Jak úspěšně zavést systém DMS/ECM ve společnosti?

Základní kroky při implementaci DMS/ECM

Jak ale úspěšně zavedete systém DMS/ECM ve vaší společnosti? Proces implementace může být leckdy zdlouhavý. Těchto osm základních kroků vám pomůže se na implementaci připravit.
• Zapojte všechny účastníky
  
• Určete si základní požadavky
  
• Nechte si analyzovat svoji firmu
  
• Definujte si cíle
  
• Vyberte silného partnera
  
• Pečlivě plánujte
• Začněte malými kroky
• Myslete na budoucnost

---

Zapojte všechny účastníky

Při zavádění DMS/ECM zapojte všechny zúčastněné od samého začátku, jak rozhodovací orgány, tak budoucí uživatele. Nejlepším způsobem, jak čelit jakýmkoli výhradám nebo dokonce obavám zúčastněných oddělení, je spolupráce na projektu digitalizace již od začátku.

---

Určete si základní požadavky

Každý začátek je obtížný. Proto je vhodné jako základ definovat klíčové oblasti a požadavky v rámci specifikace, které mají být primárně implementovány systémem DMS/ECM. Mnoho společností zde začíná v oblasti účetnictví. Projekty DMS/ECM často začínají zavedením digitálního zpracování příchozích faktur. Ostatní útvary, jako jsou lidské zdroje nebo právní oddělení, je poté postupně následují.

---

Nechte si analyzovat svoji firmu

Po identifikaci základních požadavků a definování pilotního projektu provedete analýzu stávajících procesů. Je důležité co nejpřesněji zdokumentovat jednotlivé kroky procesu a shromáždit související informace. Například existuje v účetnictví rozsáhlý papírový archiv, který lze v průběhu digitalizace nahradit? A které systémy třetích stran (např. ERP nebo účetní systémy) by měly být propojeny se systémem DMS/ECM? V této fázi projektu objasňujete tyto a mnoho dalších otázek. Kromě toho stojí za to podívat se na možné budoucí výzvy v tomto kroku: Co může účetní oddělení očekávat? Existují nějaké právní změny? Lze digitální procesy v budoucnu flexibilně přizpůsobit a rozšířit? Ještě důležitější než analýza je často tzv. preanalýza. Tzv. správně se naladit na změnu.

---

Definujte si cíle

V dalším kroku definujete cíle, kterých byste chtěli dosáhnout zavedením nového řešení. Ve kterých bodech procesu může být systém DMS/ECM obzvláště užitečný? Kde může řešení digitalizace ušetřit nejvíce času a jak lze odpovídajícím způsobem šetřit zdroje? V této fázi je rovněž důležité určit, která opatření jsou nutná pro technickou implementaci. Je vaše IT infrastruktura připravena na digitální procesy? Měly by být dokumenty uloženy v archivu podle určitých pravidel? Ke kterým dokumentům má kdo mít povolený přístup?

---

Vyberte silného partnera

Není vždy snadné najít odpovědi na výše uvedené otázky. Z tohoto důvodu je vhodné mít po ruce silného partnera, se zkušenostmi a technickými znalostmi. Dodavatelé systémů a IT konzultanti Vám pomohou s implementací DMS/ECM krok po kroku.

---

Pečlivě plánujte

Pečlivé plánování je základním stavebním kamenem úspěšných projektů DMS/ECM. Rovněž za podpory dodavatele. Přesný průběh projektu, včetně časové osy a příslušných výdajů, je třeba vzít v úvahu již ve fázi plánování, díky čemuž je možné včas identifikovat případné překážky a včas se jim vyhnout.

---

Začněte malými kroky

O skutečnou implementaci se po malých krocích stará dodavatel. Tímto způsobem nedojde k narušení probíhajících operací a řešení digitalizace může postupně přejít do produktivního provozu. Doporučujeme nejprve nastavit systém DMS/ECM na vývojový a testovací systém a do produktivního provozu přejít až jako poslední krok. Tento způsob umožňuje plynulý přechod a snadné přenesení probíhajících procesů do systému DMS/ECM.

---

Myslete na budoucnost

Při zavádění myslete na budoucnost: Jak budou vypadat vaše obchodní procesy například za pět let? Ve kterých bodech se mohou procesy zásadně změnit? Které další oblasti a obchodní procesy by mohly mít z řešení DMS/ECM také prospěch? Spoléhejte tedy na řešení, které je pro váš projekt DMS/ECM co nejpružnější a rozšiřitelnější, jelikož Vám v budoucnu udrží dobrou pozici.

---

Krátce o ELO ECM

ELO ECM Suite je flexibilním řešením. Nabízí celostní softwarový systém pro digitalizaci procesů vaší společnosti, který je přizpůsoben na míru vašim potřebám. Tento systém lze kdykoli rozšířit, pokud se změní okolnosti nebo se zvýší vaše požadavky. Více o technologii ELO.

Inspirovali jsme z článku na téma: Jak mohu úspěšně implementovat systém DMS/ECM do mé firmy? od společnosti ELO Digital Office Česká republika.

Autor článku: Petr Polanský

---

 

Mohlo by se vás také zajímat



Jak úspěšně zvládnout zavedení workflow

Jak se připravit na přechod do schvalovacího světa a co nepodcenit?



Vybrali jsme ty největší benefity DMS/ECM systémů.

Podívejme se na ty největší výhody, které jsme pro vás vybrali z pohledu naší společnosti EXON.

Více článků od společnosti EXON