Elektronické schvalování smluv
řízená tvorba, správa, evidence a archivace
Spravujte smlouvy efektivně díky systému pro správu, evidenci a archivaci smluv (contract management system) od společnosti EXON v rámci řešení EXONIS smlouvy. Mějte absolutní přehled o vašich smlouvách, vytvářejte, spolupracujte a schvalujte rychle a odkudkoliv.
Systém nabízí přehlednou, rychlou a efektivní práci s těmito dokumenty, kdy uživatelé mají nad procesem zpracování smluv absolutní kontrolu. Agenda smlouvy je navržena tak, aby řešení bylo maximálně jednoduché a intuitivní, a bylo využíváno zcela plnohodnotně.
Celý proces tvorby smluv má na starosti tzv. garant (manažer schvalovacího procesu), který vybírá realizační tým, který se na tvorbě smlouvy podílí. Celý systém běží na osvědčené a bezpečné technologii ELO.
Ukázka uživatelského prostředí Exonis smlouvy
Co Vám základní balíček správy smluv nabízí?
Přehlednost
Evidence smluv dle jednotlivých oddělení. Vyhledávání, filtrování, sledování stavu schválení (tvorby), poznámky a komentáře, reporty. Propojení s ostatními agendami. Lze spárovat s fakturami a objednávkami.Životní cyklus smluv
Mějte přehled o jednotlivých verzích smlouvy, kdo ji upravoval a jaké revize provedl. K jednotlivým verzím se můžete kdykoliv vrátit. Veškeré aktivity jsou logovány.Šablony
Pokud vytváříte často stejné smlouvy (např. smlouvy o dílo, zaměstnanecké smlouvy apod.), můžete využít užitečné funkce tvorby smluv ze šablony.Dodatky ke smlouvám
Proces schválení dodatků je totožný jako u smluv. Pouze v číselníku určíte, které smlouvy se dodatek týká.Garant smlouvy
Manažerem celého procesu je tzv. Garant. Vybírá realizační tým (nastavte na začátku, kdo z Vašich kolegů se na tvorbě dané smlouvy podílí) a odesílá smlouvu v rámci schvalovacího procesu (workflow) k připomínkování realizačnímu týmu. Následně proběhne začlenění komentářů a revizí od protistrany. Nahraje se nová verze smlouvy. Garant poté určí další postup. Aby se zamezilo nahrávání dalších verzí jiných uživatelů, finální verze smlouvy je generována do PDF souboru.Milníky
Automatická upozornění na povinnosti ze smluv vyplývající. Nastavení upozornění, intervaly (např. jednou měsíčně, každé 3 měsíce ...). Hlídání konce platnosti smluv. Součástí jsou notifikace: upozornění na úkoly (případně milníky) v uživatelském prostředí aplikace nebo např. emailem
Volitelné funkcionality a úpravy na míru
Základní verzi je možné kdykoliv rozšířit o následující moduly:
- Odesílání dokumentů do registru smluv
- Anonymizaci dokumentů
- Stahování dokumentů z emailové schránky
- Napojení na datové schránky
- Automatické doplnění textu do šablony
- Napojení na ARES a registr plátců DPH
- Důvěryhodný archiv
- Elektronické podepisování
- Ověření elektronických podpisů - eIDAS
- Rozšíření reportů a dashboardů
- Elektronickou skartaci
Screeny uživatelského prostředí
Přehled smluv v elektronické správě dokumentů digitální kanceláře Exonis.
Tvorba smlouvy ze šablony v prostředí DMS/ECM digitální kanceláře.
Výběr jednotlivých podepisovatelů smlouvy v DMS/ECM.
Další agendy digitální kanceláře Exonis
Komplexní nástroj pro vložení faktur, jejich vytěžení, kontrolu, schválení a bezpečnou archivaci.
Efektivní práce a kontrola nad procesem tvorby smluv, jejich schvalováním a archivací.
Komplexní nástroj pro vytváření objednávek, jejich kontrolu a schválení, až po proces nákupu.
Kontaktní formulář
Zajímáte se o digitalizaci? Pro více informací nás kontaktujte.