Dlouhodobá archivace dokumentů není jen o splnění legislativních povinností – je to klíčový předpoklad pro bezpečný chod firmy, udržení firemní paměti a ochranu proti ztrátě důležitých dat. Papírové archivy jsou nákladné, těžko přehledné a obtížně dohledatelné. Řešením je digitální archivace v moderním DMS systému. A právě zde se osvědčuje...
Při zavádění systému pro správu dokumentů (DMS) se firmy často rozhodují podle ceny. Je to pochopitelné – rozpočty jsou omezené a jednoduché krabicové řešení může na první pohled vypadat dostatečně. Jenže po čase se ukáže, že systém přestal stačit. A tehdy začínají skryté náklady, které mohou být mnohem vyšší než původní úspora.
Výběr DMS (Document Management System) je strategické rozhodnutí, které ovlivní fungování celé firmy. Bohužel mnoho firem při výběru dělá chyby, které vedou k nespokojenosti, zbytečným nákladům nebo dokonce úplnému selhání projektu. Na co si dát pozor, aby se vaše digitalizace dokumentů povedla hned napoprvé?
Zavedení DMS (Document Management System) systému je klíčovým krokem k digitalizaci firmy. Úspěch však nezávisí jen na technickém řešení, ale hlavně na tom, jak dobře ho přijmou a zvládnou vaši zaměstnanci. Správné školení je proto zásadní. Nestačí jen „ukázat tlačítka“ – cílem je, aby lidé pochopili, proč systém zavádíte a jak jim usnadní každodenní práci.
Dovolená je obdobím, kdy si každý chce odpočinout a načerpat nové síly. Ale co když se během vaší nepřítomnosti začnou hromadit dokumenty, čekající na schválení nebo zpracování? Řešením je DMS systém – nástroj pro digitální správu dokumentů, který zajišťuje hladký chod firmy i bez vaší fyzické přítomnosti.
