5 důvodů, proč vytěžovat faktury

Proč vytěžovat faktury? 5 důvodů

• 1) Výrazné snížení nákladů na manuální zpracování
  
• 2) Zamezení chybovosti
  
• 3) Zajištění konzistence dat
  
• 4) Zkrácení času pro zpracování faktur
  
• 5) Digitální archivace faktur

• 1) Výrazné snížení nákladů na manuální zpracování

Manuální práci zpravidla provádí kvalifikovaní zaměstnanci. Velice často účetní, kteří celý život studovali, musí nemalou část své práce věnovat manuálnímu přepisu dat z faktur. Vytěžovací nástroje stereotypní práci automatizovat. Čísla přenechte robotům.

---

• 2) Zamezení chybovosti

Překlepy ve výběru dodavatelů, chybně přepsané datumy splatnosti, částky, čísla účtu, IBAN apod. Ruční zadávání dat odpadá. Po vytěžení jsou faktury verifikovány. Tzv. verifikačního pracoviště představuje uživatelské prostředí, kde pracovník kontroluje správnost vytěžených dat oproti fyzické faktuře. V případě, že vytěžovací nástroj nesprávně nalezne např. číslo bankovního účtu, verifikátor provede opravu a navede software na správné místo. U následujících faktur si vytěžovací software bude tuto opravu již pamatovat.
Pokud systém informuje, že faktura je vytěžena zcela správně, verifikátor již kontrolovat tuto fakturu prakticky vůbec nemusí. Nicméně doporučujeme je i tak všechny opticky zkontrolovat.

---

• 3) Zajištění konzistence dat

Pro vyšší automatizaci je možné využít data z dalších ERP systémů. Často se používají různé číselníky, které výrazně zvyšují pravděpodobnost správného vytěžení dat. Křížovou kontrolou si software porovnává číselníky např. dodavatelů. Vytěžená data mohou být automaticky předávána do ERP či DMS systémů.

---

• 4) Zkrácení času pro zpracování faktur

V papírové podobě zabere přepis faktur (nejen samotný ruční přepis, ale i oběh a schvalovací kolečka) výrazně dlouhou dobu. Elektronická podoba tento proces výrazně zkrátí.
Z praxe: vytvoření procesu elektronického schvalování (i bez vytěžování) zkrátí dobu schválení faktury z 10 dnů na 2-3 dny. Lze však i během jednoho dne celé schvalovací kolečko dokončit. To je již v závislosti na interním nastavení procesů konkrétní instituce. Více o tom, jak probíhá proces schvalování faktur.

---

• 5) Digitální archiv faktur

Digitalizované faktury jsou přehledně uloženy ve strukturovaném digitálním archivu, např. v DMS/ECM systému, kde se s nimi následně pracuje pouze elektronicky.


Více o vytěžování dat.


Autor článku: Petr Polanský

---

 

Mohlo by se vás také zajímat



Vybrali jsme ty největší benefity DMS/ECM systémů.

Jaké jsou ty největší výhody zavedení Document Management System? TOP 10 z pohledu společnosti EXON.



Jak úspěšně implemenovat DMS/ECM ve společnosti?

Zavedení nových technologií nemusí být procházka růžovým sadem. Poradíme, na co si dát pozor.



Víte, co jsou systémy DMS/ECM?

Zkratky DMS a ECM. Co znamenají, jaký je mezi nimi rozdíl a co mají společné?

Více článků od společnosti EXON