Důvěryhodný archiv zajišťuje takový způsob ukládání, který umožní dokladovat původ a pravost dokumentů. Archiv elektronických dokumentů zajišťuje jejich uložení tak, aby byla zaručena důvěryhodnost informací po celou dobu životního cyklu dokumentu, tedy od jeho vzniku až po případnou skartaci. Společnost EXON nabízí řešení postavené na technologii ELO, která umožňuje archivovat dokumenty digitálně, dlouhodobě a důvěryhodně (tzv. 3D archiv) z jakéhokoliv informačního systému organizace.
Co přináší důvěryhodné úložiště na technologii ELO?
Na základě požadavků zákazníka lze doplnit jednotlivé funkcionality níže, které důvěryhodné úložiště přináší. Základe je centrální přehledné úložiště nabízející zabezpečení, neporušenost a autenticitu dokumentů v zabezpečeném elektronickém archivu. Nabízí oprávnění k dokumentům, možnosti rozšíření o kontroly platnosti elektronických podpisů a časových razítek, či např. správu datových schránek. Cílem je zajistit plynulý životní cyklus dokumentů v organizaci.
Centrální přehledné uložiště
Vysoké zabezpečení a dohledatelnost dokumentu v digitálním archivu během pár okamžiků. ELO nabízí široké možnosti vyhledávání (např. dle metadat, fulltextové či oblíbené položky). Více informací o vyhledávání naleznete v článku.
Neporušenost a autenticita
Doložení původu a pravosti elektronických originálů dle platné legislativy. ELO umožňuje tzv. logování všech činností nad dokumentem, tedy zaznamenávají se data za účelem jejich analýzy.
Důraz na bezpečnost ukládání
ELO umožňuje zabezpečené přístupy na základě oprávnění, např. pro čtení dokumentů a jejich úpravy.
V souladu s legislativou
Např. automatická kontrola platnosti časového razítka, přeražení v případě vypršení platnosti. Zajištění správy datových schránek.
Životní cyklus dokumentu
Zajištění řádného životního cyklu dokumentu i metadat a jejich ukončení. Elektronické skartační řízení.
Žurnálování dokumentů
Žurnálování spočívá v použití jednoho časového razítka pro větší množství dokumentů. Přináší značnou úsporu nákladů.
Co je důvěryhodný dokument?
- Je možné jednoznačně určit původ a prokázat jeho existenci v čase.
- Je čitelný a můžeme ověřit, jestli jej nikdo neporušil.
- Je podepsán elektronickým podpisem nebo časovým razítkem zajišťujícím autenticitu, původ dokladu a jeho neporušenost.
- Zajištění řádného ukončení životního cyklu dokumentu i metadat: Elektronického skartačního řízení
Důvěryhodný archiv jako téma webináře
Téma "důvěryhodné úložiště, ELO jako integrační platforma" bylo na pořadu v jednom z proběhlých webinářů. Pro více informací nahlédněte do webináře, kde jsou témata probrána více do hloubky včetně příkladů z praxe. Pro více informací nás kontaktujte např. přes kontaktní formulář níže.
Práce s dokumenty a legislativa
Neporušenost a autenticita
Začerňování citlivých dat
Workflow datových zpráv
Kontrola elektronických podpisů
Hlídání expirace
Skartační řízení
Kontaktní formulář
Zajímáte se o digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.