Pokud je přijaté korespondence opravdu hodně, navíc pokud většina komunikace probíhá přes datové schránky, je často komplikované nastavit všechny procesy tak, aby byla korespondence vyřízena včas a bezchybně. Provident problematiku správy a archivace dat zpráv datové schránky vyřešil v prostředí technologie ELO. Řešení obsahuje agendu datových zpráv pro celkem 20 uživatelů, včetně wokflow pro zautomatizování celého procesu. K zamezení nežádoucích prodlev jsou využity customizované eskalace. Součástí je také elektronická skartace dokumentů. Projekt souvisí s problematikou správy firemní korespondence. Více informací na webu včetně ukázky uživatelského prostředí.

Správa (manažer), řízení a schvalování datových schránek

Vzhledem ke svému oboru působnosti společnost Provident denně vyřizuje velké množství korespondence. Nemalá část komunikace probíhá přes datové schránky (ISDS). Protože s korespondencí pracuje velké množství zaměstnanců, včetně brigádníků v určitých obdobích, bylo poměrně komplikované nastavit procesy tak, aby byla veškerá korespondence včas a dobře vyřízena. Dále pak bylo složité sjednotit metodické postupy zpracování korespondence pro všechny pracovníky, kteří se korespondencí zabývají. Více o projektu v případové studii.

Evidence datových zpráv zcela pod kontrolou

Docházelo k případům ztráty datových zpráv a jejich následného nevyřízení. Pro Provident jsme připravili takové prostředí, ve kterém díky schvalovacím procesům (tzv. workflow) ke ztrátám dojít nemůže.

Jakub Volčík

IT konzultant společnosti EXON

Případová studie ke stažení

  • Dovednosti:

    • Obsahuje případovou studii