Jak dlouho musíme archivovat doklady?

V rámci digitalizace je důležité vědět, jak dlouho je zákonně povinné uchovávat doklady, například účetní či personální dokumenty. Preferovaná je digitální forma archivace v důvěryhodném úložišti, které zajišťuje bezpečnost, pravost a neměnnost dokumentů.

Co je důvěryhodný dokument?

• Původ, pravost a neměnnost: Dokument musí být čitelný, jednoznačně identifikovatelný a chráněný proti neoprávněným zásahům po celý svůj životní cyklus.
• Elektronický podpis a žurnálování: Změny dokumentů jsou auditovatelné, elektronicky podepsané a zaznamenané formou žurnálování, což umožňuje efektivní časová razítka i pro větší množství dokumentů.

Archivace účetních dokladů

Dle zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. a zákona o DPH č. 235/2004 Sb. platí:

• 5 let: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh (počínaje koncem účetního období, kterého se týkají).
• 10 let: účetní závěrky, výroční zprávy a daňové doklady plátců DPH (včetně faktur).

Archivace personálních dokumentů

Dle zákona č. 582/1991 Sb. § 35a:

• 3 roky: stejnopisy evidenčních listů.
• 30 let: mzdové listy a účetní záznamy pro účely důchodového pojištění. Pro výpočet starobního důchodu se některé záznamy uchovávají po dobu 10 let.

DMS/ECM jako důvěryhodný archiv

Elektronická archivace v DMS/ECM ELO poskytuje centrální, bezpečné a auditovatelné úložiště pro všechny dokumenty organizace. Archiv nejen splňuje zákonné požadavky, ale také umožňuje snadné vyhledávání, správu životního cyklu dokumentů a propojení s dalšími systémy firmy.

Důvěryhodný archiv je jen jednou z mnoha funkcí ELO, který může sloužit jako centrální úložiště pro celou technologickou infrastrukturu společnosti.