Jak vybrat a implementovat systém správy dokumentů DMS?

  • Dle jakých otázek rozhodnout, který DMS/ECM systém pořídit.

  • Úspěšná implementace začíná kvalitní analýzou. Nepodceňte ji. Více k analýze.

  • Klíčové vlastnosti moderního DMS, které společnost EXON nabízí. Navíc také v souladu s měnící se legislativou.

  • Poradíme Vám. Kontaktujte nás, nebo zatím můžete získat více informací v článku: Jak správně vybrat a implementovat systém DMS.


Najděte rychle, co hledáte

Můžete využít flexibilní možnosti vyhledávání s výkonnými nástroji. Lze snadno integrovat aplikace třetích stran, např. ERP, CRM nebo emailové a další systémy. Přístup k dokumentům (do elektronického archivu) máte zcela neomezený. Vyhledávání dokumentů je jednoduché a intuitivní.

  • Vyhledávání informací v celém zabezpečeném elektronickém archivu.
  • Fulltextové vyhledávání, automatický našeptávač, možnosti vlastního filtru.
  • Mobilní aplikace umožňuje pracovat na cestách. Neomezený přístup k dokumentům, 24 hodin denně. Včetně možnosti podepisova/schvalovat dokumenty.
  • Úvodní dlaždicová obrazovka podle svého stylu.
  • Více o možnostech vyhledávání v článku Kouzlo DMS a elektronického archivu ve vyhledávání.

    .

Jistota, že žádný dokument se neztratí

Schvalování automatizují firemní procesy a zaručují, že dokument vždy projde přes všechny články schvalovacího řetězce. Zaručí, že žádný dokument se již nezatoulá. Více o tzv. workflow) v článku: S workflow dostává DMS skutečný smysl.

  • Vytvořte vlastní schvalovací pracovní postupy.
  • Nastavte uživatelům oprávnění.
  • Zabraňte ztrátám dokumentů a mějte absolutní přehled, kde se dokument nachází.

Správa faktur a vytěžování dat

Urychlete proces zpracování přijatých faktur. Údaje na faktuře jsou automaticky vyčteny pomocí specializovaných vytěžovacích nástrojů. Není třeba přepisovat faktury ručně. Zaručují absolutní přehled o příchozích fakturách, zvýšení produktivitya rychlé a bezchybné přepsání všech údajů. Více o vytěžování dat. Využijte také možnosti napojení na další ERP systémy, např. Helios či K2.

  • Elektronické řízení oběhu faktur ve firmě. Schvalovací kolečka na míru.
  • Vytěžení dat (hlavičky/patičky, položky). Automatizace přepisu faktur.
  • Inteligentní samoučící aplikace bez nutnosti šablon a složitého nastavení.

Zabezpečený elektronický archiv dat

Data jsou bezpečně archivována v důvěryhodném, digitálním a dlouhodobém archivu - 3D archiv. Uchování dokladů včetně zajištění elektronické skartace.

  • Data uložena na jednom centrálním místě.
  • Skartační řízení elektronických dokumentů. Na základě např. spisového znaku, skartační lhůty či data vyřízení dokumentu je vygenerován přehledný návrh dokumentů, které by měly být z archivu odstraněny.
  • ELO jako digitální, dlouhodobý a důvěryhodný archiv funguje např. v České průmyslové zdravotní pojišťovně, více o projektu v případové studii.

Řízená tvorba a evidence smluv

Správa smluv zaručující absolutní transparentnost a kontrola. Rychlý a pohodlný přístup, propojení s jednotlivými zákazníky a dodavateli, stejně jako snadný přístup. Kromě toho lze všem závazkům vyplývajícím ze smluv připomínat milníky, které berou v úvahu důležitá data. Součástí jsou šablony pro tvorbu smluv, verzování, připomínkování. Vše uložené v zabezpečeném archivu.

  • Přehledná evidence a vyhledávání.
  • Tvorba vlastních šablon.
  • Spolupráce nad smlouvami, ukládání jednotlivých verzí. Poznámky a připomínky.
  • V ELO spravuje veškeré své smlouvy např. ŠKODA AUTO, více o projektu v případové studii.

Anonymizace dokumentů

Odstranění citlivých dat z dokumentů, které podléhají zákonu o Registru smluv (340/2015 Sb.) a následné zveřejnění v Informačním systému registru smluv Ministerstva vnitra České republiky.

  • Automatické zveřejnění v registru smluv.
  • Začernění údajů.

V souladu s měnící se legislativou

Rozšiřování systému o nové funkce, které měnící se legislativa vyžaduje.

  • Kontrola příchozích dokumentů, zda jsou opatřeny platným elektronickým podpisem, dle eIDAS. Elektronický podpis je poté ověřen proti certifikačním autoritám v souladu s nařízením eIDAS.
  • Elektronické podepisování, časová razítka a elektronické pečetě.
  • Napojení na datové schránky, automatické stahování zpráv. Systém pro správu datových schránek je např. ve společnosti Provident Financial. Více o projektu v případové studii
  • Skartační řízení pro elektronické dokumenty.
  • Splnění požadavků GDPR.

Analyzujte data v několika vteřinách

Analýza a hodnocení velkých objemů dat, souborů a dokumentů. Intuitivní statistika nabízí různé možnosti vizualizace výsledků. Nový pohled na firemní data na jedno kliknutí.

  • Generování vlastních reportů / dashboardů.
  • Sledování klíčových ukazatelů firmy (KPI), pravidelné přehledy.
  • Pohledávky, vystavené faktury po splatnosti, závazky...

Mějte své agendy pod kontrolou

Pracujte s těmi agendami, které jsou pro vás důležité. Můžete začít s jednou, dvěma a postupně plynule navazovat další. Možnosti jsou neomezené.

  • Objednávky, faktury, smlouvy a vzájemné párování dokumentů.
  • Personalistika: evidence dokumentů o zaměstnancích, žádosti o dovolenou, žádosti o pracovní cestu...
  • Obchodní a projektové dokumenty: životní cyklus obchodních případů a projektů.
  • Účetnictví: archivace všech dokladů, faktur.
  • Jakékoliv firemní dokumenty: evidence, BOZP, došlá pošta.

Buďte součástí významných referencí

Mezi zákazníky společnosti EXON patří významné firmy v České republice, na Slovensku, ale i v okolních státech (Maďarsko, Polsko). Buďte součástí těch, kterým naše řešení pomáhá. Nabízíme dlouholeté zkušenosti a know-how z více jak dvaceti projektů DMS/ECM. Prohlédněte si reference a případové studie našich zákazníků.

  • Vlastní digitalizační pracoviště v Plzni. Digitalizace a vytěžování dat jako služba - praktické zkušenosti.
  • Nastavení vytěžovacích aplikací na míru zákazníka.
  • Systém DMS neustále v souladu s legislativou.
  • Vývoj webových aplikací jako nadstavba DMS systémů.

Document Management System (DMS). Elektronická správa, řízení a oběh dokumentů ve firmě.

EXON je certifikovaným partnerem společnosti ELO Digital Office ČR, distributora a výrobce systému pro správu dokumentů a obsahu DMS ELO, německé společnosti ELO Digital Office GmbH. EXON je dodavatelem komplexních řešení digitální správy a archivace dokumentů postavených na platformě systému ELO.

ELO představuje kombinaci speciálních individuálních řešení, které dohromady spojuje v jeden silný celek. Všechny zdroje informací jsou pohromadě a dostupné v požadovaném čase a místě. ELO se specializuje na správu různých obsahů a zajištění splnění legislativních požadavků.

Síla řešení společnosti EXON spočívá v modulech a jejich pružnosti, schopností spolupracovat se všemi typy systémů, využít obsah informací a mít je okamžitě k dispozici. Celý životní cyklus informací je pokrytý, od vytvoření až po jejich odstranění. U každého zákazníka je řešení zcela individuální, na základě potřebných funkcionalit, které pro svoji práci vyžaduje. Nemusí vždy využívat všechny benefity, které ELO přináší. Základem je elektronický archiv pro bezpečné uchování dokumentů, kategorizaci a rychlé hledání, které mnoha zákazníkům postačuje.