5 důvodů, proč zavést ECM
Společnost ELO Digital Office Africa zveřejnila článek, ve kterém popisuje 5 hlavních důvodů, proč zavést ECM systém ve firmě či instituci. Více informací o tom, co je to systém ECM neboli Enterprise Content Management.
1. ECM spojuje jednotlivá softwarová řešení
Systém ECM slouží jako centrální aplikace, kterou lze propojit s ostatními aplikacemi. Systém ECM umožňuje optimalizovanou integraci s ERP nebo CRM systémy. ECM také slouží jako centrální archiv, do kterého se ukládají dokumenty ze všech aplikací. ECM tak spravuje veškeré informace, které společnost generuje a přijímá.
2. ECM umožňuje digitalizaci krok za krokem
ECM nabízí více možností, jak s digitalizací začít. Např. management faktur, kontaktů či ze začátku spravovat své osobní složky. ECM umožňuje digitalizovat různé procesy bez potřeby nutně pořizovat jiné aplikace (např. ECM může jednoduše nahradit CRM systém, kde lze spravovat zákaznické kontakty, obchodní případy či projekty). ECM tak může růst společně s požadavky zákazníka.
3. ECM v souladu se stávající infrastrukturou
Uživatelé se mohou importovat přímo z databáze Active Directory. Následná správa je již řízena centrálně. Software ECM lze přizpůsobit. Je možné upravit uživatelská rozhraní tak, aby konkrétní uživatelé měli přistup pouze k funkcím, které opravdu potřebují.
4. ECM zefektivňuje týmovou spolupráci
Jednodušší spolupráci umožňuj nástroje, jakou jsou např. verzování a feed. Feedy jsou rychlé poznámky u jednotlivých souborů a složek. Nový rozměr spolupráce nastavila virtuální Teamroom, která umožňuje přístup dokonce i uživatelům, kteří ELO nemají. Tito uživatelé přistupují do místnosti pomocí webového prohlížeče a mohou jako ostatní uživatelé upravovat soubory a spolupracovat s jinými kolegy.
5. ECM splňuje ochranu osobních údajů
ECM díky možnosti nastavení práv a rolí umožňuje snadno principy ochrany osobních údajů dodržovat. Přístupová práva poskytují možnost nastavit (resp. zamezit) jednotlivým zaměstnancům přístup do jednotlivých agend (oddělení).
Ačkoliv původ článku je z jihoafrického Johannesburgu, splňujeme tyto výhody samozřejmě i v našem prostředí. Více o technologii ELO.
Autor článku: Petr PolanskýMohlo by se vás také zajímat
Co je to DMS/ECM?.
Zjistěte co je to DMS a ECM systém. A jaký je mezi těmito systémy vlastně rozdíl.
Vybrali jsme ty největší benefity DMS/ECM systémů.
Podívejme se na ty největší výhody, které jsme pro vás vybrali z pohledu naší společnosti EXON..
Úspěšná implementace systému ECM
Zavedení nových technologií nemusí být procházka růžovým sadem. Zjistěte, jak na to.
Více článků od společnosti EXON