Moderní DMS/ECM platforma ELO pro řízení, tvorbu, správu a archivaci firemní dokumentace se silným důrazem na bezpečnost, transparentnost a soulad s normami.
Řízená dokumentace není jen o uložení souborů – znamená to zajistit jejich správnost, aktuálnost, dostupnost pro správné lidi a soulad s legislativními i interními normami. Systém ELO v tomto směru poskytuje komplexní nástroj, který kombinuje efektivitu, bezpečnost a transparentnost.
Pořebujete, aby všichni kolegové a zaměstnanci byli obeznámeni s novou směrnicí, s konkrétním dokumentem? Zkuste ELO
Od vzniku dokumentu po archivaci
ELO umožňuje nastavit opakovatelný a kontrolovatelný proces, který provází dokument od prvního návrhu přes připomínkování, schválení a zveřejnění až po revizi a archivaci. Každý krok je evidován, provázán s odpovědnými osobami a dohledatelný díky auditní stopě. Tím se minimalizují chyby, nedorozumění a práce se zastaralými verzemi.
Bezpečnost a kontrola přístupů
V ELO lze detailně nastavit oprávnění tak, aby k jednotlivým směrnicím, pokynům nebo pracovním postupům měli přístup jen ti, kteří je skutečně potřebují. Při aktualizaci se změny automaticky doručí dotčeným osobám a systém uchová důkaz, že se s novou verzí seznámily.
Automatizace revizí a platnosti
Revizní lhůty a termíny platnosti lze nastavit na úrovni dokumentů i jejich typů. ELO včas upozorní odpovědné osoby a eliminuje riziko používání neaktuálních směrnic.
Důkazy pro audit a certifikace
Při auditech, certifikacích ISO nebo v reakci na podnět klienta je nutné doložit, že organizace pracuje podle aktuálních předpisů. ELO zaznamenává každý krok – od vytvoření přes schválení až po potvrzení seznámení zaměstnanců – a poskytuje tak nezpochybnitelné důkazy o souladu procesů.
Standardizace a uchování know-how
Řízená dokumentace v ELO podporuje tvorbu a udržování standardizovaných pracovních návodů, metodik a opatření. Znalosti zůstávají v organizaci, usnadňuje se zaučování nových kolegů a snižuje se provozní riziko při změnách v týmu.
Klíčové funkce ELO pro řízenou dokumentaci
- Tvorba a spolupráce na dokumentech – řízené procesy s kompletní historií změn (auditní stopa).
- Řízení ISO dokumentace – správa životního cyklu, revizí a platnosti.
- Automatizované schvalovací workflow – eliminace zpoždění a zvýšení transparentnosti.
- Archivace a verzování – dlouhodobé uchování a snadné dohledání verzí.
- Bezpečná distribuce – kontrola přístupových práv a zaznamenání sdílení i externě.
- Integrace s dalšími systémy – napojení na ERP, CRM a další firemní aplikace.
Přehledné, ale výkonné
Ačkoli ELO pokrývá komplexní agendu řízené dokumentace, zůstává uživatelsky přívětivé: dokumenty lze rychle vyhledat, upravit, schválit či sdílet. Citlivé informace jsou chráněny a lze je před zveřejněním anonymizovat.
Výsledek pro organizaci
Pořádek v dokumentaci, vyšší jistota dodržování předpisů, nižší administrativní zátěž a jasná historie každé změny. Pro zaměstnance nástroj jistoty, pro management nástroj řízení a pro auditora důkaz o profesionalitě.
