro naše účely stačil, nicméně ELO není primárně o dokumentech, ale také o celém obsahu. Proto přidáváme slovíčko "content" ze zkratky ECM neboli "Enterprise Content Management". ELO není pouze elektronická správa dokumentů (ačkoliv je k tomu původně předurčený). Je možné v něm spravovat jakýkoliv obsah, ale především také digitalizovat interní procesy. Více než správa dokumentů a obsahu můžeme říct, že se jedná o "inteligentní řízení obsahu a informací."

Co je DMS systém?

DMS systém je v podstatě software, který ukládá, sleduje a spravuje elektronické dokumenty. Můžete si to představit jako digitální kartotéku se zvýšeným zabezpečením a obvykle je to jednodušší řešení pro většinu podniků, které se snadněji používá a vyžaduje méně správy. DMS se používá především k digitalizaci a archivaci souborů a sledování a správě nových dokumentů během jejich životního cyklu, jak jsou psány, revidovány a aktualizovány. DMS je základním řešením problému pomoci společnostem organizovat, zpřístupňovat, uchovávat a chránit jejich dokumenty. Může však řešit pouze potřeby správy dokumentů velkých společností.

Co je ECM systém?

Oproti tomu Enterprise Content Management (ECM) systémy jsou spíše formalizovaným prostředkem pro ukládání a správu procesní dokumentace a dalšího obsahu organizace. Někteří se na to dokonce dívají jako na supervelký, vysoce výkonný DMS. Představte si to jako inteligentní bytost, která je schopna automaticky rozpoznat obsah v dokumentech a „vědět“, kam/komu jej poslat. Spravuje různé typy obsahu a může také pomoci se správou e-mailů, spoluprací zaměřenou na dokumenty a řízením obchodních procesů. ECM v zásadě pomáhají konfigurovat velké objemy nestrukturovaných informací.

Jaký je rozdíl mezi DMS a ECM? Je to stejné?

Navzdory podobnosti mají softwarové systémy pro správu dokumentů a platformy pro správu podnikového obsahu také několik významných rozdílů. Software DMS je v podstatě méně pokročilá verze ECM. Systémy DMS se používají speciálně k ukládání, sledování a správě elektronických dokumentů, přičemž hlavní důraz je kladen na strukturované dokumenty, jako jsou soubory Word, PowerPoint, Excel nebo PDF. Podniky obvykle používají software pro správu dokumentů k digitalizaci svých archivačních systémů bez papírování. Systémy DMS jsou obvykle vybaveny OCR (optické rozpoznávání znaků), což usnadňuje použití programů k vytváření upravitelných digitálních verzí vašich tiskových souborů. DMS poskytující podobnou strukturu jako kartotéka se silnějšími bezpečnostními a organizačními principy – jsou pro organizace užitečné, protože zjednodušují celý proces správy dokumentů. DMS přináší snadnou digitální kontrolu nad celým životním cyklem každého dokumentu, od fáze vytvoření po revize a aktualizace, až po uchovávání dokumentů a neustálou dostupnost souborů. Pomocí systémů správy dokumentů je možné dokonce automatizovat určité obchodní procesy, jako je archivace nebo mazání klientských dokumentů po určitých časových obdobích.

Enterprise Content Management je pokročilejší formou technologie DMS. Systém ECM je pokročilý prostředek pro ukládání a správu procesní dokumentace a dalšího obsahu organizace. ECM lze použít ke všemu, co DMS umí (digitalizaci dokumentů, organizování souborů do snadno prohledávatelného archivačního systému atd.), ale jsou pokročilejší a výkonnější. Jedním z hlavních kontrastů mezi softwarem DMS a ECM je to, že zatímco systém DMS se používá hlavně k organizaci „strukturovaných“ dokumentů Word nebo PDF, ECM může spravovat obrázky, grafiku, obsah webových stránek, e-maily, video a audio soubory, multimediální aktiva, a více. Jinými slovy, systémy ECM jsou komplexnějším prostředkem pro správu všech digitálních aktiv společnosti na multimediální úrovni. Systémy pro správu podnikového obsahu jsou více než jen zahrnutím softwaru pro správu dokumentů, který dokáže zpracovat alternativní mediální soubory, také inteligentnějšími programy než systémy správy dokumentů. Programy ECM ve skutečnosti kromě ukládání informace také měří. Sami spravují nestrukturovaná data a pracují spíše jako nezávislý vedoucí kanceláře nebo zaměstnanec než jako jednoduchý nástroj produktivity. Systémy ECM zahrnují řadu různých nástrojů a strategií, které používají k automatizaci vašeho systému evidence jedinečnými a efektivními způsoby. Systém pro správu podnikového obsahu může analyzovat obsah a určit, kde je třeba uložit v systému nebo komu je třeba jej odeslat (a kdy). Platformy ECM také poskytují vynikající zabezpečení, přísnější dodržování legislativních předpisů a funkce větší integrace a škálovatelnosti než DMS.

Vysvětlení document management systému v 1 minutě