fbpx EXON | Co jsou to systémy DMS a ECM? | EXON
Zpět na seznam článků Rady a Tipy z digitální kanceláře
Co je to DMS ECM? Rozdíl mezi document management system a enterprise content management

Co je DMS/ECM?

Vytváříme bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře. Případně můžeme říci "paperless office" nebo "digital office". Využíváme k tomu technologii ELO zastupující rodinu tzv. DMS a ECM systémů. Vysvětlíme si, co znamenají tyto zkratky, jaký je mezi nimi rozdíl a proč využíváme obě dvě.

Pro digitalizaci firem a institucí (z pohledu paperless office) existují dva termíny: DMS a ECM. DMS je zkratka pro "Document Management System". Tento název by pro naše účely stačil, nicméně ELO není primárně o dokumentech, ale také o celém obsahu. Proto přidáváme slovíčko "content" ze zkratky ECM neboli "Enterprise Content Management". ELO není pouze elektronická správa dokumentů (ačkoliv je k tomu původně předurčený). Je možné v něm spravovat jakýkoliv obsah, ale především také digitalizovat interní procesy. Více než správa dokumentů a obsahu můžeme říct, že se jedná o "inteligentní řízení obsahu a informací."


 

Co je DMS systém?

DMS systém je v podstatě software, který ukládá, sleduje a spravuje elektronické dokumenty. Můžete si to představit jako digitální kartotéku se zvýšeným zabezpečením a obvykle je to jednodušší řešení pro většinu podniků, které se snadněji používá a vyžaduje méně správy. DMS se používá především k digitalizaci a archivaci souborů a sledování a správě nových dokumentů během jejich životního cyklu, jak jsou psány, revidovány a aktualizovány. DMS je základním řešením problému pomoci společnostem organizovat, zpřístupňovat, uchovávat a chránit jejich dokumenty. Může však řešit pouze potřeby správy dokumentů velkých společností.


Co je ECM systém?

Oproti tomu Enterprise Content Management (ECM) systémy jsou spíše formalizovaným prostředkem pro ukládání a správu procesní dokumentace a dalšího obsahu organizace. Někteří se na to dokonce dívají jako na supervelký, vysoce výkonný DMS. Představte si to jako inteligentní bytost, která je schopna automaticky rozpoznat obsah v dokumentech a „vědět“, kam/komu jej poslat. Spravuje různé typy obsahu a může také pomoci se správou e-mailů, spoluprací zaměřenou na dokumenty a řízením obchodních procesů. ECM v zásadě pomáhají konfigurovat velké objemy nestrukturovaných informací.


Jaký je rozdíl mezi DMS nebo ECM? Je to stejné?

Navzdory podobnosti mají softwarové systémy pro správu dokumentů a platformy pro správu podnikového obsahu také několik významných rozdílů. Software DMS je v podstatě méně pokročilá verze ECM. Systémy DMS se používají speciálně k ukládání, sledování a správě elektronických dokumentů, přičemž hlavní důraz je kladen na strukturované dokumenty, jako jsou soubory Word, PowerPoint, Excel nebo PDF. Podniky obvykle používají software pro správu dokumentů k digitalizaci svých archivačních systémů bez papírování. Systémy DMS jsou obvykle vybaveny OCR (optické rozpoznávání znaků), což usnadňuje použití programů k vytváření upravitelných digitálních verzí vašich tiskových souborů. DMS poskytující podobnou strukturu jako kartotéka se silnějšími bezpečnostními a organizačními principy – jsou pro organizace užitečné, protože zjednodušují celý proces správy dokumentů. DMS přináší snadnou digitální kontrolu nad celým životním cyklem každého dokumentu, od fáze vytvoření po revize a aktualizace, až po uchovávání dokumentů a neustálou dostupnost souborů. Pomocí systémů správy dokumentů je možné dokonce automatizovat určité obchodní procesy, jako je archivace nebo mazání klientských dokumentů po určitých časových obdobích.

Enterprise Content Management je pokročilejší formou technologie DMS. Systém ECM je pokročilý prostředek pro ukládání a správu procesní dokumentace a dalšího obsahu organizace. ECM lze použít ke všemu, co DMS umí (digitalizaci dokumentů, organizování souborů do snadno prohledávatelného archivačního systému atd.), ale jsou pokročilejší a výkonnější. Jedním z hlavních kontrastů mezi softwarem DMS a ECM je to, že zatímco systém DMS se používá hlavně k organizaci „strukturovaných“ dokumentů Word nebo PDF, ECM může spravovat obrázky, grafiku, obsah webových stránek, e-maily, video a audio soubory, multimediální aktiva, a více. Jinými slovy, systémy ECM jsou komplexnějším prostředkem pro správu všech digitálních aktiv společnosti na multimediální úrovni. Systémy pro správu podnikového obsahu jsou více než jen zahrnutím softwaru pro správu dokumentů, který dokáže zpracovat alternativní mediální soubory, také inteligentnějšími programy než systémy správy dokumentů. Programy ECM ve skutečnosti kromě ukládání informace také měří. Sami spravují nestrukturovaná data a pracují spíše jako nezávislý vedoucí kanceláře nebo zaměstnanec než jako jednoduchý nástroj produktivity. Systémy ECM zahrnují řadu různých nástrojů a strategií, které používají k automatizaci vašeho systému evidence jedinečnými a efektivními způsoby. Systém pro správu podnikového obsahu může analyzovat obsah a určit, kde je třeba uložit v systému nebo komu je třeba jej odeslat (a kdy). Platformy ECM také poskytují vynikající zabezpečení, přísnější dodržování legislativních předpisů a funkce větší integrace a škálovatelnosti než DMS.


Vysvětlení document management systému v 1 minutě


Technologie ELO

Paperless office vytváříme na technologii ELO. Konkrétně se jedná o ELO ECM Suite. A proč právě ELO? Protože je celosvětově uznávanou platformou, která je zastoupená v 15ti zemích světa. Celosvětově ELO využívá více než 1 milion aktivních uživatelů. Zároveň máme za zády silnou základnu, mocné vývojové prostředí zahraničních partnerů a obrovský potenciál řešení v souladu s novými technologiemi v budoucnu.

U všech projektů DMS/ECM, která jsme za naši dobu implementovali, ELO doporučujeme jako bezpečné, robustní a flexibilní řešení pro digitalizaci firem a institucí jakékoliv velikosti. Nejen s ohledem na naše projekty, ale i celosvětové případové studie, lze ELO implementovat ve všech segmentech podnikání.

Na vybrané projekty se můžete podívat v referencích, kde lze stáhnout případové studie. Více o DMS/ECM od Exonu.

Reference projektů DMS a ECM ELO společnosti EXON.
Logo společnosti DMS/ECM ELO.


ELO přináší dynamické techniky, strategie a nástroje, které mohou předávat data, obsah a třídit velké množství nestrukturovaných dat. Minimalizuje provozní náklady, umožňuje bezpapírovou práci a podporuje efektivní interní postupy. Samozřejmostí je sledování celého životního cyklu dokumentů a důraz na zabezpečení a systematicky přístup k ochraně dat.


Vybrali jsme pro Vás 10 hlavních vlastností ELO

Centrální archiv - zabezpečení - efektivní práce s dokumenty - komfortní vyhledávání - nástroje spolupráce - workflow a mnoho dalšího...

Logo produktu DMS/ECM ELO.


Pár ukázek systému ELO

Uživatelské prostředí ECM ELO.
Uživatelské prostředí ECM ELO.
DMS ELO, uživatelské prostředí na notebooku a mobilní aplikace. Přehledné dlaždice na úvodní obrazovce pro snadný vstup do systému.
Uživatelské prostředí ECM ELO.

O výrobci ELO Digital Office GmbH

Výrobcem a distributorem je německá společnost ELO Digital Office GmbH sídlící ve Stuttgartu. Ve svém oboru působí od rou 1998 a zaměstnává na světě více jak 730 pracovníků. Vizí společnosti ELO Digital je stát se světovým leaderem v oblasti správy dokumentů a práce s elektronickými dokumenty. Více informací o společnosti ELO Digital Office.

EXON jako partner společnosti ELO Digital Office

Autor článku: Petr Polanský
Zdroje: https://www.efilecabinet.com/enterprise-content-management-system-vs-document-management-system/


 

Více článků od společnosti EXON


 

Pro více informací nás kontaktujte