Projekty na míru nebo připravená standardizovaná řešení
jednoduše / přehledně / bezpečně

Okamžitá dostupnost, rychlé vyhledávání

Flexibilní možnosti vyhledávání. Lze snadno integrovat aplikace třetích stran, např. ERP, CRM nebo emailové a další systémy. Přístup k dokumentům je zcela neomezený. Vyhledávání je jednoduché a intuitivní.

  • Vyhledávání informací v celém zabezpečeném elektronickém archivu
  • Vyhledávání dle metadat nebo fulltextově, vlastní filtry
  • Mobilní aplikace a responzivní design umožňují pracovat na cestách
  • Neomezený přístup k dokumentům, 24/7, včetně schvalování
  • Více o možnostech vyhledávání v článku

Schvalujte své dokumenty díky workflow

Schvalování automatizují firemní procesy a zaručují, že dokument vždy projde přes všechny články schvalovacího řetězce. Zaručí, že žádný dokument se již nezatoulá. Více o workflow

  • Vytvořte vlastní schvalovací pracovní postupy
  • Nastavte uživatelům oprávnění
  • Elektronické řízení oběhu agend, schvalovací kolečka na míru
  • Víceúrovňová dynamická workflow
  • Zabraňte ztrátám dokumentů a mějte absolutní přehled, kde se dokument nachází

Faktury, smlouvy, objednávky

Mezi nejčastěji využívané agendy patří faktury, objednávky a smlouvy. Tyto agendy jsou připraveny také jako standardizovaná řešení pro malé a střední firmy.

Datové schránky a další agendy

Pracujte s těmi agendami, které jsou pro vás důležité. Můžete začít s jednou, dvěma a postupně plynule navazovat další. Možnosti jsou neomezené.

  • HR dokumentace - personalistika: evidence zaměstnanecké dokumentace, včetně žádostí o dovolenou, o pracovní cestu
  • Obchodní a projektová dokumentace: životní cyklus, spolupráce
  • Správa firemní korespondence včetně datových schránek
  • Účetní dokumentace: archivace všech účetních dokladů
  • Jakékoliv firemní dokumenty: evidence, BOZP

V souladu s legislativou

Rozšiřování systému o nové funkce, které měnící se legislativa vyžaduje

  • Kontrola příchozích dokumentů (elektronických podpisů) dle eIDAS
  • Elektronické podepisování, časová razítka a elektronické pečetě
  • Napojení na datové schránky, automatické stahování zpráv
  • Anonymizace dokumentů: odstranění citlivých dat podléhající zákonu o Registru smluv (340/2015 Sb.), automatické zveřejnění v Informačním systému registru smluv Ministerstva vnitra České republiky
  • Skartační řízení pro elektronické dokumenty
  • Splnění požadavků GDPR dle auditu

Zabezpečený elektronický archiv

Data jsou bezpečně archivována v důvěryhodném, digitálním a dlouhodobém archivu - 3D archiv. Uchování dokladů včetně zajištění elektronické skartace.

  • Data uložena na jednom centrálním místě, v dlouhodobém úložišti na technologii ELO Digital s důrazem na bezpečnost
  • Skartační řízení elektronických dokumentů. Na základě např. spisového znaku, skartační lhůty či data vyřízení dokumentu je vygenerován přehledný návrh dokumentů, které by měly být z archivu odstraněny
  • ELO jako digitální, dlouhodobý a důvěryhodný archiv funguje např. v České průmyslové zdravotní pojišťovně, více o projektu v případové studii


Jak vybrat a implementovat systém správy dokumentů DMS?

  • Dle jakých otázek rozhodnout, který DMS/ECM systém pořídit.

  • Úspěšná implementace začíná kvalitní analýzou. Nepodceňte ji. Více k analýze.

  • Klíčové vlastnosti moderního DMS, které společnost EXON nabízí. Navíc také v souladu s měnící se legislativou.

  • Poradíme Vám. Kontaktujte nás, nebo zatím můžete získat více informací v článku: Jak správně vybrat a implementovat systém DMS.


Document Management System DMS/ECM
Elektronická správa, řízení a oběh dokumentů

EXON je certifikovaným partnerem společnosti ELO Digital Office, distributora a výrobce systému pro správu dokumentů a obsahu DMS ELO, německé společnosti ELO Digital Office GmbH. EXON je dodavatelem komplexních řešení digitální správy a archivace dokumentů postavených na platformě systému ELO.

ELO představuje kombinaci speciálních individuálních řešení, které dohromady spojuje v jeden silný celek. Všechny zdroje informací jsou pohromadě a dostupné v požadovaném čase a místě. ELO se specializuje na správu různých obsahů a zajištění splnění legislativních požadavků.

Síla řešení společnosti EXON spočívá v modulech a jejich pružnosti, schopností spolupracovat se všemi typy systémů, využít obsah informací a mít je okamžitě k dispozici. Celý životní cyklus informací je pokrytý, od vytvoření až po jejich odstranění.


 

Máte zájem o více informací? Napište nám