Cíl projektu

Společnost Provident Financial denně zpracovává velké množství příchozí i odchozí komunikace, přičemž významná část probíhá prostřednictvím datových schránek (ISDS).

Cílem projektu bylo sjednotit postupy práce s korespondencí, zefektivnit její zpracování a zajistit, aby všechny dokumenty byly vyřízeny včas, přehledně a v souladu s interními pravidly.

Řešení

Společnost EXON implementovala řešení pro správu, management a archivaci datových zpráv v prostředí ELO ECM / DMS.

Systém obsahuje specializovanou agendu datových zpráv, která umožňuje automatizované zpracování korespondence a řízení jejího oběhu prostřednictvím workflow procesů.

Pro eliminaci prodlev byly implementovány customizované eskalační mechanismy, které upozorňují na nevyřízené úkoly a zajišťují plynulé zpracování dokumentů. Součástí systému je také elektronická skartace dokumentů.

Funkce v kostce

- správa a archivace datových zpráv (ISDS)

- automatizace zpracování korespondence pomocí workflow

- centralizovaná evidence dokumentů

- notifikace a eskalace nevyřízených úkolů

- elektronická skartace dokumentů

Přínosy

- sjednocení procesů práce s firemní korespondencí

- zrychlení zpracování datových zpráv

- kontrola nad vyřizováním úkolů

- vyšší přehled o toku dokumentů

- centrální správa dokumentů pro 20 uživatelů