Důvěryhodný archiv zajišťuje takový způsob ukládání dokumentů, který umožní dokladovat původ, pravost a neměnnost po celou dobu životního cyklu dokumentu. Společnost EXON nabízí řešení postavené na technologii ELO, která umožňuje archivovat dokumenty digitálně, dlouhodobě a důvěryhodně (tzv. 3D archiv) z jakéhokoliv informačního systému organizace.
Co je důvěryhodné úložiště?
Základem je centrální přehledné úložiště nabízející zabezpečení, neporušenost a autenticitu dokumentů v zabezpečeném elektronickém archivu. Nabízí oprávnění k dokumentům, možnosti rozšíření o kontroly platnosti elektronických podpisů a časových razítek, či např. správu datových schránek. Cílem je zajistit plynulý životní cyklus dokumentů v organizaci.
Centrální zabezpečené uložiště
Dohledatelnost dokumentu v digitálním archivu během pár okamžiků. ELO nabízí široké možnosti vyhledávání (např. dle metadat, fulltextové či oblíbené položky). Více informací o vyhledávání naleznete v článku. ELO umožňuje zabezpečené přístupy na základě oprávnění, např. pro čtení dokumentů a jejich úpravy.
Neporušenost a autenticita
Doložení původu a pravosti elektronických originálů dle platné legislativy. ELO umožňuje tzv. logování všech činností nad dokumentem.
V souladu s legislativou
Např. automatická kontrola platnosti časového razítka, přeražení v případě vypršení platnosti. Zajištění správy datových schránek. Zajištění řádného životního cyklu dokumentu i metadat a jejich ukončení. Elektronické skartační řízení. Zajištění žurnálování dokumentů, které spočívá v použití jednoho časového razítka pro větší množství dokumentů. Přináší značnou úsporu nákladů.
Referenční projekt důvěryhodného úložiště
Co je důvěryhodný dokument?
- Je možné jednoznačně určit původ a prokázat jeho existenci v čase.
- Je čitelný a můžeme ověřit, jestli jej nikdo neporušil.
- Je podepsán elektronickým podpisem nebo časovým razítkem zajišťujícím autenticitu, původ dokladu a jeho neporušenost.
- Zajištění řádného ukončení životního cyklu dokumentu i metadat: Elektronického skartačního řízení
Záznam webináře: Důvěryhodné úložiště v prostředí ELO
Téma "důvěryhodné úložiště, ELO jako integrační platforma" bylo na pořadu v jednom z proběhlých webinářů. Pro více informací nahlédněte do webináře, kde jsou témata probrána více do hloubky včetně příkladů z praxe. Pro více informací nás kontaktujte např. přes kontaktní formulář níže.
Práce s dokumenty a legislativa
Kontaktní formulář
Zajímáte se o digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.