ELO Digital Office
Hlídání expirace časových razítek a žurnálování dokumentů
Řešení umožňuje denní hlídání a ověřování expirace časových razítek v rámci celé organizace a současně podporuje žurnálování dokumentů pro zajištění jejich autenticity, neměnnosti a průkaznosti.
Ve chvíli, kdy se u konkrétního dokumentu blíží expirace časového razítka, aplikační server vyžádá příslušnou akci a informuje o potřebě dalšího zajištění dokumentu.
Pokud je nutné časové razítko prodloužit, modul zajistí jeho obnovení a dokument je opatřen novým časovým razítkem tak, aby byla zachována jeho důvěryhodnost i důkazní hodnota.
Automatické hlídání expirace časových razítek
Systém průběžně kontroluje platnost časových razítek u dokumentů uložených v organizaci a včas identifikuje případy, kdy se blíží konec jejich platnosti.
Tím pomáhá předcházet situacím, kdy by dokument ztratil svou důkazní hodnotu nebo bylo nutné řešit obnovu razítka až dodatečně.
Kontrola bez zbytečné ruční práce
Včasné upozornění a automatické prodloužení platnosti razítka
Pokud dokument vyžaduje nové časové razítko, modul celý proces zajistí automatizovaně a dokument opatří novým razítkem.
„Důvěryhodnost dokumentů nekončí jejich uložením. Je potřeba průběžně hlídat i platnost časových razítek a dlouhodobou průkaznost.“
Automatická kontrola expirace a průběžné zajištění dokumentů v rámci jejich životního cyklu.
Jak funguje prodlužování časových razítek
- Denní hlídání expirace časových razítek v celé organizaci
- Automatické vyhodnocení dokumentů, u kterých se blíží konec platnosti razítka
- Informování o nutnosti dalšího zajištění dokumentu
- Automatické prodloužení časového razítka, pokud je to potřeba
- Opatření dokumentu novým časovým razítkem pro zachování jeho průkaznosti
Co je žurnálování dokumentů
Žurnálování dokumentu představuje zafixování jeho stavu pomocí podpisu a časového razítka pro pozdější důkazní řízení jeho pravosti.
Cílem je zajistit, aby bylo možné i v budoucnu doložit autenticitu, neměnnost a existenci dokumentu v určitém čase.
Dva způsoby časového zajištění dokumentů
- Umístění časového razítka samostatně na každý dokument
- Využití tzv. žurnálu, kdy se každý den zpracuje seznam došlé a odeslané pošty
- Denní žurnál je následně uložen v PDF podobě
- PDF žurnál je označen firemní pečetí a časovým razítkem
- Tím je zajištěna autenticita, neměnnost a průkaznost dokumentů zahrnutých v žurnálu
Organizace si tak může zvolit model, který nejlépe odpovídá jejím provozním, legislativním i ekonomickým požadavkům.
Individuální razítkování
Každý dokument může být opatřen vlastním časovým razítkem, což přináší jednoznačné zajištění konkrétního souboru.
Vhodné tam, kde je vyžadováno samostatné zajištění jednotlivých dokumentů.
Denní žurnálování
Místo razítkování každého dokumentu zvlášť lze využít denní žurnál, který zahrnuje větší množství dokumentů najednou.
Efektivní způsob, jak zajistit více dokumentů jedním časovým razítkem.
Autenticita a neměnnost
Žurnálování pomáhá prokázat, že dokument existoval v určitém čase a že od té doby nebyl neoprávněně změněn.
Důležitý základ pro audit, kontrolu i důkazní řízení.
Nižší provozní náklady
Hromadné denní žurnálování významně snižuje počet potřebných časových razítek a tím i náklady na provoz celého řešení.
Praktický přínos zejména při zpracování většího objemu dokumentů.
Hlavní přínosy řešení
- Průběžná kontrola platnosti časových razítek
- Automatické prodlužování razítek bez zbytečných prodlev
- Zachování důkazní hodnoty dokumentů v čase
- Možnost individuálního i hromadného žurnálování
- Zajištění autenticity, neměnnosti a průkaznosti dokumentů
- Významné snížení provozních nákladů při větším objemu dokumentů
Efektivní správa důvěryhodných dokumentů
Kombinace automatického hlídání expirace časových razítek a denního žurnálování přináší organizaci jistotu, že dokumenty zůstávají dlouhodobě důvěryhodné a průkazné.
Řešení zároveň snižuje administrativní zátěž a pomáhá optimalizovat náklady na dlouhodobou správu elektronických dokumentů.
Chcete mít pod kontrolou platnost časových razítek i důkazní hodnotu dokumentů?
Napište nám. Pomůžeme vám navrhnout vhodné řešení pro automatické hlídání expirace, prodlužování časových razítek i efektivní žurnálování dokumentů.
Pro delší zprávy a přílohy můžete využít e-mail: exon@exon.cz.
ELO od EXONu pro dlouhodobě důvěryhodnou a ekonomicky efektivní správu dokumentů.
Důvěryhodnost dokumentů i v dlouhodobém horizontu
Nestačí dokument pouze uložit. Pro zachování jeho důvěryhodnosti je potřeba průběžně zajišťovat i jeho časová razítka a mít k dispozici mechanismy, které prokážou jeho stav v čase.
Právě v tom spočívá přínos automatického hlídání expirace a žurnálování – v bezpečné, průkazné a dlouhodobě udržitelné správě elektronických dokumentů.
