Projekty na míru nebo připravená standardizovaná řešení
jednoduše / přehledně / bezpečně

Digitální kancelář není pouze o šetření papírů. Význam digitalizace podniku je především o efektivitě. Digitalizace podniku přináší značné zvýšení produktivity práce, zjednodušení procesů, úsporu času a peněz, zvýšení flexibility, snadnější automatizace a integrace systémů, vyšší efektivitu a konkurenceschopnost. Digitalizace a elektronizace podnikání zahrnuje maximální automatizaci a optimalizaci podnikových procesů. Zároveň firma může mnohem pružněji reagovat na měnící se požadavky trhu a na neočekávané události, jako např. práce na dálku. Společnost EXON přináší osvědčené technologie pro elektronizaci firem se silným důrazem na zabezpečení podnikových dat.

Okamžitá dostupnost, rychlé vyhledávání

Flexibilní možnosti vyhledávání. Lze snadno integrovat aplikace třetích stran, např. ERP, CRM nebo emailové a další systémy. Přístup k dokumentům je zcela neomezený. Vyhledávání je jednoduché a intuitivní.

  • Vyhledávání informací v celém zabezpečeném elektronickém archivu
  • Vyhledávání dle metadat nebo fulltextově, vlastní filtry
  • Mobilní aplikace a responzivní design umožňují pracovat na cestách
  • Neomezený přístup k dokumentům, 24/7, včetně schvalování
  • Více o možnostech vyhledávání v článku

Schvalujte své dokumenty díky workflow

Schvalování automatizují firemní procesy a zaručují, že dokument vždy projde přes všechny články schvalovacího řetězce. Zaručí, že žádný dokument se již nezatoulá. Více o workflow

  • Vytvořte vlastní schvalovací pracovní postupy
  • Nastavte uživatelům oprávnění
  • Elektronické řízení oběhu agend, schvalovací kolečka na míru
  • Víceúrovňová dynamická workflow
  • Zabraňte ztrátám dokumentů a mějte absolutní přehled, kde se dokument nachází

Faktury, smlouvy, objednávky

Mezi nejčastěji využívané agendy patří faktury, objednávky a smlouvy. Tyto agendy jsou připraveny také jako standardizovaná řešení pro malé a střední firmy.

Datové schránky a další agendy

Pracujte s těmi agendami, které jsou pro vás důležité. Můžete začít s jednou, dvěma a postupně plynule navazovat další. Možnosti jsou neomezené.

  • HR dokumentace - personalistika: evidence zaměstnanecké dokumentace, včetně žádostí o dovolenou, o pracovní cestu
  • Obchodní a projektová dokumentace: životní cyklus, spolupráce
  • Správa firemní korespondence včetně datových schránek
  • Účetní dokumentace: archivace všech účetních dokladů
  • Jakékoliv firemní dokumenty: evidence, BOZP

V souladu s legislativou

Rozšiřování systému o nové funkce, které měnící se legislativa vyžaduje

  • Kontrola příchozích dokumentů (elektronických podpisů) dle eIDAS
  • Elektronické podepisování, časová razítka a elektronické pečetě
  • Napojení na datové schránky, automatické stahování zpráv
  • Anonymizace dokumentů: odstranění citlivých dat podléhající zákonu o Registru smluv (340/2015 Sb.), automatické zveřejnění v Informačním systému registru smluv Ministerstva vnitra České republiky
  • Skartační řízení pro elektronické dokumenty
  • Splnění požadavků GDPR dle auditu

Zabezpečený elektronický archiv

Data jsou bezpečně archivována v důvěryhodném, digitálním a dlouhodobém archivu - 3D archiv. Uchování dokladů včetně zajištění elektronické skartace.

  • Data uložena na jednom centrálním místě, v dlouhodobém úložišti na technologii ELO Digital s důrazem na bezpečnost
  • Skartační řízení elektronických dokumentů. Na základě např. spisového znaku, skartační lhůty či data vyřízení dokumentu je vygenerován přehledný návrh dokumentů, které by měly být z archivu odstraněny
  • ELO jako digitální, dlouhodobý a důvěryhodný archiv funguje např. v České průmyslové zdravotní pojišťovně, více o projektu v případové studii


Jak vybrat a implementovat systém správy dokumentů DMS?

  • Dle jakých otázek rozhodnout, který DMS/ECM systém pořídit.

  • Úspěšná implementace začíná kvalitní analýzou. Nepodceňte ji. Více k analýze.

  • Klíčové vlastnosti moderního DMS, které společnost EXON nabízí. Navíc také v souladu s měnící se legislativou.

  • Poradíme Vám. Kontaktujte nás, nebo zatím můžete získat více informací v článku: Jak správně vybrat a implementovat systém DMS.


Document Management System DMS/ECM
Elektronická správa, řízení a oběh dokumentů

EXON je certifikovaným partnerem společnosti ELO Digital Office, distributora a výrobce systému pro správu dokumentů a obsahu DMS ELO, německé společnosti ELO Digital Office GmbH. EXON je dodavatelem komplexních řešení digitální správy a archivace dokumentů postavených na platformě systému ELO.

ELO představuje kombinaci speciálních individuálních řešení, které dohromady spojuje v jeden silný celek. Všechny zdroje informací jsou pohromadě a dostupné v požadovaném čase a místě. ELO se specializuje na správu různých obsahů a zajištění splnění legislativních požadavků.

Síla řešení společnosti EXON spočívá v modulech a jejich pružnosti, schopností spolupracovat se všemi typy systémů, využít obsah informací a mít je okamžitě k dispozici. Celý životní cyklus informací je pokrytý, od vytvoření až po jejich odstranění.