5 důvodů, proč vytěžovat faktury

Vytěžování faktur a automatizace zpracování dokumentů

Vytěžování dat představuje automatizovaný sběr dat pro DMS/ECM a ERP systémy. Díky vytěžování je možné zpracovat větší množství dokumentů různých agend, jako jsou faktury, objednávky, dodací listy nebo formuláře. Tento proces předchází chybovosti způsobené ručním přepisováním dat a výrazně zvyšuje efektivitu práce.

Kvalifikovaní zaměstnanci se tak mohou věnovat důležitějším činnostem a samotné přepisování dat přenechat automatizovaným nástrojům. Díky automatizovanému zpracování faktur dochází k transparentnímu procesu zpracování spolu s výrazným zkrácením doby celého procesu.

Proč vytěžovat faktury?

Automatizované vytěžování přináší firmám řadu výhod. Níže uvádíme pět hlavních důvodů, proč zavést vytěžování faktur do firemních procesů.

1. Výrazné snížení nákladů na manuální zpracování

Manuální práci zpravidla provádí kvalifikovaní zaměstnanci, často účetní. Ti musí velkou část své práce věnovat ručnímu přepisu údajů z faktur. Vytěžovací nástroje tuto stereotypní činnost automatizují a umožňují zaměstnancům věnovat se důležitějším úkolům.

2. Zamezení chybovosti

Ruční zadávání dat často vede k chybám – například ve výběru dodavatelů, datech splatnosti, částkách nebo číslech účtů. Po vytěžení jsou faktury kontrolovány ve verifikačním pracovišti, kde pracovník ověřuje správnost vytěžených dat. Pokud systém udělá chybu, pracovník ji opraví a software se z této opravy učí pro další dokumenty.

Pokud systém vyhodnotí fakturu jako správně vytěženou, kontrola je velmi rychlá a slouží spíše jako optické ověření.

3. Zajištění konzistence dat

Pro vyšší úroveň automatizace lze využít data z dalších ERP systémů nebo různých číselníků. Software může například porovnávat údaje o dodavatelích a kontrolovat jejich správnost. Vytěžená data mohou být následně automaticky předávána do DMS nebo ERP systémů.

4. Zkrácení času pro zpracování faktur

V papírové podobě zabere přepis faktur a jejich oběh mezi odděleními značné množství času. Elektronické zpracování tento proces výrazně zrychluje.

Z praxe: zavedení elektronického schvalování faktur může zkrátit dobu schválení faktury například z 10 dnů na 2–3 dny. V některých případech lze celý proces dokončit dokonce během jednoho dne, v závislosti na interním nastavení organizace.

5. Digitální archiv faktur

Digitalizované faktury jsou přehledně ukládány do strukturovaného digitálního archivu, například v DMS/ECM systému. Dokumenty jsou tak snadno dohledatelné a lze s nimi dále pracovat pouze elektronicky.

Digitální archiv faktur může být například součástí řešení ELO ECM Suite.

Více o vytěžování dat

Více informací o možnostech automatizovaného vytěžování dat a jejich využití v podnikových systémech naleznete v dalších článcích.

Autor článku: Petr Polanský