Analýza je základem úspěšného zavedení DMS/ECM

Jak se připravit na přechod do digitálního světa a co při této cestě nepodcenit? Zkušenosti, rady a know-how, se kterými jsme se v praxi setkali, mohou pomoci firmám lépe pochopit celý proces implementace DMS/ECM systémů a vyhnout se zbytečným komplikacím.

Co jsou DMS/ECM systémy

DMS/ECM systémy nejsou pouze o elektronickém archivu dokumentů a dat, neomezeném přístupu k informacím nebo spolupráci nad dokumenty (například verzování, poznámky či sdílení). Tyto funkce tvoří základ, na kterém jsou moderní systémy postaveny. V EXONu jsou tyto a mnoho dalších funkcí součástí řešení ELO ECM Suite.

Významnou přidanou hodnotou jsou workflow procesy. Čím dříve firma nastaví alespoň částečně automatizované schvalovací procesy, tím snazší bude její adaptace na rostoucí digitalizaci v budoucnu.

Investice finanční a časová

Zákazník by měl počítat s úzkou spoluprací s dodavatelem. Implementace nového řešení není pouze finanční investicí, ale často také investicí časovou. Čas, který zákazník věnuje přípravě nového řešení, se však v budoucnu vrací v podobě vyšší efektivity a lepší organizace práce.

Společná setkání a pracovní schůzky jsou důležité proto, aby dodavatel dokázal co nejlépe pochopit interní procesy firmy a navrhnout optimální řešení pro správu dokumentů a informací.

Preanalýza vs. analýza

Analýza je základ každého projektu. Ještě před ní však často probíhá tzv. preanalýza, během které se organizace připravuje na změnu. V této fázi se sestavuje tým klíčových osob, které budou za projekt zodpovědné a budou se účastnit analýzy.

Tito lidé by měli dobře rozumět technologiím, které firma využívá, protože nové DMS/ECM řešení často komunikuje s dalšími systémy. Pozitivní zkušenosti máme také s tím, když je součástí týmu externí odborník, který detailně zná technologické prostředí organizace a vazby mezi jednotlivými systémy.

Analýza jako první krok implementace

Kvalitně provedená analýza procesů a potřeb zákazníka je alfou a omegou celého projektu. Výsledkem analýzy je dokument, podle kterého se následně implementace provádí. Tento dokument slouží jako plán cesty pro celý projekt.

Konzultant hraje v projektu klíčovou roli. Je koordinátorem komunikace mezi zákazníkem a technickým týmem, sbírá požadavky, přidává zkušenosti a pomáhá vytvořit optimální řešení pro konkrétní organizaci.

Analýza často probíhá přímo u zákazníka a může trvat několik dní nebo týdnů. Na začátku je důležité především naslouchání a pochopení interních procesů firmy. Diskutují se požadavky, probíhá brainstorming a vznikají návrhy řešení.

Buďte digitální s ELO ECM Suite – centrální archiv, zabezpečení, efektivní práce s dokumenty, komfortní vyhledávání, nástroje spolupráce, workflow a OCR.

Součinnost zákazníka je důležitá

Analýza je vždy společná práce dodavatele i zákazníka. Obě strany nesou odpovědnost za výsledek projektu. Důležité je detailně popsat procesy a zodpovědět všechny otázky, včetně situací typu „co se stane když“. Právě tyto detaily pomáhají předejít problémům v pozdější fázi implementace.

Vyvarujte se heslu „My jsme předpokládali“

Úspěšná implementace je založena na otevřené a jasné komunikaci během analýzy. Pokud je tato fáze podceněna, mohou během implementace vznikat nedorozumění. Vše, co je v analýze definováno, se stává základem pro finální řešení.

Součástí analýzy jsou také iterace a společné schvalování jednotlivých kroků. Zákazník má dostatek času dokument projít, interně jej diskutovat a případně navrhnout úpravy. Cílem je, aby obě strany navržené procesy chápaly stejně.

„Zničte nás, pane zákazníku“

Paradoxně platí, že čím více zákazník dodavatele během analýzy prověří a zatíží otázkami, tím úspěšnější bývá následná implementace. Detailní diskuse, náročné otázky i dlouhé pracovní schůzky pomáhají odhalit všechny důležité aspekty projektu a vytvořit řešení, které bude dlouhodobě funkční a přínosné.