Co je DMS/ECM?

Vytváříme bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře, často označované jako paperless office nebo digital office. V tomto článku si vysvětlíme, co znamenají zkratky DMS a ECM a jaký je mezi nimi rozdíl.

Co je DMS a ECM a jaký je mezi nimi rozdíl?

Pro digitalizaci firem a institucí existují dva základní pojmy – DMS a ECM. DMS (Document Management System) označuje systém pro elektronickou správu dokumentů. ECM (Enterprise Content Management) jde ještě dále – nepracuje pouze s dokumenty, ale umožňuje spravovat jakýkoliv digitální obsah a zároveň digitalizovat interní procesy organizace.

ECM lze tedy chápat jako inteligentní řízení obsahu a informací v rámci celé společnosti.

Co je DMS systém?

DMS je specializovaný systém zaměřený výhradně na správu elektronických dokumentů. Jeho hlavním účelem je dokumenty uchovávat, organizovat, verzovat, zpřístupňovat a spravovat během jejich životního cyklu.

DMS si můžeme představit jako digitální kartotéku se zvýšeným zabezpečením. Slouží k digitalizaci a archivaci dokumentů, sledování jejich změn a správě dokumentů od jejich vytvoření až po archivaci.

Co je ECM systém?

ECM je komplexnější systém, který zahrnuje širší škálu obsahu než pouze dokumenty. Kromě správy dokumentů umožňuje pracovat také s obrázky, videi, e-maily a dalšími typy digitálního obsahu.

ECM poskytuje rozsáhlejší funkce, jako je workflow řízení procesů, správa metadat, integrace s dalšími systémy nebo analýza obsahu. Díky tomu jsou ECM systémy velmi škálovatelné a umožňují lepší spolupráci i automatizaci procesů v rámci celé organizace.

Jaký je rozdíl mezi DMS a ECM?

Navzdory podobnosti mají oba systémy několik zásadních rozdílů. DMS je v podstatě jednodušší a méně pokročilá verze systému ECM. Používá se především ke správě strukturovaných dokumentů, například souborů Word, Excel, PowerPoint nebo PDF.

Tyto systémy jsou často vybaveny technologií OCR (optické rozpoznávání znaků), která umožňuje převést naskenované dokumenty do textové podoby a usnadňuje jejich vyhledávání i další zpracování.

Naproti tomu ECM je pokročilejší platforma pro ukládání a správu dokumentů i dalšího obsahu. Dokáže spravovat také obrázky, grafiku, webový obsah, e-maily, video, audio soubory nebo multimédia.

Obecně lze říci, že DMS je specializovaný systém pro správu dokumentů, zatímco ECM představuje komplexní řešení pro správu digitálního obsahu a řízení procesů v organizaci.

ELO ECM Suite jako srdce Vaší společnosti

Pro řešení DMS/ECM využíváme technologii ELO ECM Suite. U všech projektů, které společnost EXON realizovala, se ELO osvědčilo jako bezpečné a flexibilní řešení pro digitalizaci firem a institucí jakékoliv velikosti.

Díky širokým referencím po celém světě je možné systém ELO implementovat prakticky v jakémkoliv oboru podnikání. Platforma přináší moderní nástroje pro správu dat, obsahu a velkého množství nestrukturovaných informací.

ELO pomáhá minimalizovat provozní náklady, umožňuje bezpapírovou práci a podporuje efektivní interní procesy. Samozřejmostí je také sledování celého životního cyklu dokumentů a důraz na zabezpečení a ochranu dat.

O výrobci ELO Digital Office GmbH

Výrobcem a distributorem řešení je německá společnost ELO Digital Office GmbH se sídlem ve Stuttgartu. Ve svém oboru působí již od roku 1998.

Vizí společnosti je stát se světovým lídrem v oblasti správy dokumentů a práce s elektronickými dokumenty.

Zdroje: efilecabinet.com – Enterprise Content Management vs Document Management