Elektronická správa smluv, uživatelské prostředí a mobilní řešení digitální kanceláře Exonis.

Elektronické schvalování smluv
řízená tvorba, správa, evidence a archivace

 

Spravujte smlouvy efektivně díky systému pro správu, evidenci a archivaci smluv (contract management system) od společnosti EXON. Mějte absolutní přehled o vašich smlouvách, vytvářejte, spolupracujte a schvalujte rychle a odkudkoliv. Systém nabízí přehlednou, rychlou a efektivní práci s těmito dokumenty, kdy uživatelé mají nad procesem zpracování smluv absolutní kontrolu. Agenda smlouvy je navržena tak, aby řešení bylo maximálně jednoduché a intuitivní, a bylo využíváno zcela plnohodnotně. Celý proces tvorby smluv má na starosti tzv. garant (manažer schvalovacího procesu), který vybírá realizační tým, který se na tvobě smlouvy podílí. Celý systém běží na osvědčené a bezpečné technologii ELO. Agenda smlouvy je rovněž součástí standardizovaných řešení EXONIS.

Funkce a výhody modulu pro smlouvy

Řízená tvorba smluv

Předem připravené šablony pro rychlou tvorbu smluv.

Nástroje spolupráce

Úkoly / schvalování. Vytváření samostatných verzí smluv, poznámek.

Realizační tým

Nastavte na začátku, kdo z Vašich kolegů se na tvorbě dané smlouvy podílí.

Elektronický archiv

Důraz na bezpečnost.

Propojenost

Smlouvy lze propojit na faktury a objednávky.
Vše je navzájem provázané.

Přehled nad smlouvami

Hlídání milníků (termíny). Grafický přehled o všech smlouvách.

Jaké funkce Vám základní balíček správy smluv nabízí?

  • Přehlednost

  • Evidence smluv dle jednotlivých oddělení. Vyhledávání, filtrování, sledování stavu schválení (tvorby), poznámky a komentáře, reporty

  • Propojení s ostatními agendami

  • Lze spárovat s fakturami a objednávkami.

  • Přehledný životní cyklus

  • Mějte přehled o jednotlivých verzích smlouvy, kdo ji upravoval a jaké revize provedl. K jednotlivým verzím se můžete kdykoliv vrátit. Veškeré aktivity jsou logovány.

  • Šablony

  • Pokud vytváříte často stejné smlouvy (např. smlouvy o dílo, zaměstnanecké smlouvy apod.), můžete využít užitečné funkce tvorby smluv ze šablony.

  • Dodatky ke smlouvám

  • Proces schválení dodatků je totožný jako u smluv. Pouze v číselníku určíte, které smlouvy se dodatek týká.

  • Garant smlouvy

  • Manažerem celého procesu je tzv. Garant. Vybírá realizační tým a odesílá smlouvu v rámci schvalovacího procesu (workflow) k připomínkování realizačnímu týmu.

  • Vyjádření protistrany

  • Následně proběhne začlenění komentářů a revizí od protistrany. Nahraje se nová verze smlouvy. Garant poté určí další postup.

  • Finální verze smlouvy

  • Aby se zamezilo nahrávání dalších verzí jiných uživatelů, finální verze smlouvy je generována do PDF souboru.

  • Milníky

  • Automatická upozornění na povinnosti ze smluv vyplývající. Nastavení upozornění, intervaly (např. jednou měsíčně, každé 3 měsíce ...). Hlídání konce platnosti smluv.

  • Notifikace na úkoly

  • Upozornění na úkoly (případně milníky) v uživatelském prostředí aplikace nebo např. emailem.

  • Možné rozvoje

  • Anonymizace smluv (anonymizační software pro začernění citlivých údajů) s možností automatického nahrání do registru smluv, rozšíření statistiky a reportů, napojení na ARES, elektronické podepisování smluv a další funkcionality a úpravy na míru.

Ukázka uživatelského prostředí správy smluv

Tvorba nové smlouvy

Elektronická tvorba smluv.  

Smlouva ze šablony

Tvorba smlouvy ze šablony.  

Výběr realizačního týmu / schvalování

Uživatelské prostředí pro výběr realizačního týmu ke tvorbě nové smlouvy.  

Digitální kancelář Exonis

Funkcionality a výhody standardizovaného řešení

EXONIS Digitální kancelář

Připravené funkcionality pro jednotlivé agendy, schvalovací procesy (worklfow) a úložiště. Postavené na webové technologii, responzivní design (přizpůsobí se mobilnímu zařízení). Základní řešení možné rozšířit o volitelné funkcionality. Možné převést prostředí do firemních barev.

Provozní dohled, help desk

Neustálý provozní dohled, hotline či služba help desk.

Know-how stávajících zákazníků

Přinášíme řešení na základě zkušeností z projektů pro významné firmy jako Mercedes Benz, Banka Creditas či Budějovický Budvar. Používejte systém, ve kterém schvaluje smlouvy např. ŠKODA AUTO.

Možnosti rozvoje

Během krátké chvíle získáte komplexní elektronickou kancelář se všemi výhodami DMS/ECM řešení. Zároveň je možné aplikaci rozšiřovat o volitelné funkcionality, navýšit počet uživatelů či provést úpravy na míru.

Na osvědčené technologii ELO

Na pozadí běží technologie ELO, německého výrobce ELO Digital Office GmbH. ELO je osvědčená celosvětová platforma DMS/ECM řešení, kterou využívají tisíce firem po celém světě. Zákazníci tímto získávají dvojitou podporu a jistotu, že využívají silnou a bezpečnou technologii.

Stále aktuální aplikace

V rámci roční podpory je aplikace neustále aktuální, přinášíme upgrady či specializované webináře.

Podpora specialistů

Support týmu IT konzultantů společnosti EXON, kteří jsou neustále k dispozici.

V jednoduchosti je síla

Vytvořeno na základě dlouholetých zkušeností uživatelů z desítek projektů DMS/ECM řešení. Exonis je intuitivní a uživatelsky velmi přívětivé prostředí. Využíváte pouze funkce, které opravdu potřebujete.

Navíc ...

Stáhněte si prospekt, kde jsou vypsány všechny funkcionality, které základní verze Exonisu nabízí, včetně možnosti rozšíření jednotlivých agend.

 

Zůstaňte s námi v kontaktu

 

Řešení od společnosti EXON je postaveno na technologii ELO

 
Logo obchodního a technologického zástupce společnosti ELO Digital Office.