Jak dlouho musíme archivovat doklady?

Jednoduše, co je důvěryhodný dokument?

• Původ, pravost a neměnnost

Aby dokument splňoval vlastnosti důvěryhodnosti, musíme být schopni jednoznačně určit původ a pravost v čase, po celý jeho životní cyklus. Důvěryhodný dokument je čitelný a můžeme zajistit, že jej nikdo neporušil.

• Elektronicky podepsán

Veškeré osobní změny zaměstnanců jsou evidovány, např. změny bydliště, čísla bankovního účtu nebo dosažená vzdělání. Změny jsou formou úkolů předány na personální oddělení, zároveň jsou k dispozici mzdovému účetnímu. Na toto téma je zajímavý pojem žurnálování dokumentů, který zaručí, že nám stačí jedno časové razítko na větší počet dokumentů. Více o důvěryhodném archivu a jeho funkcích.

---

Jak dlouho uchovávat účetní doklady?

Dle zákona o účetnictví, konkrétně č. 563/1991 Sb. (§ 31 a § 32) jsou lhůty pro uchování účetních záznamů (pozn.: počínajících koncem účetního období, kterého se týkají) a Zákona o dani z přidané hodnoty, konkrétně č. 235/2004 Sb. § 35:

• 5 let

Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• 10 let

Účetní závěrky a výroční zprávy. Daňové doklady pro plátce DPH. Na otázku: „jak dlouho archivovat faktury?“ pro plátce DPH je tedy odpověď: 10 let.

---

Jak dlouho archivovat personální dokumenty?

Dle č. 582/1991 Sb. § 35a Zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.) jsou zaměstnavatelé povinní uchovávat následující doklady:

• 3 roky

Stejnopisy evidenčních listů.

• 30 let

Mzdové listy nebo účetní záznamy pro účely důchodového pojištění (u mzdových listů nebo účetních záznamů pro výpočet starobního důchodu po dobu 10 let). Personalistika je na dokumentaci velice náročná. Více o digitalizaci HR.

---

Krátce jsme shrnuli ty nejpodstatnější archivační lhůty účetních dokladů. Neznalost zákona neomlouvá, proto doporučujeme si v klidu pročíst dané zákony. Pokud chcete mít absolutní přehled o vašich dokumentech, nemusí být pouze ze zákonného hlediska, využijte elektronickou archivaci dokumentů v prostředí systému pro správu dokumentů a obsahu DMS/ECM ELO od naší společnosti EXON. Důvěryhodný archiv je jednou z mnoha funkcí, které ELO nabízí. Zároveň může fungovat jako centrální úložiště všech podnikových systémů ve společnosti. Může pracovat v tichosti na pozadí v roli jednotného archivu v rámci celé technologické infrastruktury. Například jako u tété zdravotní pojišťovny. Více k projektu včetně případové studie ke stažení.