5 důvodů, proč vytěžovat faktury.
Vytěžování představuje automatizovaný sběr dat pro DMS/ECM a ERP systémy. Díky vytěžování je možné zpracovat větší množství dokumentů různých agend, jako jsou faktury, objednávky, dodací listy, různé typy formulářů apod. Předchází chybovosti způsobené ručním přepisováním dat z dokumentů. Kvalifikovaní zaměstnanci se mohou zabývat podstatnými věcmi a samotné fyzické přepisování dat přenechat stroji. S automatizovaným zpracováním faktur, což jsou stále nejčastější typy dokumentů k vytěžování, dochází k transparentnímu procesu zpracování spolu s výrazným zkrácením doby celého procesu.
Proč vytěžovat faktury? 5 důvodů
- 1) Výrazné snížení nákladů na manuální zpracování
- 2) Zamezení chybovosti
- 3) Zajištění konzistence dat
- 4) Zkrácení času pro zpracování faktur
- 5) Digitální archiv faktur
-
1) Výrazné snížení nákladů na manuální zpracování
Manuální práci často provádí kvalifikovaní zaměstnanci. Často účetní, kteří celý život studovali, musí nemalou část své práce věnovat manuálnímu přepisu dat z faktur. Vytěžovací nástroje jsou intuitivní a samoučící se. Není potřeba speciálně nastavovat šablony pro nového dodavatele. Systém automaticky vyhledává konkrétní data na faktuře, např.: dodavatel, BÚZP, splatnost, IBAN, a strojově převede do elektronické podoby.
-
2) Zamezení chybovosti
Překlepy ve výběru dodavatelů, chybně přepsané datumy splatnosti, částky, čísla účtu, IBAN apod. Ruční zadávání dat odpadá. Po vytěžení jsou faktury verifikovány. Tzv. verifikačního pracoviště představuje uživatelské prostředí, kde pracovník kontroluje správnost vytěžených dat oproti fyzické faktuře. V případě, že vytěžovací nástroj nesprávně nalezne např. číslo bankovního účtu, verifikátor provede opravu a navede software na správné místo. U následujících faktur si vytěžovací software bude tuto opravu již pamatovat.
Pokud systém informuje, že faktura je vytěžena zcela správně, verifikátor již kontrolovat tuto fakturu prakticky vůbec nemusí. Nicméně doporučením je i tak vše opticky zkontrolovat.
-
3) Zajištění konzistence dat
Pro vyšší automatizaci je možné využít data z dalších ERP systémů. Často se používají různé číselníky, které výrazně zvyšují pravděpodobnost správného vytěžení dat. Křížovou kontrolou si software porovnává číselníky např. dodavatelů. Vytěžená data mohou být automaticky předávána do ERP či DMS systémů.
-
4) Zkrácení času pro zpracování faktur
V papírové podobě zabere přepis faktur (nejen samotný ruční přepis, ale i oběh a schvalovací kolečka) výrazně dlouhou dobu. Elektronická podoba tento proces výrazně zkrátí.
Z praxe: vytvoření procesu elektronického schvalování (i bez vytěžování) zkrátí dobu schválení faktury z 10 dnů na 2-3 dny. Lze však i během jednoho dne celé schvalovací kolečko dokončit. To je již v závislosti na interním nastavení procesů konkrétní instituce. Více o tom, jak probíhá proces schvalování faktur.
-
5) Digitální archiv faktur
Digitalizované faktury jsou přehledně uloženy ve strukturovaném digitálním archivu, např. v DMS/ECM systému, kde se s nimi následně pracuje pouze elektronicky.
Autor článku: Petr Polanský
Mohlo by se vás také zajímat
Vybrali jsme ty největší benefity DMS/ECM systémů.
Jaké jsou ty největší výhody zavedení Document Management System? TOP 10 z pohledu společnosti EXON.
Jak úspěšně implemenovat DMS/ECM ve společnosti?
Zavedení nových technologií nemusí být procházka růžovým sadem. Poradíme, na co si dát pozor.
Víte, co jsou systémy DMS/ECM?
Zkratky DMS a ECM. Co znamenají, jaký je mezi nimi rozdíl a co mají společné?
Více článků od společnosti EXON