Jak probíhá workflow u přijatých faktur?

Přijaté faktury jsou součástí všech organizací a patří mezi nejvyužívanější typ dokumentu v rámci elektronické správy dokumentů. Mezi dva hlavní typy dokumentů, kde digitalizace zpravidla začíná, patří firemní korespondence a přijatá fakturace. Workflow faktur je jednou z neproduktivnějších fází DMS/ECM systémů. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit. Pojďme se podívat na příkladu, jak faktury zpracovávají naši zákazníci.

---

Schvalování u přijatých faktur

• Přijaté faktury z pohledu digitalizace
  
• Jak probíhá elektronické schvalování přijatých faktur?
  
• Co je workflow faktur a jak pomáhá?
  
• Vytěžování dat pro ještě větší progres
  
• Jaké výhody přináší elektronické schvalování faktur?

---

 

Přijaté faktury z pohledu digitalizace

Faktury přichází do společnosti buď elektronicky nebo v papírové podobě. Vložením faktury do systému DMS/ECM (papírové naskenujeme) se automaticky spustí schvalovací proces. Jednodušší schvalovací workflow je možné nastavit samostatně. Např. v rámci digitální kanceláře EXONIS je jednoduchá administrace, kde je možné si nastavit až 5 schvalovacích úrovní (tedy jedna faktura projde přes maximálně 5 uživatelů).

---

Jak probíhá elektronické schvalování přijatých faktur?

U větších společností, kde jsou cesty faktur často složitější, existuje velké množství oddělení a desítky i stovky uživatelů, nastavujeme zpravidla pro zákazníky workflow na míru dle provedené analýzy. Možné je nastavit si cestu schvalování např. tak, že vysoce postavení manažeři budou schvalovat pouze ty faktury, jejichž částka přesahuje určitou hranici. Např. posílejte mi faktury, kde je částka vyšší než 50 tisíc Kč.

---

Co je workflow faktur a jak pomáhá?

Co tedy schvalování u faktur ve zkratce znamená? Zajištění cesty faktury od vstupu do společnosti až po konečnou archivaci, po celý její životní cyklus. Zajistíme, že projde přes všechny články. Zaručíme, že všichni schvalovatelé s ní přijdou do kontaktu. V rámci schvalovacího procesu dochází rovněž ke spárování s objednávkou, smlouvou, či jakýmkoliv souvisejícím dokumentem. Poslední fází je přenos dat do ERP či účetních systémů. Každý účastník schvalování je upozorněn formou tzv. úkolu. Zpravidla nejběžnější a nejoblíbenější je notifikace e-mailem. Workflow přináší výraznou úsporu času na zpracování faktur a zamezí zbytečným ztrátám. Více o výhodách a funkcionalitách DMS/ECM.

---

Vytěžování dat pro ještě větší progres

Proces zpracování faktur lze navíc vylepšit vytěžováním dat, které zaručuje strojový přepiš faktur. Znamená to, že účetní již nemusí ručně přepisovat faktury (metadata). Vytěžovací software automaticky rozpozná data na faktuře a účetní (nebo jiný i nekvalifikovaný pracovník) již pouze kontroluje (validuje data), zda je vše v pořádku. Na případné nesrovnalosti je upozorněn a přípradně ručně opraví. Vytěžovací aplikace od společnosti EXON jsou tzv. samoučící, tzn. po určitém čase zaručuje až 100% správnost vytěžení. Musíme dát vytěžovacímu nástroji trochu času na to, aby se naše faktury naučil.

---

Jaké výhody přináší elektronické schvalování faktur?

Rychlost, automatizace a přehlednost.

 

• Rychlost zpracování

Žádost, případně jakýkoliv dokument ve workflow, se vždy okamžitě dostane ke správnému uživateli. Získáme tím jednotný ucelený elektronický proces schvalování faktur. Součástí je samozřejmě propojení na ostatní dokumenty, jako jsou objednávky či smlouvy a jiné související dokumenty.

• Automatické přesunutí úkolu

Pokud další uživatel v procesu neschválí úkol v určitém termínu (můžeme nastavit, do jaké doby se musí vyjádřit), existuje tzv. eskalace. Znamená, že úkol je automaticky přiřazen na dalšího uživatele ve workflow, kterým je zpravidla jeho nadřízený. Zajistíme tímto dodržení termínu. Nebo naopak, pokud se nám faktura někde zasekne, víme, u kterého uživatele se aktuálně nachází a můžeme jej osobně upozornit.

• Přehlednost a jednoduchost

Veškeré faktury jsou evidované v přehledném elektronickém archivu. Možné je filtrovat dle jednotlivých oddělení apod. Součástí je i tzv. Analytics, což jsou reporty a statistiky v přehledných grafech o stavu faktur ve společnosti, přijaté dle dodavatelů apod. Zároveň je zaznamenán celý životní cyklus faktur a uchovávají se veškeré záznamy (tzv. logování).



---

Autor článku: Petr Polanský

---

 

Mohlo by se vás také zajímat



Jak úspěšně ve firmě zavést digitalizaci a workflow?

Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co nepodcenit? Zkušenosti a know-how.



Jak probíhá workflow u objednávek?

Proč schvalovat žádanky o objednávky a jak probíhá typické schvalování objednávek.



5 důvodů, proč digitalizovat a vytěžovat faktury.

Jaké jsou výhody vytěžování přijatých faktur a proč o tom začít uvažovat?
5 TOP benefitů.

Více článků od společnosti EXON