Zobrazení uživatelského rozhraní DMS/ECM systémů a digitalizace pro jednotlivá zařízení

DMS/ECM projekty na míru nebo připravená standardizovaná řešení
jednoduše / přehledně / bezpečně

 

Digitální kancelář není pouze o šetření papírů. Digitalizace podniku přináší značné zvýšení produktivity, zjednodušení procesů, úsporu času a nákladů. Rovněž přináší zvýšení flexibility, snadnější automatizace a integrace systémů, vyšší efektivitu a konkurenceschopnost. Zároveň firma může mnohem pružněji reagovat na měnící se požadavky trhu a na neočekávané události, jako např. práce na home office. Společnost EXON přináší osvědčené technologie pro elektronizaci firem se silným důrazem na zabezpečení podnikových dat

Mezitím jsme pro Vás TOP 10 výhod DMS/ECM připravili v článku + video.

Okamžitá dostupnost, rychlé vyhledávání

Komfortní vyhledávání. Snadná integrace třetích stran, např. ERP, CRM nebo emailové a další systémy. Neomezený přístup k dokumentům.

  • Vyhledávání v celém elektronickém archivu
  • Vyhledávání dle metadat nebo fulltextově, vlastní filtry
  • Mobilní aplikace a responzivní design umožňují pracovat na cestách
  • Neomezený přístup k dokumentům, včetně schvalování
  • Více o možnostech vyhledávání v článku

Schvalujte své dokumenty díky workflow

Schvalování automatizují firemní procesy a zaručí, že dokument vždy projde přes všechny články schvalovacího řetězce. Více o workflow.

  • Vytvořte vlastní schvalovací pracovní postupy
  • Nastavte uživatelům oprávnění
  • Elektronické řízení oběhu agend na míru
  • Víceúrovňová dynamická workflow
  • Zabraňte ztrátám a mějte absolutní přehled

Faktury, smlouvy, objednávky

Mezi nejčastěji využívané agendy patří faktury, objednávky a smlouvy. Tyto agendy jsou připraveny také jako standardizovaná řešení Exonis.

Datové schránky a další agendy

Pracujte s těmi agendami, které jsou pro vás důležité. Můžete začít s jednou, dvěma a postupně plynule navazovat další. Možnosti jsou neomezené.

  • HR dokumentace - personalistika: evidence zaměstnanecké dokumentace, včetně žádostí o dovolenou, o pracovní cestu
  • Obchodní a projektová dokumentace: životní cyklus, spolupráce
  • Správa firemní korespondence včetně datových schránek
  • Účetní dokumentace: archivace všech účetních dokladů
  • Jakékoliv firemní dokumenty: evidence, BOZP

V souladu s legislativou

Rozšiřování systému o funkce, které měnící se legislativa vyžaduje, např. anonymizace, eiDAS, datové schránky.

  • Kontrola elektronických podpisů dle eIDAS
  • Časová razítka a elektronické pečetě
  • Napojení na datové schránky, automatické stahování zpráv
  • Anonymizace dokumentů: odstranění citlivých dat podléhající zákonu o Registru smluv (340/2015 Sb.), automatické zveřejnění v Informačním systému registru smluv
  • Skartační řízení pro elektronické dokumenty
  • Splnění požadavků GDPR dle auditu

Zabezpečený elektronický archiv

  • Data uložena na jednom centrálním místě, v dlouhodobém úložišti na technologii ELO Digital s důrazem na bezpečnost
  • Skartační řízení elektronických dokumentů. Na základě např. spisového znaku, skartační lhůty či data vyřízení dokumentu je vygenerován přehledný návrh dokumentů, které by měly být z archivu odstraněny
  • ELO jako 3D archiv funguje např. v České průmyslové zdravotní pojišťovně, více o projektu v případové studii

 

Jak vybrat a implementovat systém správy dokumentů DMS?

  • Dle jakých otázek rozhodnout, který DMS/ECM systém pořídit? Jaké jsou klíčové vlastnosti moderního DMS/ECM? Více v článku.

  •  
  • Úspěšná implementace začíná kvalitní analýzou. Nepodceňte ji. Více k analýze.

  •  
  • Jsme zároveň konzultační společnost. Rádi Vám poradíme. Kontaktujte nás pro bezplatnou nezávaznou konzultaci.

  •  

Řešení od společnosti EXON
jsou postavena na technologii ELO

EXON je certifikovaným partnerem společnosti ELO Digital Office, distributora a výrobce systému pro správu dokumentů a obsahu DMS/ECM ELO, německé společnosti ELO Digital Office GmbH. EXON je dodavatelem komplexních řešení digitální správy a archivace dokumentů postavených na platformě systému ELO. Více informací o technologii ELO a společnosti ELO Digital.

Logo pro obchodního a technického partnera společnosti ELO Digital Office


 
  •  
 

Řešení od společnosti EXON je postaveno na technologii ELO