ELO Digital Office
Co je důvěryhodné úložiště?
Důvěryhodný archiv zajišťuje takový způsob ukládání dokumentů, který umožní dokladovat jejich původ, pravost a neměnnost po celou dobu životního cyklu dokumentu.
Společnost EXON nabízí řešení postavené na technologii ELO, které umožňuje archivovat dokumenty digitálně, dlouhodobě a důvěryhodně, tzv. 3D archiv, z jakéhokoliv informačního systému organizace.
Základem je centrální přehledné úložiště nabízející zabezpečení, neporušenost a autenticitu dokumentů v zabezpečeném elektronickém archivu.
Cílem je zajistit plynulý životní cyklus dokumentů v organizaci, a to od jejich uložení přes správu až po řádné ukončení a elektronické skartační řízení.
Centrální zabezpečené úložiště
ELO poskytuje přehledné centrální úložiště, ve kterém lze dokumenty bezpečně ukládat, spravovat a rychle dohledávat.
Systém nabízí oprávnění k dokumentům, zabezpečené přístupy pro čtení i úpravy a široké možnosti rozšíření o další kontrolní a archivační funkce.
Přehledné a zabezpečené prostředí
Dokumenty vždy dostupné, chráněné a dohledatelné
Díky metadatům, fulltextu a oblíbeným položkám lze potřebný dokument v digitálním archivu najít během několika okamžiků.
„Důvěryhodné úložiště chrání dokumenty, dokládá jejich pravost a zajišťuje jejich dlouhodobou důkazní hodnotu.“
Bezpečné uložení, rychlé dohledání a kontrola dokumentů v jednom systému.
Co důvěryhodné úložiště přináší
- Centrální elektronický archiv pro dlouhodobé ukládání dokumentů
- Zabezpečení, neporušenost a autenticitu uložených dokumentů
- Oprávnění a řízené přístupy k dokumentům
- Možnost kontroly platnosti elektronických podpisů a časových razítek
- Správu datových schránek
- Plynulý životní cyklus dokumentů v organizaci
Neporušenost a autenticita dokumentů
Důvěryhodné úložiště umožňuje doložit původ a pravost elektronických originálů dle platné legislativy.
ELO podporuje logování všech činností nad dokumentem, takže je možné zpětně ověřit historii práce s dokumentem a doložit jeho důvěryhodnost.
V souladu s legislativou
- Automatická kontrola platnosti časového razítka
- Přeražení časového razítka při vypršení platnosti
- Zajištění správy datových schránek
- Řádný životní cyklus dokumentu i metadat
- Elektronické skartační řízení
- Žurnálování dokumentů pomocí jednoho časového razítka pro větší množství dokumentů
- Úspora nákladů při dlouhodobé správě elektronických dokumentů
Řešení pomáhá organizacím plnit legislativní požadavky a současně zvyšovat efektivitu i bezpečnost při dlouhodobém uchovávání dokumentů.
Rychlá dohledatelnost
Dokumenty v digitálním archivu lze během chvíle vyhledat podle metadat, fulltextu nebo uložených oblíbených položek.
Okamžitý přístup ke správným informacím bez zdlouhavého hledání.
Oprávnění a bezpečnost
Systém umožňuje nastavovat přístupy podle rolí a oprávnění, například pro čtení dokumentů nebo jejich úpravy.
Vyšší ochrana dokumentů a lepší kontrola nad přístupem.
Kontrola důvěryhodnosti
Rozšíření o kontroly elektronických podpisů a časových razítek pomáhá udržet důkazní hodnotu dokumentů i v dlouhodobém horizontu.
Jistota pravosti, původu a integrity dokumentů.
Řádné ukončení životního cyklu
ELO podporuje správu dokumentů od jejich vzniku až po jejich archivaci, skartaci a ukončení životního cyklu v souladu s pravidly organizace.
Přehledný proces po celou dobu existence dokumentu.
Referenční projekty důvěryhodného úložiště
- Důvěryhodný archiv pro společnost SWIETELSKY
- Centrální elektronický archiv a integrace pro ČPZP
Referenční projekty ukazují, že důvěryhodné úložiště lze úspěšně nasadit v různých typech organizací a napojit jej na stávající informační systémy.
Co je důvěryhodný dokument?
- Je možné jednoznačně určit jeho původ a prokázat jeho existenci v čase
- Je čitelný a lze ověřit, že nebyl porušen
- Je podepsán elektronickým podpisem nebo časovým razítkem zajišťujícím autenticitu, původ a neporušenost
- Je zajištěno řádné ukončení životního cyklu dokumentu i metadat, včetně elektronického skartačního řízení
Důvěryhodné úložiště jako základ moderní archivace
Digitální archivace dnes neznamená pouze bezpečné uložení dokumentu, ale také schopnost prokázat jeho původ, pravost, neporušenost a existenci v čase.
Důvěryhodné úložiště ELO pomáhá tyto požadavky splnit přehledně, bezpečně a dlouhodobě.
Chcete vybudovat důvěryhodné digitální úložiště?
Napište nám. Pomůžeme vám navrhnout vhodné řešení pro dlouhodobou archivaci dokumentů, kontrolu jejich důvěryhodnosti i správu celého životního cyklu.
Pro delší zprávy a přílohy můžete využít e-mail: exon@exon.cz
ELO od EXONu pro bezpečnou, důvěryhodnou a legislativně správnou archivaci dokumentů.
Bezpečná budoucnost vašich dokumentů
S důvěryhodným úložištěm získáte nejen bezpečný digitální archiv, ale také jistotu, že vaše dokumenty obstojí z hlediska legislativy, auditu i dlouhodobé důkazní hodnoty.
Výsledkem je vyšší kontrola, nižší riziko a profesionální základ pro správu elektronických dokumentů v celé organizaci.
