▷ Elektronická správa faktur

»»

Elektronické schvalování přijatých faktur
vytěžování, workflow a elektronická archivace

Elektronická správa faktur patří mezi nejčastěji požadované agendy, které jsou v rámci DMS ELO implementovány. Digitalizace faktur představuje efektivní správu, evidenci a archivaci faktur včetně možnosti vytěžování dat (OCR).

Digitalizace faktur je symbolem produktivity v rámci DMS/ECM řešení. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit. Document Management ELO podporuje interní provozní procesy a zajišťuje, aby všechny dokumenty byly centrálně spravovány a okamžitě dostupné uživatelům.

DMS ELO odstraňuje časové prodlevy, které se při schvalování faktur běžně vyskytují. ELO zlepšuje efektivitu dodavatelského řetězce a v konečném důsledku pomáhá rozvíjet lepší vztahy se zákazníky.

Obecné funkcionality správy přijatých faktur

Workflow faktur

Automatizované pracovní postupy přinášejí do práce s fakturami řád a přehlednost. Workflow se běžně využívá pro schvalování faktur a jejich předání ve schvalovacím kolečku.

Každá faktura má přesně definovanou cestu – komu a kdy se dostane ke schválení podle částky, oddělení nebo dodavatele. Vše je plně automatizované dle požadavků zákazníka.

Součástí řešení je vytěžovací aplikace, která automaticky vyčítá data z faktur, takže účetní nemusí nic ručně přepisovat – pouze kontrolují správnost. Případné nesrovnalosti systém automaticky upozorní. Více o workflow faktur.

Přehlednost

Systém nabízí filtry, přehledné evidence, komentáře, náhledy, stav schválení, napojení na související dokumenty (objednávky, přílohy) a upozornění na důležité milníky – např. datum splatnosti. Rychlé vyhledávání vám kdykoliv poskytne okamžitý přehled o všech fakturách.

Vytěžování dat z faktur (OCR)

Používáme samoučící se aplikaci pro vytěžování dat, která snižuje potřebu ruční kontroly a eliminuje duplicity. Systém lze napojit na vaše vlastní číselníky – např. dodavatele nebo údaje z ERP. Více o vytěžování dat z faktur.

Napojení na ERP a účetní systémy

DMS ELO je plně integrovatelný s ERP systémy třetích stran, účetními programy i veřejnými databázemi jako jsou datové schránky, ARES nebo registr plátců DPH. Faktury a jejich data tak plynule přechází mezi systémy.

Životní cyklus dokumentu

Díky integrovanému workflow faktura automaticky prochází přes všechny určené schvalovatele. Uživatelé dostávají notifikace o nových úkolech – buď přímo v ELO, nebo formou e-mailu.

Reporty o fakturacích

Získáte přehledné reporty a grafy – podle oddělení, dodavatelů, středisek, částek nebo stavu zpracování. Okamžitý přehled o tom, kolik faktur bylo schváleno, zamítnuto nebo čeká na zpracování.

Neomezené možnosti rozšíření

Řešení lze plně přizpůsobit na míru – od automatického stahování faktur z e-mailů, přes elektronický podpis, až po přenos faktur do knihy došlých dokladů nebo dlouhodobou archivaci pomocí ELO. Více o elektronickém podepisování.

Jak to funguje v praxi? Níže jsou vybraní 3 zákazníci, kde je problematika elektronické správy přijatých faktur detailněji popsaná. Více referenčních projektů naleznete v sekci reference.