Elektronické schvalování přijatých faktur
vytěžování, workflow a elektronická archivace
Elektronická správa faktur patří mezi nejčastěji požadované agendy, které jsou v rámci DMS ELO implementovány. Digitalizace faktur představuje efektivní správu, evidenci a archivaci faktur včetně možnosti vytěžování dat (OCR). Digitalizace faktur je symbolem produktivity v rámci DMS/ECM řešení. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit. Document Management ELO podporuje interní provozní procesy a zajišťuje, aby všechny dokumenty byly centrálně spravovány a byly okamžitě dostupné uživatelům. DMS ELO odstraňuje časové prodlevy, které se při schvalování faktur běžně vyskytují. ELO zlepšuje efektivitu dodavatelského řetězce a v konečném důsledku pomáhá rozvíjet lepší vztahy se zákazníky. EXON nabízí možnost nastavit procesy pro faktury individuálně na míru nebo je možné využít modulární řešení digitální kanceláře Exonis.
Obecné funkcionality správy přijatých faktur
Workflow faktur
Automatizované pracovní postupy, které do práce se s fakturami dodávají řád a pořádek. Worklow je obecně využíváno pro schvalování faktur a předání dál ve schvalovacím kolečku. Workflow definuje cestu, kterou se faktura bude ubírat, resp. přes které uživatele faktura "projde". V závislosti na oddělení, výši fakturované částky či názvu dodavatele je automaticky faktura předána v předem definovaných workflow. Vše záleží na požadavcích zákazníka. Součástí je vytěžovací aplikace, která automaticky vyčte data z faktur a zaručuje bezchybný přepis faktur. Účetní nemusí ručně přepisovat faktury. Pouze již kontroluje, zda je vše v pořádku. Na případné nesrovnalosti je upozorněno. Více o workflow faktur. V rámci řešení EXONIS je předpřipraveno až 5 schvalovacích úrovní. Řešení na míru nabízí neomezené možnosti jakkoli složitých schvalovacích procesů.
Přehlednost
Filtrování, evidence dle různých parametrů, náhledy, komentáře, stav schválení, schvalovací workflow, související dokumenty (objednávky, příloha), hlídání milníků (upozornění na datumy splatnosti). Rychlé vyhledávání a neustálý přehled o fakturách.
Vytěžování dat z faktur (OCR)
Aplikace pro vytěžování dat z faktur. Samoučící vytěžování, méně dvojí kontroly a hlídání duplicit. Provázání s vlastními číselníky (např. z jiných ERP systémů, seznamy dodavatelů aj.). Více o vytěžování dat z faktur.
Napojení na ERP a účetní systémy
Spolupráce s jinými ERP systémy třetích stran, např. datové schránky, ARES, registr plátců DPH. Přímá integrace na účetní systémy. Propojení vytěžovací aplikace s účetním software.
Životní cyklus dokumentu
Díky vestavěnému workflow faktura vždy projde přes všechny nastavené schvalovatele. Na základě workflow přichází jednotlivým uživatelům procesu upozornění na úkoly nad dokumentem (notifikace v rámci ELO nebo email - nejoblíbenější).
Reporty o fakturacích
Přehledné grafy a reporty (dle oddělení, dodavatelů), celková částka, počet zaúčtovaných, zamítnutých či schválených faktur, splatnosti …), porovnání podle oddělení a středisek. Dle priorit zákazníka.
Neomezené možnosti rozšíření
Agendu přijatých faktur lze neomezeně připravit na míru daného zákazníka. Možností je např. stahovat faktury z emailové schránky, elektronicky podepisovat (více o elektronickém podepisování), přenos faktur do knihy došlých faktur, využít ELO jako důvěryhodný archiv aj.
Správa přijatých faktur ve významných institucích
Jak to funguje v praxi? Níže jsou vybraní 3 zákazníci, kde je problematika elektronické správy přijatých faktur detailněji popsaná. Více referenčních projektů naleznete v sekci reference.
DMS ELO funkcionality
ELO podporuje práci s elektronickými podpisy, časovými razítky a pečetěmi. ELO se tak může stát zcela důvěryhodným archivem pro vaše dokumenty. ELO podporuje např. datové schránky či přímou konverzi dokumentů do PDF/A. Základem celého řešení je ELO ECM Suite.
Kontaktní formulář
Zajímáte se o řešení pro digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.