Document management system (DMS)

Jsme certifikovaným partnerem společnosti ELO Digital Office ČR, distributora a výrobce DMS ELO - špičkového systému pro správu dokumentů - německé společnosti ELO Digital Office GmbH pro český a slovenský trh. Jsme dodavatelem komplexních řešení digitální správy a archivace dokumentů postavených na platformě Dokument management systému ELO (Office, Professional, Enterprise).

Přechod z „papírové“ podoby firemních dokumentů k jejich elektronické verzi a nasazení DMS systému Vám přinese klíčové výhody:

• Výrazné zjednodušení, zpřehlednění, zrychlení a zefektivnění práce s dokumenty
• Dostupnost, dohledatelnost a snadná kategorizace dokumentů podle různých kritérií
• Špičkový digitální archiv
• Jasný přehled o workflow (řízení toku) dokumentů – dokumenty jsou okamžitě dostupné kdekoliv
• Snadné vytěžování dokumentů
• Snadná a přehledná elektronická fakturace
• Možnosti zobrazení dokumentu v různých kontextech
• Snadná rozšiřitelnost funkčnosti systému formou modulů
• Snadná integrace do stávající podnikové IT struktury
• Snížení celkových nákladů na administrativu
• Důkladná analýza toku dokumentů a následný návrh optimalizace firemních procesů práce s dokumenty (dokumentový audit)
• Splnění individuálních požadavků a potřeb zákazníka (např. možnost rozšiřování systému o nové funkce - elektronické podpisy, čárové kódy, extrakci informací z obrazových souborů ad.
• Snadné propojení se stávajícími systémy (MS Windows nebo Linux) i aplikacemi (Spisová služba, CAD, GIS, CRM a ERP, SAP ad.)

Digitalizace dokumentů

Nabízíme komplexní řešení digitalizace dokumentů formou outsourcingu. Poskytujeme konzultace, analýzy i dodávky optimálně zvolených zařízení a technologií.

Digitalizujeme:

• Papírové předlohy – smlouvy, faktury, objednávky, dodací listy, nálezové zprávy ad.
• Vázané předlohy – knihy, časopisy, zapečetěné listiny
• Filmy – negativy, pozitivy, diapozitivy
• Mikrofilmy – mikrofiše, mikrofilmy, mikroštítky
• Velkoformátové předlohy – mapy, fotomapy, projekty
• Historicky cenné dokumenty
• Archiválie
• A mnoho dalšího

Postup digitalizace dokumentů

Kompletní převedení papírových, filmových, knižních, mikrofilmových i dalších typů předloh do digitální podoby pro nás znamená:

• Převzetí dokumentů od zákazníka ve stanovených termínech
• Přípravu dokumentů před skenováním (vyrovnání, podlepení, vyčištění ad.)
• Digitalizaci dokumentů v požadované kvalitě (DPI, barevnost ad.)
• Označení dokumentů pro jejich uložení a úspěšné vyhledání
• Kontrolu kvality pro vyloučení chyb a nepřesností
• Uložení dokumentů na nosiče dle požadavků zákazníka
• Bezpečné začlenění dokumentů do archivačního systému
• Předání médií s uloženými dokumenty
• Vrácení, archivace nebo bezpečná skartace fyzických originálů dokumentů
• Přísné respektování všech platných právních úprav – zákon o ochraně osobních údajů, zákon o účetnictví, zákon o DPH, zákon o elektronickém podpisu či o archivnictví, spisové službě atd.

Skenování knih, map a mikrofilmů

Digitalizujeme cenné a velmi staré materiály, archiválie, předlohy všech velikostí a typů (strojírenské výkresy, mapy katastrů, lomů, historicky cenné a nástěnné mapy, stavební a výkresovou dokumentaci), knihy všech velikostí a tloušťky i vazby, mikrofilmy, mikrofiše ad. Provádíme skenování v požadovaném rozlišení a formátu (TIFF, JPG, PDF, binární, barevné, v odstínech šedi, …), balíčky pro Kramerius 4, nebo výstupy vyhovující požadavkům VISK7. Na tvorbu balíčků používáme nástroj ProcyonA.

K digitalizaci používáme skenery:

• S knižními kolébkami, které šetří vazby dodaných předloh
• Se speciálními držáky určenými pro předlohy, které je možné rozevřít max. na 120 stupňů

Digitalizované předlohy pro Vás můžeme následně také vektorizovat, tj. převést obrázky z bitmapového formátu do vektorového za účelem další práce s původními výkresy. Disponujeme vysoce kvalifikovanými kolegy, kteří rychle a přesně překreslí výkresy do Vámi požadovaných CAD, MicroStaion nebo DXF výstupů.

Výsledné obrazy můžeme připravit k využití pro OCR (vytěžování dat z dokumentů).

Vývoj SW na zakázku

Zajišťujeme vývoj SW na zakázku, integrace vlastního software do existujících systémů a webové systémy pro interní agendu či komunikaci se zákazníky. Nabízíme tvorbu intra/internetových aplikací, informačních systémů a aplikací firemní administrativy a DMS systémů.

U všech řešení klademe hlavní důraz na 100% funkčnost, snadnost správy a obsluhy, vysokou úroveň zabezpečení a tomu odpovídají použité technologie. Nedílnou součástí je konzultantská činnost poskytovaná zákazníkům pro výběr optimálního řešení, které respektuje požadavky na flexibilitu, rozšíření a vazbu na další systémy.

Nabízíme:

• Firemní internetové a intranetové aplikace
• Budování informačních systémů a aplikací firemní administrativy
• Elektronické archivy a systémy pro správu dokumentů
• Data management systémy
• Objednávkové a rezervační systémy
• Elektronické katalogy a e–shopy
• Webové prezentace a stránky

Vyvýjíme na těchto technologiích:

• .NET (C# a ASP.NET)
• MS SQL, Oracle, MySQL, PostgreSQL
• Crystal Reports
• PHP, JSP
• HTML a CSS
• C++
• JAVA

Vytěžování dat z dokumentů

Máte papírové dokumenty a nemáte čas řešit složitý systém? Dejte je nám a my vám předáme digitalizovanou a zatříděnou formu!

Systém elektronického vytěžování (vyčtení) dat z dokumentů slouží k efektivnímu získání informací nezbytných pro další aplikace. Automatizace ručního vstupu dat do elektronických systémů přináší nejen zrychlení tohoto procesu, ale i snížení chybovosti a zvýšení produktivity práce. To přináší značné snížení provozních nákladů a v konečném důsledku návrat investicí vložených do IT.

Pro automatické vytěžování dat využíváme software ELO DocXtractor, ABBYY Recognition Server, ABBYY FlexiCapture a Kofax Express

ELO DocXtractor je aplikací určenou ke zpracování velkého množství přijatých dokumentů a jejich následné inteligentní automatické klasifikaci. Systém je schopen obsahově analyzovat, vyhodnotit a s vysokou přesností přiřadit příchozí dokument správné třídě (faktury, objednávky, formuláře ad.). Umožňuje snadnou spolupráci s nejpoužívanějšími ERP systémy na trhu (Dynamics NAV, Dynamics AX, ...). Všechny procesy jsou centrálně spouštěny, řízeny a monitorovány a vy tak budete informováni o každém procesu v reálném čase.

Abbyy Recognition Server slouží pro zpracování středních až velkých objemů dokumentů ve velkých společnostech a podnicích. Systém vytváří elektronické archivy a digitální knihovny a funguje jako OCR pro Google Search Appliance či OCR IFilter pro Microsoft Office SharePoint Server a vyhledávání Windows

Abbyy FlexiCapture je inteligentní, přesný a vysoce škálovatelný software pro sběr dat a zpracování dokumentů. Z jediného vstupu umí transformovat množství různých dokumentů a formulářů rozdílných struktur a složitostí do informací připravených k dalšímu zpracování. Zvyšuje efektivitu práce s podnikovými procesy založenými na papírových dokumentech.

Kofax Express je program pro skenování, jednoduchou organizaci a ukládání dokumentů v různých formátech s velkou rychlostí. Umožňuje tvorbu indexů, rozpoznávání textu či zpracování čárových kódů.

Skenery knižní, mapové a produkční

Jsme autorizovaným distributorem řady výrobců špičkových digitalizačních zařízení, jako jsou společnosti i2S, Microform, Panasonic, Contex, OCE, Fujitsu, Canon, ad. Dodáváme skenery pro digitalizaci dokumentů, knih, velkoformátových předloh, filmů, mikrofilmů a dalšího.

Nabízíme skenovací aplikace, nástroje pro zkvalitnění skenovaného obrazu i aplikace pro vytěžování dat z dokumentů. Nedílnou součástí našeho řešení je dodávka systémů pro elektronickou archivaci a správu dokumentů.

i2S CopiBook COBALT A2 knižní skener

Scanner je k dispozici také ve variantě HD s rozlišením 600 dpi. Podrobné informace o skeneru i2S CopiBook COBALT A2:

• i2S CopiBook COBALT datasheet

i2S DigiBook Suprascan Quartz A1 HD

Scanner je k dispozici také ve variantě AO a 2xA0 pro velkoformátové předlohy. Podrobné informace o skeneru i2S DigiBook Suprascan Quartz A1 HD:

• i2S Digibook Suprascan Quartz A1 datasheet
• i2S Digibook Suprascan Quartz HD A1 datasheet
• i2S Digibook Suprascan AO datasheet
• i2S Digibook Suprascan 2xAO datasheet
• i2S Digibook Suprascan příslušenství

i2S e-Scan Open System

Samoobslužná stanice pro skenování vázaných dokumentů. Podrobné informace o skeneru i2S e-Scan Open System:

• i2S e-Scan Open System datasheet

ProcyonA + LIMB

ProcyonA

Systém ProcyonA poskytuje kompletní nástroje pro digitalizaci knihovních, archivních, muzejních a sbírkových fondů podle aktuálních standardů. Díky modularitě a integraci specializovaných prostředků (např. pro zpracování obrazu, OCR a automatizaci kontroly kvality) je možné jednoduše přizpůsobit funkcionality systému pro konkrétní potřeby uživatele. Vestavěné workflow a řada automatizačních prvků předurčují systém ProcyonA pro produktivní využití v digitalizačních projektech všech velikostí. ProcyonA může být snadno začleněn například do systémů s architekturou OAIS (Kramerius IV).

Nabízíme skenovací aplikace, nástroje pro zkvalitnění skenovaného obrazu i aplikace pro vytěžování dat z dokumentů. Nedílnou součástí našeho řešení je dodávka systémů pro elektronickou archivaci a správu dokumentů.

LIMB

Aplikace Limb od společnosti i2S je balík softwarových aplikací, který poskytuje kompletní řetězec procesů pro digitalizaci kulturního dědictví a jeho uchování v digitální podobě.

LIMB poskytuje nástroje pro digitalizační projekty, včetně projektů inventarizace, zpracování obrazu, řízení jakosti a více exportů v různých formátech pro dlouhodobou archivaci v digitálních knihovnách. LIMB byl vyvinut pro digitalizaci všech kulturně-historických dokumentů (knihy, archivy, noviny, mapy, fotografie, kresby atd.). Stávající obrazové soubory TIFF nebo JPEG mohou být zpracovány a současně z digitalizovaných materiálů může být vytěžen obsah s novými strukturálními metadaty.

LIMB je ideálním řešením pro malé a středně velké projekty digitalizace s jedním nebo více skenery. Aplikace LIMB™ nabízí použití s jednouživatelskými, nebo víceuživatelskými licencemi. Uživatelé mají možnost sledovat průběh projektů a provádět zásahy do procesu v různých fázích dokončení.

Správa dokumentů v cloudu

Outsourcing

Poskytuje komplexní službu vzdáleného Document Management Systému (DMS) mimo Vaši společnost, kdy nemusíte vlastními silami nákladně budovat, spravovat a udržovat vlastní infrastrukturu nutnou pro provoz DMS. Dokumenty jsou umístěny v bezpečném prostoru s vysoce spolehlivým zálohováním dat a rychlým internetovým přístupem. V rámci služeb Hot-line a Help-desk Vám velmi rychle (protože jsme „u toho“ a vše je pod naší kontrolou) poradíme s řešením různých situací a rychle vyřešíme případné nestandardní situace a chybové stavy. Váš stávající „papírový“ archiv můžeme zdigitalizovat a průběžně zařazovat do Vašeho outsourcovaného DMS. Tak můžete plynule a bezproblémově přejít z dosavadního systému „papírové“ kanceláře na moderní „elektronickou“ formu. To výrazně zefektivní Vaše firemní procesy a navíc přinese nové sofistikované funkce jako např. rychlé fulltextové vyhledávání. Nemusíte mít obavy o citlivá data! Všichni zaměstnanci naší společnosti jsou smluvně vázáni mlčenlivostí.

Cloud

Modul fakturace pro menší společnost

Bezpečné řešení pro zpracování vydaných faktur. Další typy dokumentů lze přidávat jako moduly. Řízení oběhu dokumentů v rámci firemních procesů, hotové řešení vhodné pro menší společnosti, ucelené, kvalitní a přehledné informace kdykoliv a kdekoliv okamžitě k dispozici.

• Agenda vydaných faktur včetně podkladu pro kontrolní hlášení vydaných faktur
• Schvalovací procesy podporované Workflow
• Stanovení termínů a upozorňování e-mailem
• Komfortní spolupráce s MS Office a PDF
• Verzování a propojování dokumentů
• Pokročilé vyhledávání v obsahu dokumentů
• Podpora integrace na interní účetní systém
• Možnost vzdáleného přístupu z tabletu a mobilu
• Pro 6 uživatelů s právem zápisu a změny
• Neomezený počet uživatelů pro zobrazení
• Pro 30 000 uložených dokumentů

Obsahuje: 6 klientských licencí produktu ELO professional, nastavení přístupových práv pro uživatele, 1 den školení pomocí webináře.

Modul fakturace pro větší společnost

V případě jiných požadavků lze vytvořit individuálně na míru šité prostředí a počet licencí.