Elektronické schvalování smluv
řízená tvorba, správa, evidence a archivace
Spravujte smlouvy efektivně díky systému pro správu, evidenci a archivaci smluv (contract management system) od společnosti EXON. Mějte absolutní přehled o vašich smlouvách, vytvářejte, spolupracujte a schvalujte rychle a odkudkoliv. Systém nabízí přehlednou, rychlou a efektivní práci s těmito dokumenty, kdy uživatelé mají nad procesem zpracování smluv absolutní kontrolu. Agenda smlouvy je navržena tak, aby řešení bylo maximálně jednoduché a intuitivní, a bylo využíváno zcela plnohodnotně. Celý proces tvorby smluv má na starosti tzv. garant (manažer schvalovacího procesu), který vybírá realizační tým, který se na tvobě smlouvy podílí. Celý systém běží na osvědčené a bezpečné technologii ELO. Agenda smlouvy je rovněž součástí standardizovaných řešení EXONIS.
Funkce a výhody modulu pro smlouvy
Řízená tvorba smluv
Nástroje spolupráce
Realizační tým
Elektronický archiv
Propojenost
Vše je navzájem provázané.
Přehled nad smlouvami
Jaké funkce Vám základní balíček správy smluv nabízí?
Přehlednost
Evidence smluv dle jednotlivých oddělení. Vyhledávání, filtrování, sledování stavu schválení (tvorby), poznámky a komentáře, reporty Propojení s ostatními agendami
Lze spárovat s fakturami a objednávkami.Přehledný životní cyklus
Mějte přehled o jednotlivých verzích smlouvy, kdo ji upravoval a jaké revize provedl. K jednotlivým verzím se můžete kdykoliv vrátit. Veškeré aktivity jsou logovány.Šablony
Pokud vytváříte často stejné smlouvy (např. smlouvy o dílo, zaměstnanecké smlouvy apod.), můžete využít užitečné funkce tvorby smluv ze šablony.Dodatky ke smlouvám
Proces schválení dodatků je totožný jako u smluv. Pouze v číselníku určíte, které smlouvy se dodatek týká.Garant smlouvy
Manažerem celého procesu je tzv. Garant. Vybírá realizační tým a odesílá smlouvu v rámci schvalovacího procesu (workflow) k připomínkování realizačnímu týmu.Vyjádření protistrany
Následně proběhne začlenění komentářů a revizí od protistrany. Nahraje se nová verze smlouvy. Garant poté určí další postup.Finální verze smlouvy
Aby se zamezilo nahrávání dalších verzí jiných uživatelů, finální verze smlouvy je generována do PDF souboru.Milníky
Automatická upozornění na povinnosti ze smluv vyplývající. Nastavení upozornění, intervaly (např. jednou měsíčně, každé 3 měsíce ...). Hlídání konce platnosti smluv.Notifikace na úkoly
Upozornění na úkoly (případně milníky) v uživatelském prostředí aplikace nebo např. emailem.Možné rozvoje
Anonymizace smluv (anonymizační software pro začernění citlivých údajů) s možností automatického nahrání do registru smluv, rozšíření statistiky a reportů, napojení na ARES, elektronické podepisování smluv a další funkcionality a úpravy na míru.
Ukázka uživatelského prostředí správy smluv
Tvorba nové smlouvy
Smlouva ze šablony
.png)
Výběr realizačního týmu / schvalování
Digitální kancelář Exonis
Správa faktur
Systém pro vložení, vytěžování, kontrolu, schválení (workflow), evidenci a elektronickou archivaci faktur.
Správa smluv
Systém pro efektivní práci a kontrolu nad řízenou tvorbu, správou a evidencí smluv.
Správa objednávek
Komplexní nástroj pro vytváření objednávek, jejich kontrolu a schválení k nákupu.
Funkcionality a výhody standardizovaného řešení
EXONIS Digitální kancelář
Připravené funkcionality pro jednotlivé agendy, schvalovací procesy (worklfow) a úložiště. Postavené na webové technologii, responzivní design (přizpůsobí se mobilnímu zařízení). Základní řešení možné rozšířit o volitelné funkcionality. Možné převést prostředí do firemních barev.
Provozní dohled, help desk
Neustálý provozní dohled, hotline či služba help desk.
Know-how stávajících zákazníků
Přinášíme řešení na základě zkušeností z projektů pro významné firmy jako Mercedes Benz, Banka Creditas či Budějovický Budvar. Používejte systém, ve kterém schvaluje smlouvy např. ŠKODA AUTO.
Možnosti rozvoje
Během krátké chvíle získáte komplexní elektronickou kancelář se všemi výhodami DMS/ECM řešení. Zároveň je možné aplikaci rozšiřovat o volitelné funkcionality, navýšit počet uživatelů či provést úpravy na míru.
Na osvědčené technologii ELO
Na pozadí běží technologie ELO, německého výrobce ELO Digital Office GmbH. ELO je osvědčená celosvětová platforma DMS/ECM řešení, kterou využívají tisíce firem po celém světě. Zákazníci tímto získávají dvojitou podporu a jistotu, že využívají silnou a bezpečnou technologii.
Stále aktuální aplikace
V rámci roční podpory je aplikace neustále aktuální, přinášíme upgrady či specializované webináře.
Podpora specialistů
Support týmu IT konzultantů společnosti EXON, kteří jsou neustále k dispozici.
V jednoduchosti je síla
Vytvořeno na základě dlouholetých zkušeností uživatelů z desítek projektů DMS/ECM řešení. Exonis je intuitivní a uživatelsky velmi přívětivé prostředí. Využíváte pouze funkce, které opravdu potřebujete.
Navíc ...
Zajímají Vás naše řešení? Napiště nám přes kontaktní formulář níže.
Řešení od společnosti EXON je postaveno na technologii ELO
