Vytěžování faktur? 5 důvodů, proč vytěžovat faktury.

Vytěžování představuje automatizovaný sběr dat pro DMS/ECM a ERP systémy. Využíváme automatizaci k tomu, abychom předešli chybovosti způsobené ručním přepisováním dat z dokumentů.

Díky vytěžování zpracováváme kvalitně větší množství dokumentů různých agend, jako jsou faktury, objednávky, dodací listy, různé typy formulářů apod. Při využívání vytěžování dochází ke snižování nákladů na kvalifikovanou pracovní sílu, která se může zabývat podstatnými věcmi a samotné přepisování přenechat stroji. Navíc zpracování faktur, což jsou stále nejčastější typy dokumentů k vytěžování, dochází k transparentnímu procesu zpracování spolu s výrazným zkrácením doby celého procesu. Pojďme se podívat na důvody, proč faktury vytěžovat.

5 výhod vytěžování dat z faktur

• 1) Výrazné snížení nákladů na manuální zpracování

Setkáváme se s tím často a zpravidla to tak je. Manuální práci provádí většinou kvalifikovaní zaměstnanci. Např. účetní, kteří, celý život studovali a nyní musí nemalou část své práce věnovat manuálnímu přepisu dat z faktur.
Vytěžovací nástroje jsou intuitivní, tvz. samoučící se. Není tudíž potřeba speciální nastavení pro nového dodavatele či vytvářet šablony. Systém automaticky vyhledává potřebná metadata.

• 2) Zamezení chybovosti

Překlepy ve výběru dodavatelů, datumy splatnosti, částky apod. Odpadá ruční zadávání a vyhledávání. Získáme vyšší kvalitu dat s minimálním zásahem verifikace, tzv. verifikačního pracoviště (uživatelské prostředí, kde pracovník kontroluje správnost vytěžených dat oproti fyzické faktuře). Verifikátor kontroluje správnost vytěžených dat. V případě, že vytěžovací nástroj špatně nalezne např. číslo bankovního účtu, verifikátor toto místo opraví a tím vytěžovací nástroj poučí. Příští faktura od dodavatele již bude vytěžena správně.
Pokud systém informuje, že faktura je vytěžena zcela správně, verifikátor již kontrolovat tuto fakturu prakticky vůbec nemusí. Nicméně doporučujeme minimálně očima zkontrolovat, jelikož tento člověk za správné vytěžení dat vždy nese odpovědnost.

• 3) Zajištění konzistence dat

Ke zvýšení automatizace je možné využít data z ERP systémů pro validaci dat a zajištění konzistence napříč firemními ERP ekonomickými systémy. Například použít křížovou kontrolu (využití číselníků), která výrazně zvyšuje pravděpodobnost správného vytěžení dat. Zároveň vytěžená data mohou být automaticky předávána do ERP či DMS systémů.

• 4) Rapidní zkrácení zpracování faktur

V papírové podobě zabere přepis faktur (nejen samotný ruční přepis, ale i oběh a schvalovací kolečka) velmi dlouhou dobu. Elektronická podoba tento proces nesmírně zkrátí.
Z praxe, vytvoření procesu elektronického schvalování (i bez vytěžování) zkrátí dobu schválení papírového dokumentu z 10 dnů na 2-3 dny, ale i kratší. Pokud firma chce, lze i během jednoho dne celé schvalovací kolečko dokončit. To je již v závislosti na interním nastavení procesů.

• 5) Eliminace ztráty a poškození dokladů

V neposlední řade, papírová forma faktur je náchylná na poničení. Převážně v případě více lokalizací, kdy jsou kanceláře či pobočky umístěny geograficky dále od sebe, se faktury mohou poničit či dokonce ztratit. Toho se lze vyvarovat centralizací dat, jednotným úložištěm.
Více také na produktové stránce o vytěžování dat.