fbpx Workflow faktur: elektronické schvalování přijatých faktur | EXON
Zpět na seznam článků Rady a Tipy z digitální kanceláře
Článek: "Workflow faktur: elektronické schvalování přijatých faktur."

Jak probíhá workflow u přijatých faktur?

Přijaté faktury jsou součástí všech organizací a patří mezi nejvyužívanější typ dokumentu v rámci elektronické správy dokumentů. Mezi dva hlavní typy dokumentů, kde digitalizace zpravidla začíná, patří firemní korespondence a přijatá fakturace. Workflow faktur je jednou z neproduktivnějších fází DMS/ECM systémů. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit. Pojďme se podívat na příkladu, jak faktury zpracovávají naši zákazníci.


Schvalování u přijatých faktur


 

Přijaté faktury z pohledu digitalizace

Faktury přichází do společnosti buď elektronicky nebo v papírové podobě. Vložením faktury do systému DMS/ECM (papírové naskenujeme) se automaticky spustí schvalovací proces. Jednodušší schvalovací workflow je možné nastavit samostatně. Např. v rámci digitální kanceláře EXONIS je jednoduchá administrace, kde je možné si nastavit až 5 schvalovacích úrovní (tedy jedna faktura projde přes maximálně 5 uživatelů).

Přehled faktur


Jak probíhá elektronické schvalování přijatých faktur?

U větších společností, kde jsou cesty faktur často složitější, existuje velké množství oddělení a desítky i stovky uživatelů, nastavujeme zpravidla pro zákazníky workflow na míru dle provedené analýzy. Možné je nastavit si cestu schvalování např. tak, že vysoce postavení manažeři budou schvalovat pouze ty faktury, jejichž částka přesahuje určitou hranici. Např. posílejte mi faktury, kde je částka vyšší než 50 tisíc Kč.

Uživatelské prostředí pro administraci schvalování v Exonis - agenda faktur.


Co je workflow faktur a jak pomáhá?

Co tedy schvalování u faktur ve zkratce znamená? Zajištění cesty faktury od vstupu do společnosti až po konečnou archivaci, po celý její životní cyklus. Zajistíme, že projde přes všechny články. Zaručíme, že všichni schvalovatelé s ní přijdou do kontaktu. V rámci schvalovacího procesu dochází rovněž ke spárování s objednávkou, smlouvou, či jakýmkoliv souvisejícím dokumentem. Poslední fází je přenos dat do ERP či účetních systémů. Každý účastník schvalování je upozorněn formou tzv. úkolu. Zpravidla nejběžnější a nejoblíbenější je notifikace e-mailem. Workflow přináší výraznou úsporu času na zpracování faktur a zamezí zbytečným ztrátám. Více o výhodách a funkcionalitách DMS/ECM.

Uživatelské prostředí pro přehled a evidenci faktur


Vytěžování dat pro ještě větší progres

Proces zpracování faktur lze navíc vylepšit vytěžováním dat, které zaručuje strojový přepiš faktur. Znamená to, že účetní již nemusí ručně přepisovat faktury (metadata). Vytěžovací software automaticky rozpozná data na faktuře a účetní (nebo jiný i nekvalifikovaný pracovník) již pouze kontroluje (validuje data), zda je vše v pořádku. Na případné nesrovnalosti je upozorněn a přípradně ručně opraví. Vytěžovací aplikace od společnosti EXON jsou tzv. samoučící, tzn. po určitém čase zaručuje až 100% správnost vytěžení. Musíme dát vytěžovacímu nástroji trochu času na to, aby se naše faktury naučil.

Uživatelské prostředí, jak vypadá vytěžovací aplikace.

Jaké výhody přináší elektronické schvalování faktur?

Rychlost, automatizace a přehlednost.

 
  • Rychlost zpracování

  • Žádost, případně jakýkoliv dokument ve workflow, se vždy okamžitě dostane ke správnému uživateli. Získáme tím jednotný ucelený elektronický proces schvalování faktur. Součástí je samozřejmě propojení na ostatní dokumenty, jako jsou objednávky či smlouvy a jiné související dokumenty.

  • Automatické přesunutí úkolu

  • Pokud další uživatel v procesu neschválí úkol v určitém termínu (můžeme nastavit, do jaké doby se musí vyjádřit), existuje tzv. eskalace. Znamená, že úkol je automaticky přiřazen na dalšího uživatele ve workflow, kterým je zpravidla jeho nadřízený. Zajistíme tímto dodržení termínu. Nebo naopak, pokud se nám faktura někde zasekne, víme, u kterého uživatele se aktuálně nachází a můžeme jej osobně upozornit.

  • Přehlednost a jednoduchost

  • Veškeré faktury jsou evidované v přehledném elektronickém archivu. Možné je filtrovat dle jednotlivých oddělení apod. Součástí je i tzv. Analytics, což jsou reporty a statistiky v přehledných grafech o stavu faktur ve společnosti, přijaté dle dodavatelů apod. Zároveň je zaznamenán celý životní cyklus faktur a uchovávají se veškeré záznamy (tzv. logování).

    Reporty a statistiky v uživatelském prostředí Exonis - agenda faktury.


    Autor článku: Petr Polanský
     

    Více článků od společnosti EXON


Spravujte přijaté faktury efektivně

Elektronická správa a schvalování fakturv prostředí digitální kanceláře Exonis.

Digitalizace faktur jednoduše a rychle

Elektronický proces správy přijatých faktur se schvalovacími procesy "workflow" je součástí řešení EXONIS. Jsou jednoduchá, přehledná a uživatelsky přívětivá. Více screenů z uživatelského prostředí a ukázku řešení naleznete na produktové stránce.

Více o EXONIS faktury
 

Pro více informací nás kontaktujte