Jak se stanovuje cena pro digitalizaci? Ceník digitalizace od Exonu.

Samotná digitalizace dokumentů zahrnuje více provázaných činností. Digitalizace není jen o skenování (více v záznamu webináře.). Důležitým faktorem je kvalita a parametry digitalizovaných materiálů. Cena digitalizace se stanovuje zpravidla na základě zaslaných vzorků.

Digitalizace dokumentů

Digitalizace dokumentů obsahuje cenu za skenování listu, ke které přičítáme náklady na další skenovací operace (roztřídění, rozešití, textová vrstva, ořez aj.) Tyto náklady se stanovují podle konkrétních požadavků zákazníka. Pro tvorbu ceny jsou zásadní následující:

Formát předloh

Důležitá informace pro výběr vhodného skeneru (dokumentový / knižní velkoformátový skener)

Počet stran v dokumentech

Náklady na přípravu, pojmenování a separaci se rozpustí do celkového počtu stran dokumentu. S větším počtem stran se cena na jednu stranu snižuje.

Jak jsou dokumenty uloženy?

Volné listy
Volné listy v šanonu
Sesponkované/sešité listy v šanonu
Volné listy v eurofolii v šanonu
Sesponkované/sešité listy veurofolii v šanonu

Náklady na přípravu před skenováním jsou ovlivněny časovou náročností vložení dokumentů do daného skeneru.

Pojmenování dokumentů

Pojmenování pořadím – nejrychlejší a nejlevnější způsob, který se v praxi převážně nevyužívá
Pojmenování čárovým kódem – pokud daný dokument již čárový kód obsahuje
Pojmenování klíčovými informacemi – cena se odvíjí od počtu a umístění jednotlivých indexů (například: Typ dokumentu_Zaměstnanec_Datum podpisu)

Jak bude probíhat separace dokumentů?

Jak od sebe oddělíme dokumenty v softwaru?

Ručně
Čárovým (QR) kódem –– software automaticky rozdělí dokumenty (je nutné před naskenováním nalepit na dokument)
Tzv. patchem –– software automaticky rozdělí dokumenty (nutné vložit patch mezi dokumenty a po naskenování opět vyjmout). Např. přijatá faktura a příloha.

Komerční digitalizace

Faktury, šanony, došlá pošta.

Kvalita papíru

Pokud je papír poškozený, starý či se jedná o kopírovací papír bývá skenování zpravidla časově náročnější.

Jak se budou dokumenty ořezávat?

U dokumentů je standartní ořez na hranu. Má-li dokument atypický tvar, může být ořez na hranu složitější. Cena se stanovuje individuálně podle obtížnosti tvaru.

Chceme textovou vrstvu?

Textová vrstva se vytváří pomocí systému OCR. Více o této technologii naleznete v článku. Textovou vrstvu můžeme rozdělit na:

Samostatná textová vrstva
Prohledávatelné PDF – PDF s textovou vrstvou

Digitalizace knih

Výška hřbetu knihy

Skener je limitován nejen formátem, ale také výškou hřbetu knihy. Podle toho zjišťujeme, který skener je pro danou knihu technologicky optimální.

Druh vazby

Pevná
Brožovaná - lepená, tzv. měkká (náročnější skenování)

Počet stran

Časopisy, brožury – u předloh s větším počtem stran se navyšují náklady na časté pojmenování a nastavení skeneru
Knihy – u více stránkových knih se náklady rozpustí do počtu stránek

Jak se budou knihy ořezávat?

Vnitřní ořez
Ořez na hranu
Ořez s okrajem – nejrychlejší a nejméně náročný

Budou se stránky podkládat?

Průhlednost papíru – prosvítá text z druhé strany
Estetický – u ořezu s okrajem jsou vidět hrany zbývajících stran

Historická digitalizace.

Knihy, mapy, kroniky, výkresová dokumentace.

Velkoformátová digitalizace

Velkoformátová digitalizace je především o skenování obrazů, výkresů a technické dokumentace. Cena za samotné skenování se odvíjí od typu skeneru, neboť každý skener má trochu odlišné provozní náklady a disponují rozdílnou rychlostí digitalizace. Máme na výběr velké množství skenerů, na nichž se mohou velké formáty skenovat. Výběr skeneru je dán formátem a zároveň kvalitou papíru.

Průtahové dokumentové – až do formátu A3 (menší maximální formát, ale vysoká rychlost)
Knižní skener – až do formátu A0 (velký formát a je šetrný k materiálu)
Velkoformátové průtahové – až do formátu? (největší formát, ovšem není v takové míře šetrný k materiálu)

U velkoformátové navíc posuzujeme:

Mají předlohy více různých formátů?

V případě, že je nutné dokumenty nejprve roztřídit podle formátu a poté naskenovat na různých skenerech. Optimální je všechny předlohy naskenovat hromadně na jednom skeneru, který vyhovuje všem dokumentům.

Jak jsou jednotlivé dokumenty uloženy?

Volné listy – nejrychlejší a nejlevnější varianta
Složené listy na formát A4 – nutné rozložení a po naskenování složení dokumentu
Listy smotané do role – papír má tendence se rolovat, čímž znesnadňuje skenování

Chceme vytěžit razítko výkresu?

Vytěžení je méně nákladné u více výkresů o stejném formátu a umístění razítka (software má vyznačenou oblast, kde dané informace má hledat). V případě ručně psaného razítka je nutné provést ruční kontrolu vytěžených dat.

Autor článku: Petr Polanský

Chcete digitalizovat? Jsme tu pro vás.

Napište nám, jaké předlohy byste rádi digitalizovali. Ať už se jedná o skenování šanonů, knih nebo vytěžování faktur.