ELO Digital Office
Skartační řízení elektronických dokumentů v DMS/ECM ELO
Aplikace Record Manager zajišťuje skartační řízení pro elektronické dokumenty uložené v DMS/ECM ELO a pomáhá organizacím řídit celý životní cyklus dokumentů v souladu s pravidly a legislativními požadavky.
Na základě spisového znaku, skartační lhůty a data vyřízení dokumentu, tedy informace o ukončení workflow, je možné automaticky vygenerovat přehledný návrh dokumentů, které mají být z archivu DMS/ECM ELO odstraněny nebo předány k archivaci.
Dokumenty tak mohou být po uplynutí stanovené doby buď fyzicky odstraněny, nebo předány oblastnímu archivu v elektronické podobě.
Automatizované skartační řízení v ELO
Record Manager pomáhá organizacím efektivně spravovat dokumenty od jejich vzniku až po jejich ukončení. Systém automaticky pracuje s informacemi o typu dokumentu, délce uchování i okamžiku uzavření agendy.
Díky tomu není potřeba ručně kontrolovat velké objemy dokumentů a organizace má vždy jasný přehled o tom, které dokumenty mají být dále uchovávány, které předány do archivu a které mohou být odstraněny.
Kontrola nad životním cyklem dokumentů
Od uložení dokumentu až po jeho skartaci nebo archivaci
Řešení podporuje přehlednou správu digitální dokumentace a snižuje administrativní náročnost skartačního řízení.
„Mějte dokumenty pod kontrolou po celou dobu jejich životního cyklu – od vzniku přes správu až po archivaci nebo skartaci.“
Přehledné řízení skartačních lhůt, návrhy dokumentů k odstranění a příprava dat pro archivaci.
Co aplikace Record Manager umožňuje
- Automatické vyhodnocení dokumentů podle spisového znaku
- Zohlednění skartační lhůty a data vyřízení dokumentu
- Generování přehledného návrhu dokumentů ke skartaci
- Rozlišení dokumentů k fyzickému odstranění nebo k archivaci
- Tvorbu SIP balíčků pro export dokumentů do archivu
- Podporu legislativně správného ukončení životního cyklu dokumentů
Tvorba SIP balíčků pro digitální archiv
Součástí řešení je tvorba SIP balíčků, které slouží k exportu dokumentů do archivu. SIP balíček, tedy Submission Information Package, představuje digitální dokument nebo spis doplněný o metadata vzniklá v průběhu jeho životního cyklu.
Tento datový balíček se využívá pro předání digitálních dokumentů nebo metadat dokumentů do digitálního archivu či spisovny určené pro střednědobé ukládání.
Co obsahuje SIP balíček
- Samotné dokumenty nebo celé spisy
- Metadata generovaná během životního cyklu dokumentu
- XML soubory s popisnými a technickými informacemi
- Přílohy a související dokumenty
- Datové zprávy a další navázané objekty
- Strukturovaný balíček připravený pro předání do archivu nebo spisovny
Díky této struktuře je možné předávat elektronické dokumenty přehledně, standardizovaně a s úplným kontextem jejich vzniku, zpracování i ukončení.
Skartační návrhy
Systém vytváří přehledný seznam dokumentů, které splňují podmínky pro skartaci nebo archivaci.
Lepší přehled a jednodušší rozhodování při správě dokumentů.
Archivace dokumentů
Vybrané dokumenty lze předat oblastnímu archivu v elektronické podobě včetně všech potřebných souvisejících informací.
Připraveno pro dlouhodobé a důvěryhodné uchování dokumentů.
Legislativní soulad
Řešení podporuje správné ukončení životního cyklu dokumentů podle nastavených pravidel a požadavků organizace.
Menší riziko chyb a lepší kontrola nad dokumentací.
Elektronická spisovna
Record Manager rozšiřuje možnosti DMS/ECM ELO o funkce potřebné pro systematickou a dlouhodobou správu dokumentů.
Praktický základ pro řízenou elektronickou správu dokumentů.
Hlavní přínosy řešení
- Úspora času při správě skartačních lhůt
- Menší administrativní zátěž při vyhodnocování dokumentů
- Přehledné skartační návrhy a řízení ukončení agend
- Možnost tvorby SIP balíčků pro archivní předání
- Lepší kontrola nad životním cyklem dokumentů
- Podpora bezpečné a legislativně správné správy dokumentace
Moderní správa dokumentů až do jejich ukončení
Správa dokumentů nekončí jejich uložením do archivu. Důležitou součástí je i správné ukončení jejich životního cyklu, ať už formou skartace, nebo archivního předání.
Record Manager v DMS/ECM ELO pomáhá organizacím zajistit tento proces přehledně, efektivně a v návaznosti na pravidla elektronické správy dokumentů.
Chcete mít skartační řízení elektronických dokumentů pod kontrolou?
Pomůžeme vám navrhnout vhodné řešení pro řízení životního cyklu dokumentů, skartační návrhy, archivaci i tvorbu SIP balíčků v prostředí DMS/ECM ELO.
Získáte přehledný a bezpečný systém pro elektronickou správu dokumentů od jejich vzniku až po jejich archivaci nebo odstranění.
Skartační řízení, SIP balíčky a správa dokumentů v jednom řešení.
Pořádek v dokumentech i na konci jejich životního cyklu
Díky automatizaci skartačního řízení a podpoře archivních balíčků SIP získává organizace jistotu, že dokumenty budou spravovány správně nejen během jejich používání, ale i při jejich vyřazování nebo archivaci.
Výsledkem je vyšší přehled, menší riziko chyb a profesionální správa elektronických dokumentů v celém jejich životním cyklu.
