Workflow faktur: elektronické schvalování přijatých faktur

Přijaté faktury jsou součástí drtivé většiny organizací a patří mezi nejvyužívanější typ dokumentu v rámci elektronické správy dokumentů. Jsou dva hlavní typy dokumentů, kde digitalizace zpravidla začíná. A to firemní korespondence a přijatá fakturace. Workflow faktur je jednou z neproduktivnějších fází DMS/ECM systémů. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit. Pojďme se podívat na příkladu, jak faktury zpracovávají naši zákazníci.

 

Přijaté faktury z pohledu digitalizace

Faktury přichází do společnosti buď elektronicky nebo v papírové podobě. Vložením faktury do systému DMS/ECM (papírové naskenujeme) se automaticky spustí schvalovací proces. Jednodušší schvalovací workflow je možné si nastavit samostatně. Např. v rámci standardizovaných řešení Exonis je jednoduchá administrace, kde je možné si nastavit až 5 schvalovacích úrovní (tedy jedna faktura projde přes maximálně 5 uživatelů).

Schvalovací procesy na míru

U větších společností, kde jsou cesty faktur často složitější, existuje velké množství oddělení a uživatelů je několik desítek i více, nastavujeme zpravidla pro zákazníky workflow na míru dle provedené analýzy. Možné je nastavit si cestu schvalování tak, že vysoce postavení manažeři budou schvalovat pouze ty faktury, jejichž částka přesahuje určitou hranici. Např. posílejte mi faktury, kde je částka vyšší než 150 tisíc Kč.

Jak nám řízený oběh faktur pomáhá?

Co tedy schvalování u faktur ve zkratce znamená? Zajištění cesty faktury od vstupu do společnosti až po konečnou archivaci. Zajistíme celý životní cyklus faktury. Zajistíme, že projde přes všechny články. Zaručíme, že všichni schvalovatelé si ji určitě přečtou. V rámci schvalovacího procesu dochází rovněž ke spárování s objednávkou, smlouvou, či jakýmkoliv souvisejícím dokumentem. Poslední fází je přenos dat do ERP či účetních systémů. Každý účastník schvalování je upozorněn formou tzv. úkolu. Zpravidla nejběžnější a nejoblíbenější je notifikace e-mailem. Workflow přináší výraznou úsporu času na zpracování faktur a zamezí zbytečným ztrátám.

Vytěžování dat pro ještě větší progress

Proces zpracování faktur lze navíc vylepšit vytěžováním dat, které zaručuje bezchybný přepis faktur. Znamená to, že účetní již nemusí ručně přepisovat faktury (tzv. říkáme metadata). Vytěžovací software přepíše faktury a účetní již pouze kontroluje (tzv. validace dat, resp. tzv. validátor), zda je vše v pořádku. Na případné nesrovnalosti je upozorněn. Vytěžovací aplikace od společnosti EXON jsou tzv. samoučící, tzn. po určitém čase zaručuje až 100% správnost vytěžení. Musíme dát vytěžovacímu nástroji trochu času na naučení se našich faktur.

---

Jaké výhody přináší elektronické schvalování faktur?

 

• Rychlost a jednotnost

Žádost případně jakýkoliv dokument ve workflow se vždy a okamžitě dostane ke správnému člověku. Získáme tím jednotný ucelený elektronický proces schvalování faktur. Součástí je samozřejmě propojení na ostatní dokumenty, jako jsou objednávky či smlouvy a jiné související dokumenty.

• Automatické přesunutí úkolu

Pokud další uživatel v procesu neschválí úkol v určitém termínu (můžeme nastavit, do jaké doby se musí vyjádřit), existuje tzv. eskalace. Znamená, že úkol je automaticky přiřazen na dalšího uživatele ve workflow, kterým je zpravidla jeho nadřízený. Zajistíme tímto dodržení termínu. Nebo naopak, pokud se nám faktura někde zasekne, víme, u kterého uživatele se aktuálně nachází a můžeme jej osobně upozornit.

• Přehlednost a jednoduchost

Veškeré faktury jsou evidované v přehledném elektronickém archivu. Možné je filtrovat dle jednotlivých oddělení apod. Součástí je i tzv. Analytics, což jsou reporty a statistiky v přehledných grafech o stavu faktur ve společnosti, přijaté dle dodavatelů apod. Zároveň je zaznamenán celý životní cyklus faktur a uchovávají se veškeré záznamy (tzv. logování).