Důvěryhodný archiv

»»

Důvěryhodné uložistě v prostředí DMS/ECM ELO.

Důvěryhodný archiv zajišťuje takový způsob ukládání, který umožní dokladovat původ a pravost dokumentů. Archiv elektronických dokumentů zajišťuje jejich uložení tak, aby byla zaručena důvěryhodnost informací po celou dobu životního cyklu dokumentu, tedy od jeho vzniku až po případnou skartaci. Společnost EXON nabízí řešení postavené na technologii ELO, která umožňuje archivovat dokumenty digitálně, dlouhodobě a důvěryhodně (tzv. 3D archiv) z jakéhokoliv informačního systému organizace.

Co přináší důvěryhodné úložiště na technologii ELO?

Na základě požadavků zákazníka lze doplnit jednotlivé funkcionality níže, které důvěryhodné úložiště přináší. Základe je centrální přehledné úložiště nabízející zabezpečení, neporušenost a autenticitu dokumentů v zabezpečeném elektronickém archivu. Nabízí oprávnění k dokumentům, možnosti rozšíření o kontroly platnosti elektronických podpisů a časových razítek, či např. správu datových schránek. Cílem je zajistit plynulý životní cyklus dokumentů v organizaci.

Centrální přehledné uložiště

Vysoké zabezpečení a dohledatelnost dokumentu v digitálním archivu během pár okamžiků. ELO nabízí široké možnosti vyhledávání (např. dle metadat, fulltextové či oblíbené položky). Více informací o vyhledávání naleznete v článku.

Neporušenost a autenticita

Doložení původu a pravosti elektronických originálů dle platné legislativy. ELO umožňuje tzv. logování všech činností nad dokumentem, tedy zaznamenávají se data za účelem jejich analýzy.

Důraz na bezpečnost ukládání

ELO umožňuje zabezpečené přístupy na základě oprávnění, např. pro čtení dokumentů a jejich úpravy.

V souladu s legislativou

Např. automatická kontrola platnosti časového razítka, přeražení v případě vypršení platnosti. Zajištění správy datových schránek.

Životní cyklus dokumentu

Zajištění řádného životního cyklu dokumentu i metadat a jejich ukončení. Elektronické skartační řízení.

Žurnálování dokumentů

Žurnálování spočívá v použití jednoho časového razítka pro větší množství dokumentů. Přináší značnou úsporu nákladů.

Co je důvěryhodný dokument?

Je možné jednoznačně určit původ a prokázat jeho existenci v čase.
Je čitelný a můžeme ověřit, jestli jej nikdo neporušil.
Je podepsán elektronickým podpisem nebo časovým razítkem zajišťujícím autenticitu, původ dokladu a jeho neporušenost.
Zajištění řádného ukončení životního cyklu dokumentu i metadat: Elektronického skartačního řízení

Důvěryhodný archiv jako téma webináře

Téma "důvěryhodné úložiště, ELO jako integrační platforma" bylo na pořadu v jednom z proběhlých webinářů. Pro více informací nahlédněte do webináře, kde jsou témata probrána více do hloubky včetně příkladů z praxe. Pro více informací nás kontaktujte např. přes kontaktní formulář níže.