»

Elektronické schvalování přijatých faktur
vytěžování, workflow a elektronická archivace

Logo společnosti ELO Digital Office GmbH.

Elektronická správa faktur patří mezi nejčastěji požadované agendy, které jsou v rámci DMS ELO implementovány. Digitalizace faktur představuje efektivní správu, evidenci a archivaci faktur včetně možnosti vytěžování dat (OCR). Digitalizace faktur je symbolem produktivity v rámci DMS/ECM řešení. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit. Document Management ELO podporuje interní provozní procesy a zajišťuje, aby všechny dokumenty byly centrálně spravovány a byly okamžitě dostupné uživatelům. DMS ELO odstraňuje časové prodlevy, které se při schvalování faktur běžně vyskytují. ELO zlepšuje efektivitu dodavatelského řetězce a v konečném důsledku pomáhá rozvíjet lepší vztahy se zákazníky.


Obecné funkcionality správy přijatých faktur

Workflow faktur

Automatizované pracovní postupy, které do práce se s fakturami dodávají řád a pořádek. Worklow je obecně využíváno pro schvalování faktur a předání dál ve schvalovacím kolečku. Workflow definuje cestu, kterou se faktura bude ubírat, resp. přes které uživatele faktura "projde". V závislosti na oddělení, výši fakturované částky či názvu dodavatele je automaticky faktura předána v předem definovaných workflow. Vše záleží na požadavcích zákazníka. Součástí je vytěžovací aplikace, která automaticky vyčte data z faktur a zaručuje bezchybný přepis faktur. Účetní nemusí ručně přepisovat faktury. Pouze již kontroluje, zda je vše v pořádku. Na případné nesrovnalosti je upozorněno. Více o workflow faktur.

Přehlednost

Filtrování, evidence dle různých parametrů, náhledy, komentáře, stav schválení, schvalovací workflow, související dokumenty (objednávky, příloha), hlídání milníků (upozornění na datumy splatnosti). Rychlé vyhledávání a neustálý přehled o fakturách.

Vytěžování dat z faktur (OCR)

Aplikace pro vytěžování dat z faktur. Samoučící vytěžování, méně dvojí kontroly a hlídání duplicit. Provázání s vlastními číselníky (např. z jiných ERP systémů, seznamy dodavatelů aj.). Více o vytěžování dat z faktur.

Napojení na ERP a účetní systémy

Spolupráce s jinými ERP systémy třetích stran, např. datové schránky, ARES, registr plátců DPH. Přímá integrace na účetní systémy. Propojení vytěžovací aplikace s účetním software.

Životní cyklus dokumentu

Díky vestavěnému workflow faktura vždy projde přes všechny nastavené schvalovatele. Na základě workflow přichází jednotlivým uživatelům procesu upozornění na úkoly nad dokumentem (notifikace v rámci ELO nebo email - nejoblíbenější).

Reporty o fakturacích

Přehledné grafy a reporty (dle oddělení, dodavatelů), celková částka, počet zaúčtovaných, zamítnutých či schválených faktur, splatnosti …), porovnání podle oddělení a středisek. Dle priorit zákazníka.

Neomezené možnosti rozšíření

Agendu přijatých faktur lze neomezeně připravit na míru daného zákazníka. Možností je např. stahovat faktury z emailové schránky, elektronicky podepisovat (více o elektronickém podepisování), přenos faktur do knihy došlých faktur, využít ELO jako důvěryhodný archiv aj.


Jak to funguje v praxi? Níže jsou vybraní 3 zákazníci, kde je problematika elektronické správy přijatých faktur detailněji popsaná. Více referenčních projektů naleznete v sekci reference.

Kontaktní formulář

Zajímáte se o řešení pro digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.