Vyvinuli jsme systém skenovacího pracoviště pro Všeobecnou zdravotní pojišťovnu

Cíl projektu

Protože množství fyzických papírových dokumentů je obrovské, cílem projektu automatizace skenování na podatelně bylo zefektivnit samotné skenování, a hlavně předávání dokumentů v elektronické podobě do spisové služby.

Řešení

VZP ČR ve spolupráci s dodavatelem, společností EXON, pořídila na svých podatelnách v ústředí a regionálních pracovištích vysokorychlostní dokumentové skenery. Součástí implementace byl vývoj specializované softwarové aplikace, která řídí celý proces skenování.

Software vyvinutý společností EXON se skládá ze dvou komponent - Validator a Archive Box Manager. Validator zajišťuje především bezpečné předávání dokumentů ze skenovacího pracoviště do centrálního systému spisové služby. Aplikace Archive Box Manager (ABM) organizuje skenované dokumenty v tzv. virtuálních archivních boxech, které odráží fyzické uložení listinných dokumentů pro dlouhodobou archivaci a umožňuje tak jejich snadné vyhledávání v archivu fyzických dokumentů.

Funkce v kostce

Evidence údajů digitalizovaných dokumentů nezbytných pro fyzickou archivaci, odesílání dat o archivovaných dokumentech do centrálního systému, vyhledávání dokumentů v archivních boxech, generování přehledů nad evidovanými daty.

Přínosy

Hlavním hlediskem při zavádění řešení bylo zrychlit příjem a zpracování dokumentů. Operátorům na podatelně se zjednodušila práce s doručenými dokumenty. Dlouholeté zkušenosti dodavatele EXON se skenováním a automatizací digitalizace umožnily vyvinout takové SW řešení, které skloubilo možnosti skeneru s požadavky na metadata předávaná do spisové služby a archivačního systému. Tím bylo možné automatizovat digitalizaci velkého objemu listinných dokumentů nejrůznějšího typu.

Přístup k dokumentům ve spisové službě znamená zrychlení a zkvalitnění zpracování jednacích čísel. Efektivní digitalizace je cesta, jak zrychlit a zefektivnit služby občanům.