Elektronická správa personalistiky a evidence HR dokumentů
Spravujte přehledně dokumenty a řiďte procesy bez papírů

Spravujte dokumenty v personalistice efektivně díky systému pro správu, evidenci a archivaci dokumentů od společnosti EXON. Personalistika je nesmírně náročná na dokumenty. O zaměstnancích evidujeme nespočet dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy, mzdové listy, cestovní příkazy, výplatní pásky, zdravotní dokumenty či žádosti o dovolenou. Součástí jsou např. i dosažená vzdělání, certifikáty, hodnocení zaměstnanců, evidence pracovní doby, životopisy, předávací protokoly a mnoho dalšího. U jedné společnosti se může jednat i o 15 různých typů dokumentů, a to ještě nehovoříme o podsložkách či dokonce rozdělení do jednotlivých let či měsíců. Všechny tyto dokumenty se týkají jednoho jediného zaměstnance. Firmy o desítkách, stovkách až tisících zaměstnancích evidují obrovské množství dokumentů. Řešením může být elektronizace personalistiky. Vyhněte se fyzickým šanonům plných dokumentů vašich zaměstnanců. Mějte vše evidováno bezpečně v systému, který je přehledný a přinese vám klid a čisto na stole. Mějte absolutní přehled o HR dokumentech.
Jak lze personalistiku digitalizovat? Více v článku "Digitalizací k bezpapírové personalistice".

Funkce a výhody modulu pro personalistiku

Evidence zaměstnanců

Přehledná evidence všech zaměstnanců a souvisejících dokumentů.

Správa organizace

Nastavení rolí, pracovní pozice, nadřízení, oddělení...

Složka zaměstnance

Pracovní smlouvy, správa majetku, přehled certifikátů, výplatní pásky, lékařské prohlídky, školení...

Žádost o dovolenou

Tvorba žádosti o dovolenou, přehled o dostupné dovolené, elektronické schvalování...

Žádost o pracovní cestu

Tvorba žádosti o pracovní cestu (začátek a konec cesty, dopravní prostředek, poznámky), elektronické schvalování...

Vše pod kontrolou

Veškerá dokumentace na jednom místě, okamžitý přehled, hlídání milníků (např. termíny konce pracovních smluv, narozeniny...)

Co Vám personální software pro evidenci zaměstnanců přinese?

  • Získáte absolutní přehled o agendě HR

  • Veškerá data o zaměstnancích na jednom místě, v centrálním úložišti. Zajímavé a velké plus pro firmy s pobočkovou sítí, které informace o pracovnících musí řešit zpravidla centrálně. Odpadá tímto nutnost fyzického převážení dokumentů či posílání naskenovaných dokumentů přes email. V případě kontroly můžete předložit dokumenty okamžitě, bez nutného hledání v šanonech. Veliká pomůcka u jakýchkoliv auditů.

  • Jednoduché a intuitivní prostředí

  • Příjemné uživatelské prostředí pro personalisty, ale i zaměstnance. Systém se může stát firemní platformou pro všechny zaměstnance. Zároveň se může stát centrálním archivem pro výrobní podniky zaměstnávající stovky zaměstnanců, kterým umožníte přístup tzv. pro čtení (nahlédnout do své složky). Naším cílem je, aby firma využívala funkce, které opravdu potřebuje. Systém je zcela flexibilní a může růst společně s požadavky každého zákazníka. Potřebujete např. přidat nový typ dokumentu nebo speciálně modifikovat proces schválení? Upravíme.

  • Schvalovací procesy připravené pro personální řízení

  • Nastavené procesy workflow pro jednotlivé činnosti (nový pracovník, žádosti
    o pracovní cesty, žádosti o dovolenou, notifikace na úkoly apod.

  • Agendu HR připravíme na míru Vašim požadavkům

  • Každý podnik je jiný. Každá společnost je originál. Proto přinášíme takové technologické prostředí, ze kterého se lze odrazit do každé společnosti. Systém mohou využívat pouze personalisté, kteří zastřešují tisíce pracovníků. Zároveň může sloužit jako komunikace pro celou firmu. Jak budete systém využívat záleží již zcela na vás.

  • Postavený na platformě DMS/ECM

  • Celý systém je postavený na funkcionalitách DMS/ECM systémů postavených
    na technologii ELO. Obsahuje tedy funkcionality, které jsou jejich běžnou součástí. Jedná se např. o verzování dokumentů, upozornění na milníky (tzv. notifikace na úkoly, např. konec pracovní smlouvy na dobu určitou, platnost zdravotních posudků, narozeniny zaměstnance, výročí dlouhodobého pracovního poměru či upozornění na skutečnosti, které jsme v pracovní smlouvě slíbili), integrovaná workflow, nástroje pro spolupráci (poznámky, feed pro komunikaci), přístupová práva aj. Tyto vlastnosti zaručují bezproblémový a prakticky neomezený rozvoj systému. Verzování je vhodné např. pokud se na tvorbě pracovní smlouvy podílí více lidí. Řízené přístupy zajistí, že všechny složky vidí jak zaměstnanec, tak jeho nadřízený, HR oddělení a mzdový účetní. V rámci přístupových práv jsou pro ostatní uživatele samozřejmě nedostupné.

  • Automatizace

  • Systém je možné napojit na aplikace třetích stran. Využívá se např. při napojení
    na externí docházkové systémy, které exportují pravidelně data o evidenci pracovní doby.

  • Externí účetní

  • Pokud využíváte externí účetní, i tak můžete zpracovávat vše zcela elektronicky. Poskytnete přístup do vašeho systému (vlastní uživatelský přístup).

  • Úspora času HR oddělení

  • Personalisté se nemusí tolik věnovat fyzické administrativě - tisknout, kompletovat, sešívat, vkládat do obálek apod. Mohou se věnovat efektivnější a produktivnější práci a svoji energii vkládat do motivování stávajících zaměstnanců, zlepšování firemní kultury či nabírání nových kolegů.

  • Úspora za tisk

  • Podle velikosti firmy se může se jednat o tisk tisíců, desetitisíců dokumentů ročně, což stojí bezesporu velké náklady. Ať se jedná o častou výměnu tonerů, nákup a servis tiskáren nebo neustálý nákup papíru, který je navíc nutné v šanonech archivovat. Výrobní firma, kde pracuje přes 1500 zaměstnanců, představuje pro HR oddělení obrovskou zátěž. Veliká fluktuace zaměstnanců, 450 nových přijde, 450 odchází, nábor probíhá i 3x týdně a je nutné reagovat včas a rychle.

Správa a evidence zaměstnanců

Uživatelské prostředí, jak vypadá vytěžovací aplikace.  

Žádost o dovolenou

Uživatelské prostředí, jak vypadá vytěžovací aplikace.  

Žádost o pracovní cestu

Uživatelské prostředí, jak vypadá vytěžovací aplikace.  

Uživatelské rozhraní

Přehled faktur  

 

Pro více informací nás kontaktujte